sortful

Was ist sortful?

sortful ist eine Inventarverwaltung aus der Cloud für Unternehmensinventar aller Art. Laptops, Monitore, Handys, Büromöbel, Maschinen, Schlüssel und Softwarelizenzen: Alles, was ein Betrieb besitzt und jemandem zuordnen muss, bekommt einen Datensatz, einen QR-Code und eine Historie. Betreiber ist die NBG Cloud Solutions GmbH aus Nürnberg, eingetragen beim Amtsgericht Nürnberg unter HRB 40593.

Den heutigen Namen trägt die Software seit April 2024. Davor vertrieb dasselbe Unternehmen dieselbe Inventarisierungssoftware unter anderer Marke. sortful setzt sich laut Anbieter aus “sorted” und “thoughtful” zusammen.

Abgedeckt ist der Lebenszyklus von der ersten Anfrage bis zum End of Life: Anfragenmanagement mit Freigabeworkflow, Zuweisung an Mitarbeitende, Projekte oder Events, Buchungen und Reservierungen, digitale Übergabe mit Protokoll und Unterschrift, Wiederaufbereitung und Inventur zum Stichtag oder periodisch. Die Oberfläche läuft responsiv auf jedem Endgerät.

Für wen eignet sich sortful?

Die Website nennt fünf Zielgruppen: Mittelstand, Agenturen und IT-Dienstleister, öffentliche Einrichtungen und Vereine, Start-ups sowie Gebäudemanagement. Als typische Fälle listet der Anbieter IT-Hardware, Büroeinrichtung, Leihgeräte, Projekt- und Veranstaltungsinventar sowie Schlüssel. Zur Größe schreibt sortful, die Software passe für Unternehmen jeder Größe, und nennt über 3.000 Nutzer.

Für Handelsware ist das Werkzeug nicht gebaut. Es geht um Betriebsmittel, Equipment und Verbrauchsmaterial, nicht um Bestellabwicklung, Rechnungen oder Versand. Wer eine REST-API oder eine Anbindung an Active Directory braucht, muss noch etwas wissen: Beides führt die Preisseite nur beim Enterprise-Plan auf, in der Vergleichstabelle steht es dort als Option. Ebenfalls kein Selbstbedienungsprodukt: Jeder Plan auf der Preisseite führt auf “Demo buchen”, ein Checkout fehlt.

sortful im Arbeitsalltag

Am Anfang steht der Bestand. Vorhandene Inventarlisten und Nutzer lassen sich importieren, bestehende Barcodes übernimmst du mit, neue Assets bekommen einen von sortful erzeugten QR-Code und werden per Scanner erfasst. Kategorien, Standorte und eigene Felder legst du selbst an, dazu Dokumente und Bilder je Gerät.

Danach läuft der Alltag über Zuweisungen. Mitarbeitende stellen workflowbasiert Anfragen für neue Assets, jeder kann Anfragen erstellen und verfolgen, Administratoren sehen eine Übersicht mit Filtern und Fristen. Freigabeworkflows, Kommentare und E-Mail-Benachrichtigungen halten den Stand fest, und die Daten der Anfrage übernimmt die Software automatisch in den Assetdatensatz. Die Anbindung an Shop- und Bestellportale nennt der Anbieter als Möglichkeit. Für die Ausgabe gibt es zwei Wege: die zentrale Zuweisung durch Verwaltung oder IT und den Self-Checkout, bei dem Mitarbeitende sich Geräte selbst zuordnen und der Bestand von Verbrauchsmaterial laut Anbieter in Echtzeit sinkt.

Bei den Nutzern unterscheidet sortful zwischen aktiven Plattformbenutzern und reinen Entitäten-Nutzern, denen nur Assets zugeordnet werden. Administrator- und User-Rollen definierst du selbst, die Registrierung läuft zweistufig, Budgets je Mitarbeitendem lassen sich hinterlegen, und wer Azure Active Directory nutzt, kann Single Sign-on anbinden. Heraus kommen Inventarlisten mit Filter und Suche, ein Dashboard, Reports, Low-Stock-Alerts, Asset-Reminder für Fristen und Wartungen sowie protokollierte Übergaben. Als Referenzen führt die Website unter anderem Andrea Funke von der Bauwert AG und Thomas Bloch von Helo Systems mit Zitaten an. Diese Stimmen stammen von der Herstellerseite und sind nicht unabhängig geprüft. Wenn du die Inventardaten an dein ERP oder deine Buchhaltung übergeben willst, hilft ERP & Warenwirtschaft.

Preise und Pläne

Abgerechnet wird nach der Anzahl der verwalteten Assets, nicht pro Benutzer. Onboarding-Session und Support per E-Mail und Telefon liegen laut Anbieter in jedem Plan drin.

• Small: 59,00 Euro pro Monat, bis zu 500 Assets
• Grow: 139,00 Euro pro Monat, bis zu 2000 Assets, zusätzlich Refurbishing
• Professional: 499 Euro pro Monat, bis zu 5000 Assets, zusätzlich Anfragenmanagement
• Enterprise: auf Anfrage, unbegrenzte Assetzahl, dazu Zugriff auf die REST-API, Active-Directory-Integration und ein dedizierter Customer Success Manager

Implementierung und Training sind in Professional und Enterprise optional zubuchbar, in Small und Grow nicht vorgesehen. Die Website bietet außerdem an, sortful kostenlos zu testen und ein Testkonto anzulegen; Dauer und Umfang dieses Tests nennt sie nicht. Stand: August 2026.

Stärken und Schwächen

Stärken:

• Vier veröffentlichte Pläne mit Beträgen, Assetgrenzen und einer Vergleichstabelle Funktion für Funktion
• Abrechnung nach Assetzahl statt pro Benutzer, die Nutzerzahl ist in keinem Plan begrenzt
• Onboarding-Session und Support per E-Mail und Telefon sind in jedem Plan enthalten
• QR-Code-Erzeugung, Scanner und Import bestehender Barcodes sind in allen Plänen dabei, ebenso Dashboard, Reports, Low-Stock-Alerts und Asset-Reminder
• Deutscher Anbieter mit vollständigem Impressum, deutschsprachige Oberfläche und Support

Schwächen:

• REST-API und Active-Directory-Integration listet die Preisseite nur beim Enterprise-Plan, dort als Option
• Anfragenmanagement fehlt in Small und Grow, Refurbishing fehlt in Small
• Kein Online-Abschluss: Jeder Plan endet auf “Demo buchen”
• Der Enterprise-Plan hat keinen veröffentlichten Preis
• Zum kostenlosen Test nennt die Website weder Laufzeit noch Funktionsumfang

Alternativen zu sortful

Aus derselben Kategorie kommen Scanwiz, ZenAdmin und EZOfficeInventory in Frage. Der Unterschied liegt bei dieser Art Werkzeug selten im Funktionsumfang, sondern in der Abrechnungslogik: nach Assets, nach Nutzern oder nach Standorten. Rechne deinen realen Bestand einmal durch alle drei Modelle, bevor du unterschreibst.

sortful im Vergleich

Diese Einordnung rechnet sich aus dem Verzeichnis selbst: sortful steht in der Kategorie mit 14 weiteren Werkzeugen.

Anbieter mit Sitz in Deutschland: 7 von 14 in dieser Kategorie. Aus der EU insgesamt 9.

sortful nennt konkrete Preise. In der Kategorie tun das 4 von 14 Werkzeugen (29 Prozent).

Einen kostenlosen Einstieg bietet sortful nicht. In der Kategorie haben 0 von 14 Werkzeugen einen Gratis- oder Freemium-Plan.

Überblick

sortful ist eine Inventar- und Asset-Verwaltung für Betriebsmittel, kein Warenwirtschaftssystem. Die Preisseite ist ungewöhnlich offen: vier Stufen, klare Assetgrenzen, eine ehrliche Vergleichstabelle mit sichtbaren Lücken. Genau diese Lücken sind der Haken. Wer eine API oder Active Directory braucht, landet ohne Umweg im Enterprise-Plan und damit wieder bei einem Preis auf Anfrage. Für Betriebe mit ein paar hundert Geräten und dem Wunsch, Excel loszuwerden, ist der Einstieg dagegen klar kalkulierbar.