Outlook Infodesk

Was ist Outlook Infodesk?

Outlook Infodesk ist ein CRM- und Dokumentenmanagementsystem des Berliner Unternehmens Fischer Software. Das Besondere: Die Software arbeitet direkt innerhalb von Microsoft Outlook und erweitert es zu einer teamfähigen CRM- und DMS-Lösung. Nutzer müssen keine neue Oberfläche lernen, sondern arbeiten weiter in der Umgebung, die sie ohnehin täglich nutzen.

Fischer Software bietet zwei Produktvarianten an: Outlook Infodesk setzt vollständig auf die Outlook-/Exchange-Infrastruktur und kommt ohne separate Datenbank aus. Infodesk (SQL-Variante) ergänzt das System um eine eigenständige SQL-Datenbank, erweiterte Rechteverwaltung bis auf Feldebene und Funktionen wie Ressourcenplanung sowie KI-gestützte Textunterstützung über DeepL.

Beide Varianten richten sich an Unternehmen jeder Größe und Branche, die ihre Kunden- und Dokumentenverwaltung strukturieren wollen, ohne den bestehenden Microsoft-Infrastruktur-Stack aufzugeben.

Für wen eignet sich Outlook Infodesk?

Outlook Infodesk passt gut zu kleinen und mittelständischen Unternehmen, die bereits intensiv mit Outlook und Exchange arbeiten und eine CRM-Ergänzung suchen, die sich reibungslos in diesen Workflow einfügt. Besonders geeignet ist es für Teams, bei denen E-Mail-Kommunikation, Kundenkontakt und Dokumentenverwaltung eng zusammenhängen, beispielsweise in Vertrieb, Beratung oder Sachbearbeitung.

Unternehmen, die plattformunabhängig arbeiten, macOS nutzen oder eine moderne Cloud-CRM-Umgebung mit offenen APIs und mobilen Apps suchen, sind mit anderen Lösungen besser bedient. Outlook Infodesk setzt auf Windows und Outlook, was zugleich Stärke und Einschränkung ist.

Outlook Infodesk im Arbeitsalltag

Ein Vertriebsteam eines mittelständischen Dienstleisters hat Outlook Infodesk eingeführt, weil eingehende Anfragen per E-Mail regelmäßig nicht auffindbar waren und keine einheitliche Kundendokumentation existierte. Nach der Einführung werden alle eingehenden E-Mails dem jeweiligen Kontakt zugeordnet. Dokumente, Angebote und Protokolle liegen direkt beim Kundenkontakt. Vorgänge lassen sich intern delegieren, mit Wiedervorlage und Fälligkeit.

Die Offline-Funktion ermöglicht dem Außendienst, auch ohne Internetverbindung auf Kundendaten zuzugreifen und Notizen zu erfassen. Sobald wieder online, synchronisiert sich alles mit dem Exchange-Server.

Preise und Pläne

Outlook Infodesk ist in zwei Hauptvarianten erhältlich:

• Outlook Infodesk / Contacts: Ab 16,50 EUR pro Nutzer und Monat. Erweitertes Kontaktmanagement, Dokumentenverwaltung und E-Mail-Archivierung direkt in Outlook.
• Infodesk (SQL): Ab 35,90 EUR pro Nutzer und Monat. Datenbankbasierte Lösung mit erweiterten Rechteverwaltung, Ressourcenplanung und KI-Textassistenz über DeepL.

Beide Varianten sind modular erweiterbar: Zeiterfassung, Telefonintegration, Veranstaltungsmanagement und SharePoint-Anbindung sind als optionale Module buchbar. Die genaue Preisliste ist auf Anfrage bei Fischer Software erhältlich.

Stärken und Schwächen

Der klare Vorteil von Outlook Infodesk ist die nahtlose Einbettung in einen bereits vorhandenen Microsoft-Workflow. Bestehende Outlook-Nutzer müssen sich kaum umgewöhnen, der Schulungsaufwand ist minimal. Der Einstiegspreis ist fair für ein CRM mit deutschem Anbieter und entsprechendem Support.

Die Schwächen liegen in der Plattformabhängigkeit: Wer nicht auf Windows und Outlook setzt, kann die Software nicht sinnvoll nutzen. Auf öffentlichen Review-Plattformen sind keine Nutzerbewertungen auffindbar, was eine unabhängige Einschätzung erschwert. Modernes Automatisierungspotenzial, wie es Cloud-CRMs wie HubSpot oder Pipedrive bieten, ist mit Outlook Infodesk nicht vergleichbar.

Alternativen

• HubSpot CRM mit Outlook-Integration für Teams, die mehr Automatisierung und einen Gratis-Einstieg suchen
• Pipedrive als visuelles Pipeline-CRM mit guter Outlook-Anbindung
• CentralStation CRM als einfaches, deutsches Cloud-CRM ohne technische Komplexität
• Microsoft Dynamics 365 CRM für Unternehmen, die tiefer in das Microsoft-Ökosystem einsteigen wollen

Überblick

Outlook Infodesk löst ein konkretes Problem: E-Mail-Kommunikation und Kundendaten in Outlook strukturiert zu verwalten, ohne ein komplett neues System einführen zu müssen. Für KMU, die stark auf Microsoft setzen und keine ambitionierten Automatisierungsanforderungen haben, ist das ein valider Ansatz zu einem fairen Preis.

Wer CRM und Dokumentenmanagement in eine breitere Digitalisierungsstrategie einbetten will, sollte zusätzlich eine Systemberatung in Betracht ziehen. Unser Team unterstützt dabei im Rahmen von Beratung & Betreuung und Automation & Prozessoptimierung.