Vereinsplaner

Was ist Vereinsplaner?

Vereinsplaner ist eine Software für die Verwaltung und Kommunikation von Vereinen. Mitgliederdaten, Beiträge, Termine, News, Umfragen, Chat, Dokumente, Inventar und Finanzen laufen in einer Web-Anwendung und in einer mobilen App für iOS, Android und Huawei. In der App stehen laut Anbieter über 90 Prozent der Verwaltungsfunktionen zur Verfügung. Die Stammdaten der Mitglieder verwaltest du in jedem Tarif ohne Obergrenze. Bezahlt wird für Personen mit eigenem Zugang, für Gruppen, Speicher und Funktionen.

Betrieben wird die Software laut Impressum von der Vereinsplaner GmbH in Linz, Firmenbuchnummer FN 510632 f. Dieselbe Firma betreibt vereinsplaner.com, vereinsplaner.at und vereinsplaner.de. Die Nutzungsbedingungen nennen sie als Anbieter und legen österreichisches Recht fest. Im strukturierten Datenblock mehrerer Seiten steht als Firmenname dagegen noch die Lmnop group GmbH, und die Nutzungsbedingungen sprechen im Abschnitt zu den Empfehlungsprogrammen ebenfalls von Lmnop.

Entwickelt wird Vereinsplaner nach eigener Angabe seit 2015. Die erste Beta ging im Dezember 2015 online, Version 1.0 folgte im Januar 2018. Das Team beschreibt sich als neun Personen. Auf den meisten Seiten spricht der Anbieter von mehr als 15.000 Vereinen, die Startseite von über 7.500 deutschen Vereinen. Die Firmengeschichte auf der Über-uns-Seite meldet dagegen schon für Februar 2025 „20.000+ Vereine“. Die Zahlen passen nicht zueinander, und keine davon ist unabhängig geprüft.

Für wen eignet sich Vereinsplaner?

Laut Impressum unterstützt die Software Vereine in Deutschland, Österreich, der Schweiz, Italien, Liechtenstein und Luxemburg, die FAQ nennt für Italien Südtirol. Die Tarife heißen „für kleine Vereine“, „für mittlere Vereine“ und „für große Vereine“. Die Grenze ziehen aber nicht die Mitglieder, sondern die Accounts: 50, 100 oder 600 Personen mit eigenem Zugang. Unter den veröffentlichten Kundenstimmen stehen Sportvereine, eine Stadtkapelle, Naturvereine, ein Karnevalsverein und der Sportverband ASVÖ. Laut einer Stellenanzeige ist der Anbieter Partner von mehr als 20 Verbänden.

Für deutsche Vereine gibt es eigene Bausteine: LSB/DOSB-Bestandsmeldungen per Mausklick, die Kontenrahmen SKR42 und SKR49 und ab PREMIUM den DATEV-Export. Als Währungen unterstützt die Software Euro und Franken.

Weniger passend ist Vereinsplaner, wenn du monatlich zahlen und kündigen willst. Die Bezahltarife laufen als Jahresabo im Voraus. Wer Kassabuch, Bankanbindung und Finanzberichte braucht, kommt mit Free und PRO nicht aus, die Finanzverwaltung beginnt bei PREMIUM. Und wer vertraglich festhalten muss, wo die Daten liegen, findet auf den Werbeseiten des Anbieters drei Antworten. Die Preistabelle und die FAQ der Startseite nennen Server in Deutschland bei der Hetzner GmbH. Die Datenschutzseite spricht von zertifizierten Rechenzentren in Deutschland bzw. der EU. Die Bewertungsseite schreibt, die Daten lägen verschlüsselt auf einem Server in Deutschland, Frankreich oder Irland. Für die Mitgliederdaten ist laut Nutzungsbedingungen der Verein Verantwortlicher und Vereinsplaner Auftragsverarbeiter.

Die Datenschutzerklärung selbst nennt weder Hetzner noch einen anderen Hoster oder Serverstandort. Sie sagt nur, die Daten würden „in der Regel“ innerhalb des EWR verarbeitet. Dafür führt sie mehrere Dienstleister mit Sitz in den USA auf. Über Cloudflare in San Francisco laufen alle Anfragen an die Website, Cloudflare Turnstile schützt den Login. Zendesk, ebenfalls San Francisco, bearbeitet Supportanfragen mit Name, Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Sentry sammelt Fehlerberichte aus den Webanwendungen. Google Analytics wertet Website und Applikation aus, die Daten einschließlich IP-Adresse gehen laut Erklärung auch an Server in den USA und werden dort gespeichert. Das widerspricht der Aussage der Datenschutzseite, alle Daten lägen in Deutschland bzw. der EU. Als Grundlage für Übermittlungen außerhalb des EWR nennt die Erklärung Angemessenheitsbeschlüsse oder Standardvertragsklauseln in den Fassungen 2010/87/EC und 2004/915/EC. Für Google Analytics beruft sie sich auf das „US-Safe-Harbor“-Abkommen, für Zendesk auf das „Privacy Shield Frameworks“, für Sentry auf das Data Privacy Framework. Zahlungen wickelt Stripe Payments Europe in Dublin ab. Für Statistik nennt die Erklärung Cookies von Google Analytics und Hotjar, für Marketing das Cookie _fbp.

Vereinsplaner im Arbeitsalltag

Der Anbieter beschreibt den Start so: Du legst den Verein an, die vorhandenen Mitgliederdaten importiert das Support-Team auf Basis einer vordefinierten Struktur kostenlos. Danach legst du Abteilungen, Sektionen oder Mannschaften als Gruppen an, ordnest sie per Drag & Drop in eine Hierarchie und vergibst Lese-, Schreib- und Löschrechte bis auf Gruppenebene. Sektions- und Gruppenleiter pflegen so ihre Mitglieder selbst, Änderungen gleichen sich automatisch mit der Vereinsebene ab.

Für die Beiträge definierst du Mitgliedschaften und Tarifklassen, monatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich. Vereinsplaner erzeugt daraus die Vorschreibungen als PDF und verschickt sie per E-Mail, gesammelt, einzeln oder gefiltert nach Zahlungsstatus. Eingezogen wird auf zwei Wegen: als SEPA-Datenträger im XML-Format, den du bei deiner Bank einspielst, oder über VereinsPay, das eingehende Zahlungen automatisch dem Mitglied und der passenden Vorschreibung zuordnet. Beides gibt es ab PRO.

Im Vereinsalltag sagen Mitglieder per App zu oder ab, Trainer führen Anwesenheitslisten und exportieren sie nach Excel. News, Umfragen und Chat laufen je Gruppe. Der Kassier führt ab PREMIUM das Kassabuch digital, verbindet die Bankkonten und erzeugt Kassenprüfbericht, EÜR-Bericht und Finanzberichte als PDF. Die Bankanbindung deckt laut Anbieter 97 Prozent der deutschen und österreichischen Banken ab.

Als Referenz zitiert der Anbieter Fabian Kastner, Pressesprecher von HIB Handball Graz: Man sei sehr zufrieden, wie reibungslos die Einführung in den Vereinsalltag gelungen sei. Das ist eine vom Anbieter veröffentlichte Kundenstimme, unabhängig geprüft ist sie nicht.

Preise und Pläne

Vereinsplaner hat einen Gratis-Tarif und drei Bezahltarife. Die Preise gelten je Verein, die Abos werden laut Preisseite jährlich im Voraus abgerechnet. Die großen Beträge auf der Seite sind Monatswerte, der eigentliche Preis steht kleiner darunter als „jährliches Abo“.

Mitglieder ohne eigenen Zugang verwaltest du in allen Tarifen unbegrenzt. PREMIUM bringt eine Bankverbindung und ein aktives Beitrittsformular, ULTIMATE sechs von beidem, dazu Ultimate Support, eine Uptime von 99,92 % und einen Experten-Call von 25 Minuten. Für PREMIUM und ULTIMATE gibt es das Plus-Zusatzpaket, beliebig oft buchbar: 70 € im Jahr je Paket für 100 weitere Accounts, 1.000 E-Mails im Monat, eine Bankverbindung, ein Beitrittsformular, 15 Gruppen, 10 Serientermine und 10 GB Speicher.

VereinsPay kostet zusätzlich zum Abo je erfolgreicher Online-Zahlung eine Fixgebühr und einen Prozentsatz: 0,75 € plus 2,20 % in PRO, 0,65 € plus 1,90 % in PREMIUM, 0,55 € plus 1,70 % in ULTIMATE. Für fehlgeschlagene Transaktionen und Rücklastschriften fallen laut Preistabelle keine Anfechtungsgebühren an.

Einmalig buchbar sind eine 1-zu-1-Beratung von 25 Minuten für 85 € und die komplette Ersteinrichtung in 55 Minuten für 195 €. Der Import der Mitgliederdaten ist in allen Paketen kostenlos.

Zum Erfassungszeitpunkt lief eine Aktion: 50 % Rabatt auf alle Pakete mit dem Code VP50DACH, gültig beim Abschluss des ersten Pakets mit 12 Monaten Laufzeit. Die Seite zeigt den Aktionspreis groß, bei PRO 6,21 € im Monat, und streicht den regulären Monatswert von 12,42 € durch. Der Rabatt gilt laut Anbieter für das erste Jahr.

Auf derselben Preisseite stehen zwei ältere Preisstände. Das eingebettete Produktschema führt PRO mit 119 €, PREMIUM mit 179 € und ULTIMATE mit 499 € im Jahr. Die Seitenbeschreibung wirbt mit „bis 5 Vorstände kostenlos | danach ab 17 Cent pro Mitglied/Monat“, einem Modell, das in der sichtbaren Preistabelle nicht vorkommt.

Testen kannst du einen Monat im vollen Umfang, der Startbutton spricht von 30 Tagen PREMIUM. Die Kontaktseite nennt dazu eine 30 Tage Geld-zurück-Garantie. Der Gratis-Tarif läuft laut Nutzungsbedingungen auf unbestimmte Dauer, Vereinsplaner kann ihn mit einem Monat Frist zum Monatsletzten kündigen. Stand: Oktober 2026.

Stärken und Schwächen

Stärken:

• Dauerhaft kostenloser Tarif mit unbegrenzter Mitgliederzahl, Terminen, News, Chat, Umfragen und App
• Die Mitgliederzahl ist in keinem Tarif begrenzt, die Stufen unterscheiden sich nach Accounts, Gruppen, Speicher und Funktionen
• Import der Mitgliederdaten durch das Team in allen Tarifen kostenlos
• Rechtsträger mit Firmenbuchnummer im Impressum, österreichisches Recht in den Nutzungsbedingungen
• DATEV-Export, Kontenrahmen SKR42 und SKR49 sowie LSB/DOSB-Bestandsmeldungen für deutsche Vereine
• Einen Monat Test im vollen Umfang, laut Kontaktseite 30 Tage Geld-zurück-Garantie

Schwächen:

• Bezahltarife nur als Jahresabo, im Voraus abgerechnet
• Finanzverwaltung, Kassabuch, DATEV-Export, Spendenbescheinigungen und Inventar erst ab PREMIUM für 239 € im Jahr
• Gratis-Tarif mit 5 Accounts, 1 Gruppe und 50 MB, ohne SEPA-Datenträger, Newsletter und Serientermine
• VereinsPay kostet je Zahlung eine Fixgebühr plus Prozentsatz zusätzlich zum Abo
• Drei Preisstände auf der Preisseite: sichtbar 149, 239 und 599 € im Jahr, im eingebetteten Produktschema 119, 179 und 499 €, in der Seitenbeschreibung „ab 17 Cent pro Mitglied/Monat“
• Serverstandort widersprüchlich: Hetzner in Deutschland laut Preisseite, Server in Deutschland, Frankreich oder Irland laut Bewertungsseite
• Telefonsupport mit Sprechzeiten laut Kontaktseite, Kontakt ausschließlich schriftlich laut Preistabelle
• Zwei Firmennamen: Vereinsplaner GmbH im Impressum, Lmnop group GmbH im strukturierten Datenblock mehrerer Seiten
• Datenschutzerklärung nennt keinen Hoster, aber US-Dienstleister: Cloudflare für alle Website-Anfragen, Zendesk für Support, Sentry für Fehlerberichte, Google Analytics mit Speicherung in den USA
• Datenschutzerklärung stützt US-Übermittlungen teils auf Safe Harbor, Privacy Shield und Standardvertragsklauseln von 2010 und 2004

Alternativen zu Vereinsplaner

In derselben Kategorie stehen weitere Vereinsprogramme: easyVerein, ClubDesk, Webling und verein.cloud. Was sie kosten und wo sie ihre Daten speichern, steht in ihren eigenen Einträgen. Beim Vergleich lohnen zwei Fragen: Woran hängt der Preis, an der Zahl der Mitglieder oder an der Zahl der Zugänge? Und ab welchem Tarif gibt es Buchhaltung und SEPA-Lastschrift?

Vereinsplaner im Vergleich

Diese Einordnung rechnet sich aus dem Verzeichnis selbst: Vereinsplaner steht in einer Kategorie mit 124 Werkzeugen.

Vereinsplaner nennt konkrete Preise. In der Kategorie tun das 74 von 124 Werkzeugen (60 Prozent).

Anbieter aus der EU: 49 von 124 in dieser Kategorie.

Überblick

Der Gratis-Tarif ist großzügiger, als er auf den ersten Blick wirkt, und zugleich enger, als „unbegrenzte Mitglieder“ klingt. Die Mitgliederliste darf beliebig lang sein. Aber nur fünf Personen bekommen einen eigenen Zugang, und genau den brauchen Mitglieder, die per App zu Trainings zusagen oder im Chat mitlesen sollen. Für einen Verein, in dem nur der Vorstand arbeitet, reicht Free. Soll die App das Vereinsleben tragen, ist in unseren Augen die Zahl der aktiven Nutzer die Größe, nach der du den Tarif wählst, nicht die Mitgliederzahl.

Den eigentlichen Sprung sehen wir bei PREMIUM. Erst dort kommen Kassabuch, Bankanbindung, EÜR, Spendenbescheinigungen und DATEV-Export dazu. Für Vereine, die heute mit Excel und einer separaten Buchhaltung arbeiten, ist das der Tarif, an dem sich der Umstieg rechnet oder eben nicht. Bei den Preisen würden wir nur der sichtbaren Tabelle trauen und sie uns schriftlich bestätigen lassen, denn auf derselben Seite stehen zwei ältere Preisstände. Gleiches gilt für den Datenschutz. Das Werbeversprechen „Hosting in Deutschland“ findet sich in der Datenschutzerklärung nicht wieder, dafür vier US-Dienstleister. Und die Erklärung stützt sich auf Safe Harbor, Privacy Shield und Klauselfassungen, die nach unserem Kenntnisstand seit Jahren abgelöst sind. Das wirkt nicht gepflegt. Wer Mitgliederdaten verarbeitet, sollte sich Auftragsverarbeitungsvertrag, Liste der Unterauftragsverarbeiter und den tatsächlichen Serverstandort schriftlich geben lassen, bevor die erste Beitragsliste importiert wird.

Wenn du gerade prüfst, wie Beitragsabrechnung, Bank und Buchhaltung im Verein zusammenspielen sollen, lohnt ein Blick auf den ganzen Ablauf statt auf das einzelne Werkzeug. Das gehen wir in den digitalen Geschäftsprozessen regelmäßig an. Und wenn du vorab klären willst, ob eine Vereinssoftware oder eine andere Lösung besser zu euren Strukturen passt, hilft ein Gespräch in der Beratung & Betreuung.