Productive

Was ist Productive?

Productive ist eine Plattform für Agenturen, Beratungen und andere Dienstleister, die ihre Arbeit nach Stunden, Budgets oder Retainern abrechnen. Der Anbieter nennt sie „Agency Management & Professional Services Automation Software” und bündelt darin Ressourcenplanung, Zeiterfassung, Projekte, Budgets, Rechnungen und ein CRM. Der Leitsatz auf der Über-uns-Seite lautet „We Believe You Only Need One Tool To Run A Profitable Business”.

Hinter dem Produkt steht laut Datenschutzerklärung The Productive Company, Inc., „a Delaware-based company”, mit Postanschrift in Claymont im US-Bundesstaat Delaware. Das Unternehmen gibt an, seit über zehn Jahren am Markt zu sein, mehr als 2.000 Unternehmen in über 65 Ländern zu betreuen und mehr als 150 Mitarbeitende zu beschäftigen. Gegründet haben es laut Anbieter Branchenleute, die eine Design- und Entwicklungsfirma mit 350 Personen aufgebaut und skaliert haben. Finanziert ist es nach eigener Darstellung aus eigenen Mitteln.

Der Kern ist die Verbindung von Zeit und Geld. Jede erfasste Stunde hängt an einem Budget, und Productive rechnet daraus laufend die Marge: „Every logged hour links to your budget, showing profitability instantly.” Darüber liegt eine KI-Schicht mit Assistent, Agenten, einem Meeting-Notetaker und einem offiziellen MCP-Server, über den sich Productive aus Claude, ChatGPT oder anderen LLM-Clients bedienen lässt.

Für wen eignet sich Productive?

Productive nennt sechs Zielbranchen: Agenturen, Beratungen, IT-Dienstleister, Software- und Hightech-Firmen, Buchhaltung und Finanzen sowie Architektur und Ingenieurwesen. Eine eigene Seite richtet sich an Video- und Filmproduktionen.

Die Preisstruktur zieht Grenzen nach unten und nach oben. Jeder Tarif verlangt mindestens drei Nutzer, wer allein arbeitet, zahlt also trotzdem für drei. Ab 50 Nutzern gibt es laut FAQ Mengenrabatte für Professional und Ultimate, und der Preisrechner zeigt oberhalb dieser Grenze auch für Professional keinen Betrag mehr. Kunden lädt man kostenlos in Projekte ein. Freelancer kosten dagegen so viel wie festangestellte Nutzer.

Für Teams im deutschsprachigen Raum sind drei Punkte wichtig. Die Oberfläche gibt es laut Preisseite unter anderem auf Deutsch, Französisch, Spanisch und Italienisch. E-Rechnungen erzeugt Productive im XRechnung-Format und verschickt sie über das PEPPOL-Netz. Unter den Buchhaltungsanbindungen nennt die Preisseite Xero, QuickBooks Online, Exact, e-conomic, Fortnox und Twinfield, DATEV steht nicht in dieser Liste. Wie man die Einführung eines solchen Systems plant, ist Teil unserer Beratung & Betreuung.

Productive im Arbeitsalltag

Den Ablauf beschreibt der Anbieter als durchgehende Kette vom Vertrieb bis zur Rechnung:

1. Im CRM läuft ein Deal durch eine Pipeline mit Abschlusswahrscheinlichkeit. Ist er gewonnen, wird daraus ein Projekt oder Budget, ohne dass das Team die Daten neu anlegt.
2. In der Ressourcenplanung werden Personen auf das Projekt gebucht, auf Wunsch zunächst vorläufig oder über Platzhalter, die später echten Personen zugeordnet werden.
3. Aus diesen Buchungen kann Productive automatisch Zeiteinträge erzeugen. Alternativ erfasst das Team per Timer oder Stundenzettel in Web, Desktop-App oder Mobil-App.
4. Erfasste Zeiten durchlaufen auf Wunsch eine Freigabe, bevor sie abgerechnet werden.
5. Aus den Zeiten entstehen Rechnungsentwürfe. Versendet wird per E-Mail, über PEPPOL oder als XML-Datei, und die Zahlungen kommen aus dem Buchhaltungstool zurück.

Wer eigene Schritte braucht, ergänzt sie über Automationen, Webhooks oder die offene API. Ein Beispiel dafür steht als Kundenzitat auf der Preisseite: Roberto Ciarleglio von der Contra Agency beschreibt einen selbst geschriebenen Webhook, der jede neue Rechnung liest, die Leistungszeilen mit den QuickBooks-Daten abgleicht und die Rechnung danach aktualisiert. Thomas Lichtblau von der Wiener Agentur Wild sagt an derselben Stelle, der Aufwand für das Finanzreporting sei deutlich gesunken. Beides sind Kundenzitate auf der Anbieterseite, keine geprüften Ergebnisse. Wie solche Verknüpfungen zwischen Systemen entstehen, beschreiben wir unter Automation & Prozessoptimierung.

Preise und Pläne

Productive rechnet je Nutzer und Monat ab. Einen kostenlosen Plan gibt es nicht, nur einen 14-tägigen Test ohne Kreditkarte. Jeder Tarif verlangt mindestens drei Nutzer.

Alle Beträge gelten je Nutzer und Monat. Die Euro-Preise spielt die Seite laut Seitencode in Deutschland, den Niederlanden, Kroatien, Spanien und Frankreich aus, Österreich und die Schweiz stehen nicht in dieser Liste. Für die Jahreszahlung wirbt Productive mit „save up to 17%”. Ultimate beschreibt der Anbieter als „Custom pricing based on organization size and requirements”.

Essential enthält Budgets, Ressourcenplanung, Projekte und Aufgaben, Dokumente, Zeiterfassung, Ausgaben, Berichte, Urlaubsverwaltung, API-Zugang und den KI-Assistenten. Professional ergänzt unter anderem HRIS- und Rechnungsintegrationen, wiederkehrende Budgets, Teams, erweiterte Berichte, Freigaben für abrechenbare Zeiten und Ausgaben sowie Stundensatzkarten. Ultimate bringt Umsatzprognose, Szenario-Builder, mehrere Tochtergesellschaften, die HubSpot-Integration, Gemeinkostenberechnung, erzwungenes SSO oder 2FA, Webhooks und Agenten.

Die Kontingente steigen mit dem Tarif. Laut Vergleichstabelle der deutschen Preisseite sind es für Essential, Professional und Ultimate 100, 1000 und 5000 Automatisierungsläufe, 10, 50 und 100 E-Rechnungen pro Monat und eine Papierkorb-Aufbewahrung von 7 Tagen, 180 Tagen und 2 Jahren.

Zusatzkosten entstehen beim Notetaker. 10 Aufnahmestunden pro Monat sind enthalten, mehr gibt es als Paket zu ausdrücklich als Promo bezeichneten Preisen: 50 Stunden kosten 15 US-Dollar im Monat oder 150 US-Dollar im Jahr, in Euro 13,80 oder 138 Euro. Das größte Paket mit 1000 Stunden kostet 300 US-Dollar im Monat oder 3000 US-Dollar im Jahr, in Euro 276 oder 2760 Euro. Die Tabelle nennt die Pakete ohne Bezug auf die Nutzerzahl.

Weitere Konditionen aus der FAQ: Bezahlt wird per Kreditkarte über Stripe. Überweisung ist nur bei Jahresabos und ab 10 Nutzerlizenzen möglich. Non-Profits und gemeinnützige Organisationen erhalten 50 Prozent Rabatt, Lehrkräfte und Studierende kostenlose Konten.

Die deutsche Preisseite weicht von der englischen ab. Sie nennt für Ultimate 40 US-Dollar bei monatlicher und 33 US-Dollar bei jährlicher Abrechnung, schreibt „Alle Preisangaben sind in US-Dollar” und führt keine Euro-Preise. Die englische Seite und ihre strukturierten Daten nennen für Ultimate keinen Betrag. Stand: Oktober 2026.

Stärken und Schwächen

Für Productive spricht, dass es keine Obergrenzen bei Projekten, Aufgaben, Kunden und Budgets gibt und Kunden kostenlos eingeladen werden. Die Server liegen laut Sicherheitsseite bei Amazon AWS in der EU, einen SOC-2-Type-II-Bericht gibt der Anbieter auf Anfrage heraus. XRechnung und PEPPOL sind eingebaut, und für Deutschland gibt es Euro-Preise.

Dagegen stehen die Mindestabnahme von drei Nutzern und das Fehlen eines Gratisplans. Vertragspartner ist eine US-Gesellschaft, Übermittlungen in die USA stützt die Datenschutzerklärung auf Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Webhooks, HubSpot-Integration und erzwungenes SSO gibt es erst im Tarif Ultimate, und der hat keinen veröffentlichten Preis. E-Rechnungen sind je Monat kontingentiert, in Essential auf 10. Und die beiden Sprachfassungen der Preisseite erzählen beim Tarif Ultimate zwei verschiedene Geschichten.

Alternativen zu Productive

Productive führt in der eigenen Fußzeile Vergleichsseiten zu neun Wettbewerbern, darunter Scoro, Teamwork und ClickUp. Alle drei stehen auch in diesem Verzeichnis:

• Scoro
• Teamwork
• ClickUp

Productive im Vergleich

Diese Einordnung rechnet sich aus dem Verzeichnis selbst.

Productive nennt konkrete Preise. In der Kategorie tun das 143 von 352 Werkzeugen (41 Prozent).

Der Anbieter sitzt außerhalb der EU. In dieser Kategorie führt das Verzeichnis 169 Alternativen mit EU-Sitz, davon 135 aus Deutschland.

Einen dauerhaft kostenlosen Plan bietet Productive nicht. In der Kategorie haben 87 von 352 Werkzeugen einen Gratis- oder Freemium-Plan.

Überblick

Wir halten Productive für eine ernsthafte Wahl, wenn ein Dienstleister mit mehreren Leuten Planung, Zeiten und Abrechnung an einem Ort haben will und bisher mit Tabellen zwischen Zeiterfassung und Buchhaltung vermittelt. Die Preise stehen offen auf der Seite, die Tarifgrenzen sind bis hin zu den Kontingenten dokumentiert. Das ist in dieser Klasse nicht selbstverständlich.

Drei Dinge würden wir vor Vertragsschluss klären. Erstens die Buchhaltung: Wer mit DATEV arbeitet, sollte vorab prüfen, wie die Rechnungsdaten dorthin kommen, denn die Liste der Anbindungen nennt DATEV nicht. Zweitens das Datenschutzbild: Die Server stehen bei AWS in der EU, der Vertragspartner sitzt aber in den USA. Für den Vertrag zur Auftragsverarbeitung lohnt der Blick ins Data Processing Addendum. Drittens die Preisseite selbst. Englische und deutsche Fassung nennen für Ultimate unterschiedliche Konditionen, die deutsche spricht nur von US-Dollar. Lass dir den Preis schriftlich bestätigen, bevor du kalkulierst.

Wer nichts nach Stunden oder Projektbudgets abrechnet, nutzt den Kern des Produkts kaum. Und wer allein oder zu zweit arbeitet, zahlt wegen der Mindestabnahme für drei Lizenzen.