ProSonata

Was ist ProSonata?

ProSonata ist eine deutsche Cloud-Software für Agenturen, Freelancer und projektbasierte Dienstleister. Seit 2011 entwickelt das unabhängig geführte Unternehmen eine Plattform, die Projektmanagement, Zeiterfassung und Rechnungsstellung in einem System verbindet. Hosting und Support laufen ausschließlich über deutsche Server, die Plattform ist DSGVO-konform und GoBD-konform.

Das Grundpaket deckt die wichtigsten Aufgaben einer Agentur ab: Projekte planen, Zeiten erfassen, Rechnungen schreiben. Wer mehr braucht, kann einzelne Module zukaufen, darunter CRM, Ressourcenplanung, Projektgruppen und Urlaubsverwaltung. Mobile Apps für iOS und Android ergänzen den Desktop-Zugang.

Für wen eignet sich ProSonata?

ProSonata ist ideal für kleine Agenturen, Design-Studios, PR-Büros, IT-Freelancer und projektbasierte Dienstleister bis etwa 20 Personen. Der günstige Pauschalpreis statt eines Per-User-Preises macht ProSonata besonders attraktiv, wenn das Team wächst.

Wer ein vollwertiges CRM als Kernfunktion braucht und Leads, Opportunities und Kundenkommunikation zentral steuern möchte, sollte beachten: Das CRM in ProSonata ist ein optionales Zusatzmodul, kein integrierter Kern. Für tiefes Vertriebsmanagement sind spezialisierte CRM-Lösungen wie Pipedrive oder HubSpot besser geeignet.

ProSonata im Arbeitsalltag

Eine PR-Agentur mit acht Mitarbeitern nutzt ProSonata für den Alltag: Neue Kundenprojekte werden angelegt und mit Aufgaben und Deadlines versehen. Mitarbeiter erfassen ihre Zeiten direkt auf Aufgaben. Am Monatsende erstellt das System Rechnungen aus den gebuchten Stunden, inklusive ZUGFeRD-Format für Unternehmenskunden. Das Kanban-Board gibt Überblick über laufende Aufgaben. Das optionale CRM-Modul verwaltet Kontakte und Kommunikationshistorie.

Alles läuft auf deutschen Servern, die Buchhaltung ist GoBD-konform, DATEV-Export funktioniert. Kein Aufwand für Datenschutzabkommen mit US-Anbietern.

Preise und Pläne

ProSonata rechnet nach Benutzeranzahl als Gesamtpreis, nicht pro User. 1 User: 8 EUR im Monat. 3 User: 18 EUR. 5 User: 30 EUR. 10 User: 50 EUR. 20 User: 80 EUR. Optionale Module wie CRM, erweiterte Projektpläne mit Ressourcenplanung oder Bankabgleich kosten je nach Paket zwischen 1 und 10 EUR zusätzlich pro Monat. Für mehr als 20 User gibt es individuelle Lösungen. Stand: März 2026.

Stärken und Schwächen

Der Preis ist ein klares Alleinstellungsmerkmal: 30 EUR im Monat für ein komplettes 5-Personen-Agenturteam ist im deutschen Markt kaum zu unterbieten. Die Nutzerbewertungen auf OMR (4,8/5) und Trusted.de (4,9/5) zeigen, dass Kunden sehr zufrieden sind, besonders mit Support-Reaktionszeit und Usability. Deutsches Hosting ohne Kompromisse beim Datenschutz ist für viele Agenturen relevant.

Das CRM ist kein vollwertiger Bestandteil des Kernsystems, sondern ein Zusatzmodul. Wer tief in Vertriebsprozesse eintauchen will, stößt hier an Grenzen. Für Teams über 20 User wird das Angebot unübersichtlicher. Integrationen mit Drittanbietern sind vorhanden, aber schmaler aufgestellt als bei internationalen Tools.

Alternativen zu ProSonata

MOCO ist eine weitere deutsche Agentursoftware mit ähnlichem Ansatz. Etwas mehr Funktionen, ab 15 EUR pro User im Monat, also preislich je nach Teamgröße teurer.

PrimeHive ist eine jüngere deutsche Alternative mit stärkerem CRM-Fokus. Starterplan kostenlos, Professional ab 50 EUR pro User pro Monat.

Harvest ist eine internationale Alternative mit Fokus auf Zeiterfassung und einfacher Rechnungsstellung. Günstiger für kleine Teams, keine deutschen Server.

Wenn du ProSonata einführen oder deine Agenturprozesse automatisieren willst, unterstützen wir dich.

Überblick

ProSonata ist eine solide, günstige deutsche Agentursoftware für Teams bis 20 Personen. Wer Projektmanagement, Zeiterfassung und Rechnungsstellung in einer DSGVO-konformen Plattform zusammenfassen will, bekommt hier viel für wenig Geld. Wer ein vollwertiges CRM als Kernfunktion braucht, sollte entweder das CRM-Modul hinzubuchen und die Einschränkungen kennen, oder zu einem spezialisierten CRM greifen.