Picosoft

Was ist Picosoft?

Picosoft ist ein ERP-System aus Koblenz, entwickelt von der Picosoft GmbH. Der Anbieter nennt es “Das ERP-System für Macher” und beschreibt den Ansatz als Verbindung von Ressourcenplanung, Kommunikationsstrukturen und IT-Infrastruktur in einem System. Geführt wird das Unternehmen von David Heckner und Jonas Mitschang, eingetragen ist es beim Amtsgericht Koblenz.

Der Funktionsumfang ist breiter, als der Begriff ERP zunächst vermuten lässt. Neben Warenverwaltung, CRM, Sales, Personalverwaltung, DMS, Lieferanten, Buchhaltung und Statistik führt der Anbieter eigene Bereiche für Digitales Handwerk, Versand, Gastronomie und PLM. Ein Infrastruktur-Modul verwaltet Drucker, Hosts, Internet-Domains, Mobilgeräte per MDM, Serverüberwachung und einen Passwortmanager. Diese Kombination aus Warenwirtschaft und IT-Verwaltung ist der eigentliche Unterschied zu klassischen Mittelstands-ERPs.

Gehostet wird in einem deutschen Rechenzentrum mit regelmäßigen Backups. Der Anbieter bewirbt das Produkt als “Made in Germany”, entwickelt in Koblenz nach deutschem Recht, und setzt es nach eigener Aussage selbst in den Firmen der Pico.Group ein.

Für wen eignet sich Picosoft?

Die Modulbezeichnungen sagen viel über die Zielgruppe: Handwerksbetriebe mit Wartungsverträgen und Außeneinsätzen, Industrie- und Fertigungsunternehmen mit Chargen, Seriennummern und Produktionsanweisungen, Händler mit Anbindung an Amazon, Shopify, eBay und Mercateo, dazu Gastronomiebetriebe mit digitalen Speisekarten. Der Anbieter beschreibt seine Kundenbasis als breit, vom Handwerksunternehmen bis zum Laser-Spezialisten. Die Basis-Lizenz zielt auf kleine Unternehmen, die zunächst nur Arbeitszeiten erfassen wollen.

Für wen es nicht passt: Abgerechnet wird pro Mitarbeiter und Monat, nicht pro aktivem Nutzer. In personalstarken Betrieben mit wenigen ERP-Anwendern summiert sich das. Wer projektbasiert nach Aufwand oder Gebührenordnung fakturiert, findet dafür keine eigenen Funktionen. Auch international wird es dünn: Fremdsprachige Oberflächen nennt der Anbieter nicht, die Versandanbindungen beschränken sich auf DHL und UPS, und die Buchhaltungsexporte zielen auf DATEV und Addison.

Picosoft im Arbeitsalltag

In die Warenverwaltung gehen Artikel mit individueller Parametrisierung, Bildern, Produktions- und Verpackungsanweisungen. Daraus erzeugt Picosoft automatisch Dokumente wie Datenblätter, Konformitätserklärungen und Label. Ein Bedarfsplaner und ein automatisches Bestellsystem hängen am Suppliersystem, die Lagerbewegung läuft über ein Checkin/Checkout-System per App und QR-Code, dazu kommen Inventurmodul und Produktionsplanung.

Auf der Verkaufsseite synchronisiert das System Aufträge aus angebundenen Shops. Genannt werden Amazon, Shopify, eBay, XtCommerce, Veyton, OsCommerce und Mercateo. Aus dem Auftrag entstehen Angebot, Rahmenvertrag, Rechnung oder Gutschrift, mit Fälligkeiten, Mahnwesen und Creditreform-Anbindung. Rechnungen gehen als E-Rechnung raus: unterstützt sind ZUGFeRD, XRechnung und Factur-X, laut Anbieter mit den Profilen EN16931 Minimum, Basic, Basic WL, Comfort und Extended sowie XRechnung 1.x bis 3.x. Eingangsrechnungen werden automatisch erfasst und im GoB-konformen Rechnungsarchiv abgelegt.

Parallel läuft die Personalseite über Pico®Time. Mitarbeiter stempeln digital, wahlweise mit GPS-Erfassung, im Browser oder in der App. Urlaubsanträge durchlaufen eine Freigabe durch den Vorgesetzten, Krankmeldungen lassen sich mit hochgeladenem Attest hinterlegen, ein Dashboard zeigt Anwesenheit, Abwesenheit, Urlaub, Krankheit und Termine. Für Handwerksbetriebe kommen Mitarbeiterplanung, kartengestützte Fahrtkostenberechnung und Arbeitsdokumentation mit Foto-Upload dazu.

Hinaus geht es über Schnittstellen: DHL Intraship und UPS Webservice für den Versand, HBCI-Banking und SEPA über WinData, DATEV- und Addison-Exporte für Debitoren, Kreditoren und Lohndaten, Intrastat-, WEEE- und EAR-Meldungen für die Pflichtberichte, dazu REST-, JSON- und WSDL-Webservices und eine Auerswald-VoIP-Anbindung. Für den Umstieg bietet Picosoft eine Datenmigration aus Excel, Access oder bestehenden Datenbanken an und nennt fertige Wege aus Engelhaustechnik von Engel Dataconcept, der pds Handwerkersoftware und Sage 50 Handwerk. Wenn du prüfen willst, welche dieser Anbindungen deine Prozesse wirklich trägt, hilft ERP & Warenwirtschaft.

Preise und Pläne

Picosoft veröffentlicht drei Lizenzstufen, alle als Nettopreis pro Mitarbeiter und Monat. Die Basis-Lizenz kostet 19 Euro und deckt Stechuhr, Urlaubsplanung und Krankmeldungen ab, webbasiert, mit Mobile App und Hosting im deutschen Rechenzentrum, ausdrücklich mit reduziertem Funktionsumfang.

Die Complete-Lizenz kostet 39 Euro pro Mitarbeiter und Monat. Sie bringt den vollen Funktionsumfang, telefonischen Support und externe Schnittstellen, dazu alles aus der Basis-Lizenz. Die Pro-Lizenz liegt bei 89 Euro pro Mitarbeiter und Monat und unterscheidet sich vor allem durch das Hosting im firmeneigenen Netz, einen persönlichen Ansprechpartner und zusätzliche Infrastruktur-Features wie Surveillance und Host-Überwachung. Basis und Complete lassen sich direkt bestellen, die Pro-Lizenz läuft über eine Anfrage.

Für Industrieunternehmen nennt der Anbieter eine Erweiterung mit Surveillance, Hosting im eigenen Netz und Pico Cloud Print, ohne Betrag. Die Picosoft-App ist für alle Picosoft-Nutzer gratis. Vor dem Kauf gibt es eine kostenfreie Testphase sowie eine öffentliche Live-Demo mit anonymen Testdaten, auf Wunsch richtet der Anbieter ein eigenes Testsystem mit deinen Daten ein. Eine Laufzeit für die Testphase nennt die Website nicht. Stand: August 2026.

Stärken und Schwächen

Stärken:

• Preise stehen öffentlich auf der Website, mit drei klar abgegrenzten Lizenzstufen
• Hosting wahlweise im deutschen Rechenzentrum oder ab der Pro-Lizenz im firmeneigenen Netz
• E-Rechnung in ZUGFeRD, XRechnung und Factur-X mit den Profilen EN16931 Minimum bis Extended
• Fertige Shop-Anbindungen an Amazon, Shopify, eBay, XtCommerce, Veyton, OsCommerce und Mercateo
• Datenmigration mit dokumentierten Wegen aus Engelhaustechnik, pds und Sage 50 Handwerk
• Live-Demo ohne Registrierung, dazu ein eigenes Testsystem auf Anfrage

Schwächen:

• Abrechnung pro Mitarbeiter und Monat, nicht pro aktivem Nutzer
• Kein dauerhaft kostenloser Tarif, nur eine Testphase ohne genannte Laufzeit
• Externe Schnittstellen und telefonischer Support erst ab der Complete-Lizenz
• Die Basis-Lizenz hat laut Anbieter einen reduzierten Funktionsumfang
• Native App nur für iOS ab Version 13.0, für andere Geräte gibt es eine Web-App
• Preis der Industrie-Erweiterung und der Pro-Lizenz nur auf Anfrage

Alternativen zu Picosoft

Aus derselben Kategorie kommen microtech, SelectLine und SIX ERP infrage. Der Vergleich lohnt vor allem an zwei Stellen: an der Abrechnungseinheit, weil ein Preis pro Mitarbeiter bei vielen Nicht-Anwendern teuer wird, und an den Schnittstellen zu den Systemen, die bei dir bereits laufen.

Picosoft im Vergleich

Diese Einordnung rechnet sich aus dem Verzeichnis selbst: Picosoft steht in der Kategorie mit 208 weiteren Werkzeugen.

Anbieter mit Sitz in Deutschland: 138 von 208 in dieser Kategorie. Aus der EU insgesamt 159.

Picosoft nennt konkrete Preise. In der Kategorie tun das 65 von 208 Werkzeugen (31 Prozent).

Einen kostenlosen Einstieg bietet Picosoft nicht. In der Kategorie haben 17 von 208 Werkzeugen einen Gratis- oder Freemium-Plan.

Überblick

Picosoft deckt ungewöhnlich viel Fläche ab: Warenwirtschaft, Verkauf, Personal, Handwerk, Gastronomie und obendrein die eigene IT-Infrastruktur. Für Betriebe, die genau diese Mischung brauchen und heute mit Insellösungen arbeiten, ist das ein realistischer Kandidat, zumal die Preise offen stehen und ein niedriger Einstieg über die Zeiterfassung möglich ist. Wer dagegen nur ein schlankes ERP mit wenigen Anwendern sucht, sollte die Abrechnung pro Mitarbeiter genau durchrechnen. Die Live-Demo ist der schnellste Weg zu einer eigenen Einschätzung.