Reclaim.ai (jetzt Teil von Dropbox)

Was ist Reclaim.ai (jetzt Teil von Dropbox)?

Reclaim.ai ist ein Kalenderplaner, der mit KI-Agenten Zeit im Kalender reserviert und laufend neu verteilt. Er setzt auf einen vorhandenen Kalender auf, laut FAQ auf Google Calendar oder Outlook Calendar, und plant Fokuszeit, wiederkehrende Routinen, Aufgaben und Pausen um die bestehenden Termine herum. Ändert sich die Woche, passen sich die Blöcke an. Die Startseite nennt das Produkt „#1 AI calendar for work“.

Seit der Übernahme gehört Reclaim zu Dropbox. Die Über-uns-Seite schreibt „Reclaim.ai, now a part of Dropbox“, das Logo im Seitenkopf trägt den Namen „Reclaim.ai from Dropbox“. Vertragspartner ist weiterhin die Reclaim.ai Inc. Sie steht über Datenschutzerklärung und Nutzungsbedingungen, als Kontaktanschrift nennen die Nutzungsbedingungen 548 Market St PMB 83627 in San Francisco. Der Vertrag unterliegt dem Recht des US-Bundesstaats Oregon.

Zur eigenen Verbreitung nennt der Anbieter drei verschiedene Stände. Die Startseite spricht von über 600.000 Nutzern in 70.000 Unternehmen, die Rabattseiten von mehr als 600.000 Personen in 65.000 Unternehmen und die Sicherheitsseite von mehr als 500.000 Personen in 60.000 Unternehmen.

Für wen eignet sich Reclaim.ai (jetzt Teil von Dropbox)?

Reclaim richtet sich laut Startseite an Einzelpersonen ebenso wie an ganze Unternehmen. Die Stufen ziehen die Grenzen: Lite ist ein Team aus einer Person, Starter reicht bis 10 Sitze, Business bis 100, Enterprise beginnt bei über 100 Sitzen. Eigene Lösungsseiten gibt es für Produkt, Engineering, Vertrieb, Marketing, HR, Finanzen und Assistenzen.

Wer allein plant, kommt mit Lite aus, allerdings mit einer Woche Planungshorizont. Ein Team braucht mindestens Starter. Wer in Meetings mit drei oder mehr Personen auch Kolleginnen und Kollegen ohne eigenen Sitz einplanen will, kauft dafür Pakete sogenannter Attendee Users dazu.

Weniger passend ist Reclaim für Organisationen, die Kalenderdaten in der EU halten müssen. Laut Sicherheitsseite liegen alle Daten in den USA, verteilt auf die AWS-Regionen us-east-1 und us-east-2. Die Enterprise-Seite wirbt mit „Multi-region data centers“, gemeint sind nach der Sicherheitsseite diese beiden US-Regionen. Personen unter 13 Jahren dürfen den Dienst laut Nutzungsbedingungen nicht nutzen, unter 18 nur mit Zustimmung der Eltern.

Reclaim.ai (jetzt Teil von Dropbox) im Arbeitsalltag

Den Ablauf beschreibt der Anbieter auf seinen Funktions-, Preis- und Sicherheitsseiten so:

1. Du verbindest deinen Google- oder Outlook-Kalender. Die Anmeldung läuft über Google OAuth beziehungsweise das Microsoft-Konto, Berechtigungen fragt Reclaim laut Sicherheitsseite erst an, wenn eine Funktion sie braucht.
2. Du legst fest, was Zeit bekommen soll: ein wöchentliches Fokuszeit-Ziel, Habits mit Zeitfenstern und Aufgaben, die Reclaim aus Jira, Asana, ClickUp, Todoist, Linear oder Google Tasks übernimmt.
3. Die Agenten verteilen diese Blöcke um deine Termine. Fokuszeit lässt sich proaktiv sichern oder nur dann, wenn die Woche zu voll wird. Wer will, lässt Einladungen während der Fokuszeit automatisch absagen.
4. Kommt ein Meeting dazwischen, plant Reclaim die betroffenen Blöcke neu. Wiederkehrende Meetings lassen sich mit einem Klick in Smart Meetings umwandeln, die bei Konflikten ebenfalls umziehen.
5. Pausen nach Videocalls, Vorbereitungszeit und Reisezeit zu Terminen mit Ort legt Buffer Time automatisch an, vor und nach Flügen mit zusätzlichem Puffer.
6. Jede Woche kommt ein Bericht per E-Mail, der zeigt, wie viel Zeit auf Meetings, produktive Arbeit und Privates entfiel, dazu eine Vorschau auf die nächste Woche.

Dazu kommt ein Chat-Assistent, mit dem du Termine suchst, Konflikte löst oder die Woche umbaust. Änderungen zeigt er laut FAQ vorher zur Freigabe an. Auf der Seite zur Fokuszeit beschreibt Ron Hause, VP Analytics & Informatics bei Shape Tx, den Effekt in einem Satz: „We just tell Reclaim what we need, & our calendars adapt automatically.“ Das ist ein Kundenzitat auf der Anbieterseite, keine geprüfte Aussage. Wie sich solche Werkzeuge in bestehende Abläufe einfügen, ist Teil unserer Arbeit als KI-Agentur.

Preise und Pläne

Reclaim rechnet je Sitz und Monat ab, die Beträge stehen in USD. Die Preisseite öffnet in der Ansicht „Yearly“ und zeigt im zweiten Reiter die Monatspreise.

Die Kontingente steigen mit der Stufe. Der Planungshorizont beträgt 1, 8, 12 und 12 Wochen. Lite enthält 5 KI-Agenten, Starter 10 je Sitz, Business 100 je Sitz, Enterprise unbegrenzt viele. Calendar Syncs und Scheduling Links sind in Lite auf je einen begrenzt, in Starter auf je drei, ab Business unbegrenzt. Lite bindet nur Google Tasks, Slack, Zoom und Google Meet an, die bezahlten Stufen zusätzlich Todoist, Asana, ClickUp, Jira und Linear. Webhooks, Team-Abwesenheitskalender und delegierter Zugriff beginnen bei Business, SSO und SCIM bei Enterprise. Der Support steigt von Community über Basic und Priority bis Dedicated.

Eine Zusatzposition ist leicht zu übersehen: Teilnehmende ohne bezahlten Sitz in Smart Meetings mit drei oder mehr Personen heißen Attendee Users und werden in Paketen verkauft. Bei jährlicher Abrechnung kosten in Starter 3 davon 8 USD im Monat, 12 kosten 32 USD. In Business kosten 6 Attendee Users 12 USD, 24 kosten 48 USD. Bei monatlicher Abrechnung steigen diese Pakete in Starter auf 10 bis 40 USD und in Business auf 15 bis 60 USD. In Enterprise kosten 10 Attendee Users 18 USD, 40 kosten 72 USD. Jedes Paket enthält einen zusätzlichen Sitz. Die Preisseite kündigt die Attendee Users als „100% free through July 31st“ an, ohne Jahreszahl.

Alle Nutzer bekommen laut Startseite einen 14-tägigen Test von Business und fallen danach auf Lite zurück. Bezahlt wird per Kreditkarte, abgewickelt über Stripe. Gebühren erstattet Reclaim laut Nutzungsbedingungen grundsätzlich nicht. Ausnahme: Wer ein Jahresabo innerhalb von 30 Tagen kündigt, bekommt elf Monatsbeiträge anteilig zurück, abzüglich Transaktionsgebühren und Steuern.

Rabatte gibt es für Starter und Business: 50 Prozent für 12 Monate für Studierende und Lehrende, je 20 Prozent für drei Jahre für Nonprofits und Startups sowie 20 Prozent für sechs Monate beim Wechsel von Clockwise, Motion oder Calendly. Startups brauchen mindestens 5 Sitze, weniger als 100 Mitarbeitende, eine Finanzierung unter 10 Mio. USD und dürfen höchstens fünf Jahre alt sein.

Zwei Angaben der Preisseite passen nicht zusammen. Der Umschalter wirbt mit „Yearly - SAVE 20%“, die FAQ derselben Seite mit „a 29% discount for annual billing vs. monthly“. Und die Tarifkarte von Starter nennt „3 Calendar Syncs“, die Vergleichstabelle darunter für Starter „Unlimited“. Stand: Oktober 2026.

Stärken und Schwächen

Für Reclaim spricht der dauerhaft kostenlose Lite-Plan ohne Kreditkarte und eine Preisseite, die alle vier Stufen mit Beträgen nennt, auch Enterprise. Die Sicherheitsseite belegt SOC 2 Type II, die Datenschutzerklärung die Zertifizierung nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework, Standardvertragsklauseln und einen EU-Vertreter, die Osano International Compliance Services Limited in Dublin. Dauerhaft gespeichert wird laut Anbieter nur der Primärkalender, synchronisierte Kalender hält Reclaim nur so lange im Speicher, wie der Abgleich dauert. Das eigene Konto löschst du selbst, die Kalenderdaten sind laut Sicherheitsseite binnen einer Stunde entfernt.

Dagegen steht zuerst die Herkunft. Reclaim gehört zu Dropbox, alle Daten liegen bei AWS in den USA, und der Vertrag unterliegt dem Recht von Oregon mit Schiedsverfahren nach den Regeln der AAA. Zahlt der Arbeitgeber den Zugang, verarbeitet Reclaim die Arbeitskalender laut Datenschutzerklärung als Auftragsverarbeiter, das Data Processing Addendum ist Teil der Business Terms of Service. Lite ist eng geschnitten, Enterprise nur jährlich buchbar, und Teilnehmende ohne Sitz kosten in größeren Smart Meetings extra.

Dazu kommen Widersprüche auf den eigenen Seiten. Die Sicherheitsseite überschreibt einen Abschnitt mit „SOC2, GDPR, CCPA & Data Privacy Framework Certified“ und schreibt wenige Absätze später, für die DSGVO gebe es kein Zertifizierungsverfahren: „we have no mechanism to validate that we are complying with GDPR“. Die Startseite sagt „We don’t train AI on your data“, die Datenschutzerklärung schränkt das ein: kein Training, „unless we have separately and explicitly obtained your prior consent or you have expressly opted into“ eine solche Nutzung. Und die Erklärung zur Outlook-Berechtigung User.Read auf der Sicherheitsseite spricht von Kontakten aus „Google Contacts“.

Alternativen zu Reclaim.ai (jetzt Teil von Dropbox)

Der Anbieter selbst führt Vergleichsseiten zu Clockwise, Motion, Calendly, Google Calendar, Outlook Calendar, Microsoft Viva Insights und Claude Cowork. Zwei davon stehen auch in diesem Verzeichnis. Aus derselben Kategorie kommt Lindy dazu:

• Motion
• Calendly
• Lindy

Reclaim.ai (jetzt Teil von Dropbox) im Vergleich

Diese Einordnung rechnet sich aus dem Verzeichnis selbst.

Reclaim.ai (jetzt Teil von Dropbox) nennt konkrete Preise. In der Kategorie tun das 226 von 409 Werkzeugen (55 Prozent).

Der Anbieter sitzt außerhalb der EU. In dieser Kategorie führt das Verzeichnis 128 Alternativen mit EU-Sitz, davon 93 aus Deutschland.

Überblick

Wir halten Reclaim für eine gute Wahl, wenn du oder dein Team Fokuszeit und Routinen nicht mehr von Hand gegen Meetings verteidigen wollt und ohnehin in Google Calendar oder Outlook arbeitet. Der Einstieg kostet nichts, und die Preisseite legt alle Stufen samt Kontingenten offen. Das reicht, um es an einer echten Woche auszuprobieren.

Vor einem Rollout im Unternehmen würden wir drei Dinge klären. Erstens den Datenweg: Kalender enthalten Titel, Teilnehmende und Orte, und die liegen laut Anbieter vollständig in den USA. Für die Auftragsverarbeitung lohnt der Blick in das Data Processing Addendum und die Liste der Unterauftragsverarbeiter, bevor du den Kalender eines ganzen Teams anschließt. Zweitens die Konzernfrage: Seit der Übernahme durch Dropbox kann sich die Produktstrategie ändern, ein Jahresvertrag bindet dich daran. Drittens die tatsächlichen Kosten. Der Preis je Sitz ist nur die halbe Rechnung, sobald Smart Meetings mit Kolleginnen und Kollegen ohne Sitz laufen. Lass dir das Angebot mit den Attendee Users schriftlich geben, zumal die Preisseite beim Jahresrabatt zwei verschiedene Prozentzahlen nennt. Wie solche Abwägungen in eine Einführung passen, besprechen wir in der Beratung & Betreuung.