tomedo

Was ist tomedo?

tomedo ist ein Praxisverwaltungssystem für Arztpraxen, MVZ und psychotherapeutische Praxen. Hersteller ist die zollsoft GmbH, laut Impressum „zollsoft GmbH, Ernst-Haeckel-Platz 5/6, 07745 Jena”, eingetragen beim „Amtsgericht Jena, HRB 507075”, mit einer Zweigstelle in Erfurt. Auf dem Markt ist die Software seit Ende 2013, und sie wird nach Angaben des Anbieters „von mehr als 6000 Ärzt:innen eingesetzt”. Entstanden ist sie in den Praxen der Eltern der beiden Geschäftsführer, einer chirurgischen Praxis mit OP und Bettenstation und einer dermatologischen und hausärztlichen Praxis in Jena.

Was tomedo abhebt, ist laut Anbieter die Plattform. zollsoft bezeichnet tomedo als „das einzig nativ für Apple-Hardware entwickelte PVS, das es unseres Wissens in Deutschland gibt”, und das heißt wörtlich, „dass tomedo® ausschließlich auf Apple läuft”. Arbeitsplätze sind Macs, dazu kommen Apps für iPad, iPhone und Apple Watch. Windows verschwindet damit nicht ganz aus der Praxis: Diagnosegeräte unter Windows lassen sich anbinden, und laut Produktseite gilt: „Windows-Server können bei einem Umstieg auf tomedo® in der Regel weiter verwendet werden.” Wer gar keine Apple-Geräte will, landet beim selben Anbieter bei einem anderen Produkt: „tomedo.air ist unsere plattformunabhängige Praxissoftware, die sowohl auf Windows als auch auf Apple funktioniert.” Dieser Eintrag beschreibt nur tomedo.

Bei den Pflichtanbindungen wird der Anbieter konkret: „Die Lizenz der KBV legitimiert tomedo® offiziell als Praxis-Software zur Medikamentenverordnung gemäß AVWG, Online-Abrechnung für Kassen- und BG-Ärzte (inkl. Dale-UV-Anbindung), 1-Klick KV-Safenet, e-Arztbrief, DMP-eDoku, Früherkennungskoloskopie, Labordatenimport und Blankoformulardruck.” Für die hausarztzentrierte Versorgung ist tomedo „in allen Bundesländern (auch Bayern und Baden-Württemberg)” per HÄVG zertifiziert. Die TI-Seite führt E-Rezept, eAU, ePA, KIM und den eArztbrief als Funktionen im Programm.

Wo die Patientendaten liegen, beantwortet die FAQ zur Hardware: auf einem Server in der Praxis. Der Anbieter empfiehlt „einen tomedo®-Server mit Professional-Grade-SSD-RAID-System”, und „Bei Praxen mit nur ein bis drei Arbeitsplätzen kann der Server stattdessen auf einem der Arbeitsplätze (iMac) installiert werden.” Die Arbeitsplätze halten zusätzlich eine Kopie, denn sie können „alle vom Server empfangenen Informationen in ihren eigenen lokalen Datenbanken zwischenspeichern”. Ein Backup außer Haus gibt es als eigenes Produkt, das tomedo.CloudBackup. Dessen Daten sind laut Anbieter „jederzeit vollständig verschlüsselt” und liegen in einem zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland. Die Datenschutzhinweise auf tomedo.de helfen bei dieser Frage nicht weiter, sie gelten ausdrücklich für die „Nutzung unserer Internetseiten”.

Für wen eignet sich tomedo?

Der Anbieter zieht den Kreis weit: „Wir zählen Ärzt:innen aller Fachrichtungen zu unseren Kunden.” Die FAQ geht für HNO, Dermatologie, Kinderheilkunde, Augenheilkunde und Radiologie ins Detail, mit fachspezifischen Formularen, Anbindungen und für Augenärzte etwa eigenen Refraktions- und Augendruckmasken. Für die Augenheilkunde beruft sich zollsoft auf eine KBV-Statistik von 2022, nach der tomedo „unter den sechs meistgenutzten Programmen für niedergelassene Augenärzt:innen” ist. Psychotherapeutische Praxen umwirbt der Anbieter derzeit mit einem eigenen Förderprogramm.

Bei der Praxisgröße reicht die Spanne von der Einzelplatzlösung bis zu Praxen mit mehreren Standorten. Nebenbetriebsstätten bekommen auf Wunsch eigene Server, die sich „in Echtzeit mit dem Server der Hauptbetriebsstätte synchron halten”. Außerhalb Deutschlands nennt der Anbieter „Arztpraxen in Österreich, der Schweiz, Spanien und Dubai”; die Oberfläche gibt es auf Deutsch und Englisch.

Nicht geeignet ist tomedo für Praxen, die bei Windows-Arbeitsplätzen bleiben wollen. Das ist keine Nebensache, sondern Produktprinzip. Wer mobil vor allem auf dem iPad arbeiten will, stößt auf eine dokumentierte Grenze: Die Apps haben Einschränkungen, nämlich „keine Eingabe von Diagnosen und Leistungen übers iPhone/iPad”. Und wer vor dem ersten Gespräch eine Preisvorstellung braucht, bekommt sie auf der Website nicht.

tomedo im Arbeitsalltag

Der dokumentierte Ablauf beginnt vor dem Kauf. zollsoft bietet eine kostenlose Test-Konvertierung an: Die Praxis stellt ihre Altdaten bereit, der Anbieter importiert sie „in ein Test-tomedo®” und stellt das Ergebnis als Probeversion zur Verfügung. Am häufigsten stellt zollsoft nach eigener Aussage von Turbomed, Medistar, Albis, Medys und M1 um.

Die Umstellung selbst folgt einem festen Muster. Kurz vor dem Stichtag importiert zollsoft die Daten aus dem Altsystem. Kleine Praxen und Einzelplätze stellt der Anbieter per Fernwartung um, bei größeren kommt er ins Haus: „Für Praxen ab ca. drei Arbeitsplätzen kommen unsere Techniker:innen zu Ihnen vor Ort.” Fällt das nicht aufs Wochenende, „muss die Praxis in der Regel für ein bis zwei Tage geschlossen werden”. Für die ersten ein bis zwei Tage danach empfiehlt zollsoft, nur etwa die Hälfte der üblichen Patientenzahl einzuplanen. Eine veröffentlichte Referenz zeigt, wie das aussehen kann: Dr. Ralf Kampmann aus einer Gemeinschaftspraxis mit vier Allgemeinärzten in Verden schreibt in einem Forumsbeitrag, den die Startseite zitiert, über den Wechsel von Turbomed: „Die Praxis war nur 3 Tage geschlossen. Am 4. Tag startete der Betrieb mit reduzierter Patientenzahl.” Das ist eine Anbieterauswahl, keine unabhängig geprüfte Angabe.

Im Tagesgeschäft steuert das To-do-System den Patientenweg. Über das Verschieben von To-dos sieht das Team, welcher Patient gerade von wem in welchem Raum behandelt wird. Aktionsketten erledigen wiederkehrende Eingaben auf einen Schlag: Diagnosen, Leistungen, Karteieinträge und Verordnungen für einen typischen Behandlungsfall, samt der zugehörigen Formulare. Bei der Abrechnung schlägt eine KI passende Ziffern aus EBM oder GOÄ vor; sie „muss zunächst automatisch im Hintergrund Daten sammeln” und lernt dabei, welche Diagnosen die Praxis häufig mit welchen Ziffern kombiniert. Fehler meldet die Live-Abrechnungsfehlerliste schon bei der Eingabe.

Die TI-Anwendungen hängen sich an bekannte Handgriffe. Für die eAU nutzt du die Schaltfläche der alten Papier-AU und siehst danach den Status, etwa „unversendet/versendet/akzeptiert”. Für E-Rezepte genügt nach der Aktivierung „ein einziger Haken”. Den eArztbrief verschickt tomedo über KIM, wobei beide Seiten eine KIM-Adresse brauchen; fehlt sie beim Empfänger, markiert tomedo das. Die ePA erscheint als Reiter unten in der Patientenakte.

Preise und Pläne

tomedo wird vermietet, nicht verkauft, und eine Preisliste für die Miete gibt es nicht. Die FAQ beantwortet die Frage „Was kostet tomedo®?” so: „Der monatliche Mietpreis hängt von den Anforderungen Ihrer Praxis ab.” Ein Angebot erstellt ein Mitarbeiter nach Aufnahme der Praxisdaten. Die Startseite präzisiert die Abrechnungseinheit: „Miete richtet sich nach der Anzahl der Arbeitsplätze”. Das iPad zählt gesondert, denn eine Aktionsseite spricht von der „Miete für diesen iPad-Client”. Einen Hinweis auf die Größenordnung gibt die FAQ nur relativ, im Vergleich mit einem günstigeren Wettbewerber: Es gehe um „die ein, zwei Euro mehr pro Tag pro Mitarbeiter, die Sie für tomedo® ausgeben”.

Die Konditionen der Miete sind dagegen offen beschrieben. Es gibt „Keine einmaligen Kauf- oder Lizenzkosten”, „Alle Updates enthalten”, und „Sie können den Mietvertrag jederzeit monatlich kündigen”. Dazu kommt eine Geld-zurück-Garantie über 30 Tage, die Einmalkosten einschließt; ausgenommen sind laut Fußnote „Hardware-Kosten und Leistungen, die nicht von Zollsoft GmbH selbst erbracht wurden”. Nach dem Ende des Mietvertrags darf die Praxis tomedo unbegrenzt und kostenlos im Nur-Lese-Modus weiter nutzen, kann also alle Einträge lesen, aber keine neuen mehr anlegen.

Einmalig fallen beim Wechsel im Wesentlichen drei Posten an: Hardware, sofern noch keine Apple-Geräte vorhanden sind, die optionale finale Altdaten-Konvertierung und die Stunden für die Installation. „Für tomedo® selbst fallen keine weiteren initialen Kosten an”, und alle Einmalkosten lassen sich über Finanzierungspartner des Anbieters finanzieren. Ohne Aufpreis enthalten sind laut Anbieter unter anderem die Arbeitszeiterfassung Arzeko, Aufgabenverwaltung und Qualitätsmanagement, die Geräteanbindung über GDT, BDT und DICOM sowie Funktionen, die andere Hersteller als Zusatz verkaufen, etwa LDT, DMP und HKS. Eigene Posten sind dagegen die IT-Security Services, die als Pakete mit täglich anpassbarer Lizenzzahl laufen, die Online-Patientenformulare, für die der Anbieter eine Miete und eine „Einrichtungsgebühr” nennt, und Supportleistungen. Die Supportseite berichtet aus der Zi-Studie 2025, dass „über 90 % der Praxen die Kosten des Supports als fair” bewerten, und die Sicherheitsseite rechnet Zusatzaufwand „zum zollsoft Supportkostensatz” ab. Die Betreuungsmodelle reichen laut Supportseite von einer kostenfreien Standard-Betreuung bis zu einer Premium-Partnerschaft. Für Verbandsmitglieder gibt es Sonderkonditionen ohne veröffentlichte Höhe.

Eine vollständige Preisliste veröffentlicht zollsoft für die Zusatzfunktion Dr. Clever, die Abrechnungshinweise live in die Akte bringt. Abgerechnet wird je Praxis und je abrechnendem Arzt (LANR), alle Preise zuzüglich Umsatzsteuer:

• Grundpauschale je Praxis, enthält einen abrechnenden Arzt: 159,90 € pro Monat
• 2. und 3. abrechnender Arzt zusammen: 69,90 € pro Monat
• 4. und 5. abrechnender Arzt zusammen: 49,90 € pro Monat
• ab dem 6. abrechnenden Arzt, je zwei zusammen: 29,90 € pro Monat

Weitere Beträge auf der FAQ-Seite sind keine tomedo-Preise. 1.560 EUR ist ein Rechenbeispiel zur Produktivität, 400 bis 600 EUR netto sind die Gesamtkosten für passende Drucker, und 270 bis 540 US-Dollar sind eine von IBM geschätzte Ersparnis je Mac. Auch der Preis 0,00 EUR im eingebetteten Software-Markup der Produktseite beschreibt keinen Gratis-Tarif. Stand: Oktober 2026.

Stärken und Schwächen

Die Miete ist monatlich kündbar, enthält alle Updates und kommt mit einer Garantie, die auch die Einmalkosten zurückgibt. Nach der Kündigung bleibt der Nur-Lese-Modus, und die FAQ stellt ihn selbst in den Zusammenhang mit der zehnjährigen Aufbewahrungspflicht für Patientendaten. Die Pflichtanbindungen sind konkret benannt, von der KBV-Lizenz über DALE-UV bis zur HzV-Zertifizierung in allen Bundesländern. Die Datenhaltung beschreibt der Anbieter eindeutig: ein Server in der Praxis, lokale Zwischenspeicher an den Arbeitsplätzen, ein Cloud-Backup als eigenes Produkt.

Die Schwächen beginnen beim Preis. Der Anbieter nennt sein Kostenmodell „einfach und transparent” und veröffentlicht trotzdem keinen einzigen Mietbetrag. Neben der Miete stehen mehrere eigene Posten: Hardware, Installation, iPad-Clients, Online-Patientenformulare, manche Supportleistungen. Die Bindung an Apple ist vollständig, für Windows gibt es nur ein anderes Produkt. Auf iPhone und iPad fehlt die Eingabe von Diagnosen und Leistungen. Dr. Clever arbeitet derzeit nur im EBM-Kontext; HzV-Regeln gibt es für sechs KV-Bereiche, nämlich Baden-Württemberg, Bayern, Hessen, Sachsen, Sachsen-Anhalt und Westfalen-Lippe.

Dazu kommen zwei Stellen, an denen sich der Anbieter selbst widerspricht. Die Startseite verspricht Telefonsupport „Montag bis Freitag von 6:30 bis 20:00 Uhr” und am Wochenende nur „Rufbereitschaft” bei kritischen Systemausfällen. Eine Fußnote derselben Seite sagt: „Sie können uns von Montag bis Sonntag (7-22 Uhr) über unsere Support-Rufnummer erreichen.” Und die Größe des Entwicklungsteams schwankt: Die FAQ spricht von „über 80 Entwickler:innen”, Startseite und Supportseite von über 100.

Bei den Studienergebnissen lohnt genaues Lesen. Der „1. Platz” in der Zi-Studie 2025 bezieht sich laut Startseite auf eine Teilgruppe, nämlich „Teilnehmende mit tatsächlicher Wechselerfahrung”. Den ersten Platz in den Kategorien Benutzerfreundlichkeit und Support meldet die TI-Seite aus einer anderen Befragung, der der gematik für den TI-Atlas. Das sind zwei verschiedene Erhebungen.

Alternativen zu tomedo

Im Verzeichnis stehen weitere Praxisverwaltungssysteme aus Deutschland. CGM TURBOMED und CGM MEDISTAR nennt zollsoft selbst unter den Systemen, von denen am häufigsten auf tomedo umgestellt wird. Ebenfalls im Verzeichnis steht medatixx. Die Angaben zu diesen Produkten stehen in ihren eigenen Einträgen.

Wenn du die Auswahl eines Praxissystems oder die Einführung begleiten lassen willst, unterstützen wir bei der Beratung und Betreuung und bei der Automatisierung der Abläufe rund um die Praxissoftware.

tomedo im Vergleich

Diese Einordnung rechnet sich aus dem Verzeichnis selbst: tomedo steht in der Kategorie „crm” mit 390 Werkzeugen.

tomedo nennt keine Beträge. Damit steht das Werkzeug in dieser Kategorie nicht allein: 128 von 390 Anbietern geben ihre Preise erst im Gespräch heraus.

Anbieter mit Sitz in Deutschland: 148 von 390 in dieser Kategorie. Aus der EU insgesamt 182.

Einen kostenlosen Einstieg bietet tomedo nicht. In der Kategorie haben 75 von 390 Werkzeugen einen Gratis- oder Freemium-Plan.

Überblick

Wir halten tomedo für ein durchdachtes Praxissystem, wenn die Praxis ohnehin auf Apple setzt oder bereit ist, umzusteigen. Die Kombination aus Praxisserver vor Ort, Offline-Modus an jedem Arbeitsplatz und monatlich kündbarer Miete ist für eine Arztpraxis vernünftig gebaut: Die Kerndaten bleiben im Haus, und der Vertrag hält niemanden fest. Bei Daten, die unter die ärztliche Schweigepflicht fallen, ist das kein Komfortthema. Der Nur-Lese-Modus nach der Kündigung ist ein Detail, das zeigt, dass hier jemand an das Praxisende gedacht hat.

Weniger überzeugend finden wir die Preiskommunikation. Ein Anbieter, der sein Kostenmodell transparent nennt, sollte zumindest einen Richtwert je Arbeitsplatz zeigen. So bleibt nur das Erstgespräch, und die Liste der Zusatzposten muss man sich aus FAQ, Aktionsseiten und Fußnoten zusammensuchen.

Worauf wir achten würden: Lass dir das Angebot je Arbeitsplatz, je iPad-Client und für alle Zusatzfunktionen schriftlich aufschlüsseln, inklusive Installation und Supportkostensatz. Frag nach, wo der Sprechstunden-Assistent, die Spracherkennung und die Online-Funktionen von arzt-direkt Patientendaten verarbeiten und welche Auftragsverarbeitungsverträge dafür gelten, denn die Kernaussage zum Praxisserver deckt diese Dienste nicht automatisch ab. Und plane die Umstellung mit ein bis zwei Schließtagen und reduzierter Sprechstunde in den ersten Tagen, so wie der Anbieter es selbst empfiehlt.