OpenCRM

Was ist OpenCRM?

OpenCRM ist ein gehostetes CRM der Software Add-ons Limited. Die Firma ist laut Rechtsseite unter der Nummer 05387424 in England und Wales registriert und sitzt in 1 Bailey Court, Colburn Business Park, Richmond, North Yorkshire. Gestartet ist OpenCRM 2005, und laut Über-uns-Seite gehört und führt es bis heute dieselben Leute, die es gegründet haben. Geschäftsführer ist Graham Anderson.

Das System bündelt neun Bereiche: Vertrieb, Helpdesk, Aktivitäten, Projekte, Produkte und Aufträge, Kontakte, E-Mail-Marketing mit Veranstaltungen, eine mobile App und Integrationen. Laut FAQ wird jedes System mit allen Modulen angelegt, die auch die Demo zeigt. Was du nicht brauchst, blendest du aus, für alle oder nur für einzelne Nutzer und Teams. Es gibt genau einen Tarif, abgerechnet je Nutzer und Monat.

Gehostet wird laut Sicherheitsseite in der AWS-Region London. Die Datenbank liegt in Amazon RDS, hochgeladene Dateien in Amazon S3, beides verschlüsselt gespeichert. Die Liefer-AGB tragen seit Oktober 2026 die Versionsnummer 38, und eine Änderungsübersicht auf der Rechtsseite listet jede Fassung seit 2015.

Für wen eignet sich OpenCRM?

Als Kunden nennt der Anbieter Start-ups, mittelständische Unternehmen und große Konzerne. Die FAQ zählt Dienstleister, Wohltätigkeitsorganisationen, öffentliche Hand, Industrie und Immobilienbranche als Nutzer auf. Systeme gibt es laut FAQ von einem einzigen Nutzer bis zu vielen hundert, alle gleichzeitig angemeldet.

Zugeschnitten ist das Angebot auf britische Firmen. Die Preise stehen in Pfund zuzüglich VAT, Lastschrift gibt es laut FAQ für britische Unternehmen, und die Nutzungsbedingungen der Website legen englisches Recht und englische Gerichte fest. Der Anbieter wirbt ausdrücklich mit Support aus Großbritannien in derselben Zeitzone.

Wer nur ein Ticketsystem sucht, kauft hier viel mit: Der Helpdesk ist eines von neun Modulen, und der Preis gilt für das ganze Paket. Wer vertraglich einen Anbieter mit Sitz in der EU braucht, ist hier ebenfalls falsch, denn Rechtsträger und Hosting liegen in Großbritannien.

OpenCRM im Arbeitsalltag

Der Start läuft laut Anbieter so: Du meldest dich online an oder unterschreibst einen Auftrag per E-Signatur. System und Zugangsdaten kommen laut FAQ in etwa 30 Minuten, bezahlt wird online über Stripe. Innerhalb von ein bis zwei Tagen meldet sich das Projektteam, um Einrichtung oder gebuchte Schulungen abzustimmen. Konfiguration und Datenimport kannst du auch selbst übernehmen. Für einen Umzug aus Salesforce, HubSpot oder Zoho bietet OpenCRM eigene Migrationsleistungen an.

Im laufenden Betrieb hängen die Module zusammen. Leads bekommen eine Bewertung, aus der Verkaufschance wird ein Angebot, daraus ein Kundenauftrag und eine Rechnung. Aufträge lassen sich online per E-Signatur unterschreiben, Rechnungen gehen an Sage oder Xero. Neue Datensätze verteilt eine Round-Robin-Funktion auf die Mitglieder eines Teams. Im Helpdesk laufen SLA-Zeiten mit, Kunden sehen ihre Tickets im integrierten Portal. Projekte erfassen den Zeitaufwand und berichten den Fortschritt.

Anpassen lässt sich viel ohne Entwickler. Laut FAQ legst du in jedem Modul eigene Felder an, mit 26 Feldtypen. Felder und Module kannst du umbenennen, Bildschirmlayouts umsortieren und das alles auch je Team einstellen. Wer Abläufe zwischen CRM und anderen Systemen automatisieren will, findet bei unserer Automation & Prozessoptimierung Unterstützung.

Als Referenz führt OpenCRM unter anderem Arrow Comms an, das Vertrieb, Projektabwicklung und Service auf einer Plattform zusammengeführt hat.

Preise und Pläne

OpenCRM hat genau einen Tarif: 44 £ je Nutzer und Monat, laut Preisseite zuzüglich VAT zum jeweils gültigen Satz. Enthalten sind alle Funktionen, 2 TB Dateispeicher, Support und die Datensicherung. Gestaffelte Pakete oder kostenpflichtige Zusatzmodule gibt es laut Preisseite nicht.

• Abrechnung: monatlich im Voraus, laut FAQ jederzeit kündbar bei einer Kündigungsfrist von 60 Tagen. Bezahlte Leistungen erstattet OpenCRM grundsätzlich nicht, bei versehentlichen Zahlungen entscheidet der Anbieter im Einzelfall.
• Jahreszahlung: Jährliche Zahlung oder eine längere Vertragslaufzeit gibt es laut FAQ zu einem reduzierten Preis. Den Betrag nennt die FAQ nicht.
• Wohltätigkeitsorganisationen: Sonderpreise auf Anfrage.
• Einrichtung: Eine verpflichtende Einrichtungsgebühr gibt es laut FAQ nicht. Schulung, Konfiguration, Individualentwicklung und Datenimport sind Professional Services und werden getrennt berechnet. Die Preisseite verweist auf „kickstarter packages“, ohne Beträge.
• Testphase: Es gibt eine kostenlose Testphase. Die Dauer nennen weder Preisseite noch FAQ.
• Zusätzliche Nutzer kommen laut Änderungsübersicht der Liefer-AGB zum aktuellen Preis dazu, nicht zum ursprünglichen Vertragspreis.
• Preisanpassung: Seit Version 38 der Liefer-AGB (Oktober 2026) darf OpenCRM die Preise einmal im Jahr zum 1. April erhöhen, höchstens um die britische Inflationsrate CPI plus 3 Prozent. Die Ankündigung kommt mindestens 60 Tage vorher. Monatszahler zahlen ab dem angekündigten Datum, Jahreszahler ab der nächsten Verlängerung.
• Zahlungswege: Lastschrift für britische Firmen, Kreditkarte, PayPal, Scheck oder Überweisung, für Enterprise-Kunden auch Rechnung gegen Bestellnummer. Kartendaten liegen laut Anbieter nur bei Stripe.

Ein Widerspruch steckt in den Strukturdaten der Website. Dort beschreibt sich OpenCRM als Angebot „with no long contracts or in advance subscription payments“. Die FAQ sagt dagegen, dass du das Monatsabo im Voraus bezahlst.

Stand: Oktober 2026.

Stärken und Schwächen

Stärken

• Ein Tarif mit allen Modulen, unabhängig von der Nutzerzahl, dazu 2 TB Dateispeicher.
• Keine verpflichtende Einrichtungsgebühr, Support im Abo enthalten.
• Hosting in der AWS-Region London. Die Rechenzentren sind laut Anbieter nach ISO 27001 zertifiziert, das Unternehmen selbst nach Cyber Essentials Plus.
• Vertraglich zugesagte Verfügbarkeit von 99,97 Prozent. Seit 2021 gibt es bei Ausfällen laut Änderungsübersicht eine anteilige Erstattung der Monatsgebühr.
• Preiserhöhungen sind vertraglich gedeckelt und brauchen 60 Tage Vorlauf.
• Du kannst als Administrator jederzeit exportieren. Bei Kündigung stellt OpenCRM eine vollständige MySQL-Sicherung bereit.
• Unterauftragsverarbeiter stehen öffentlich auf trust.opencrm.co.uk, Änderungen kündigt OpenCRM 30 Tage vorher an, und du kannst widersprechen. Datenpannen meldet der Anbieter binnen 72 Stunden.

Schwächen

• Kein kostenloser Plan, und die Dauer der Testphase steht weder auf der Preisseite noch in der FAQ.
• Preise nur in Pfund und zuzüglich VAT.
• 60 Tage Kündigungsfrist, keine regulären Erstattungen.
• Rabatt für Jahreszahlung und Preise der Professional Services sind nicht veröffentlicht.
• Die Backup-Angaben widersprechen sich. Die Preisseite nennt nächtliche Sicherungen für 7 Tage, wöchentliche für 26 Wochen und monatliche für weitere 6 Monate. Die Änderungsübersicht zu Version 37 der Liefer-AGB nennt 7 nächtliche, 6 wöchentliche und 6 monatliche Sicherungen. Ein Ratgeberartikel des Anbieters spricht von wöchentlichen und monatlichen Sicherungen für mindestens sechs Monate.
• Die Startseite wirbt mit „100% UK-hosted data“. Die Liefer-AGB erweitern seit Oktober 2026 die Unterauftragsverarbeiter um Telefonie-, Meeting- und KI-Anbieter und regeln internationale Übermittlungen unter britischen Transfer-Garantien. Als KI-Werkzeug nennen die AGB „Oi“.

Alternativen zu OpenCRM

In derselben Kategorie führt das Verzeichnis weitere CRM-Systeme. CentralStationCRM und cobra CRM stehen dort mit Sitz in Deutschland, für alle, die einen Anbieter in der EU suchen. insightly CRM ist ein weiteres CRM aus derselben Kategorie. Preise und Funktionsumfang der drei findest du auf ihren eigenen Seiten. Wenn du bei der Auswahl Begleitung willst, hilft unsere Beratung & Betreuung.

OpenCRM im Vergleich

OpenCRM nennt konkrete Preise. In der Kategorie tun das 161 von 324 Werkzeugen (50 Prozent).

Der Anbieter sitzt außerhalb der EU. In dieser Kategorie führt das Verzeichnis 141 Alternativen mit EU-Sitz, davon 111 aus Deutschland.

Einen dauerhaft kostenlosen Plan bietet OpenCRM nicht. In der Kategorie haben 58 von 324 Werkzeugen einen Gratis- oder Freemium-Plan.

Überblick

OpenCRM ist ein ehrlich gerechnetes Komplettpaket. Ein Preis, alle Module, 2 TB Speicher, und die Preiserhöhungen sind vertraglich gedeckelt. Das findest du selten, und für ein Team, das Vertrieb, Service, Projekte und Rechnungsstellung ohnehin in einem System haben will, ist das ein klarer Vorteil gegenüber Anbietern, die jedes Modul einzeln freischalten.

Für deutsche Firmen sehen wir drei Haken. Erstens ist das Angebot konsequent britisch: Pfund, VAT, englisches Recht, Support in britischer Zeit. Als Buchhaltungsanbindung nennt der Anbieter Xero und Sage. Ob deine deutsche Warenwirtschaft sauber andockt, würden wir vor dem Vertrag klären, direkt oder über Zapier. Unsere ERP-Beratung hilft bei genau dieser Frage. Zweitens führt das Verzeichnis Großbritannien als Land mit Angemessenheitsbeschluss, nicht als EU. Das ist für viele Datenschutzbeauftragte in Ordnung, für manche Ausschreibungen nicht. Drittens solltest du vor Vertragsschluss die Liste der Unterauftragsverarbeiter lesen und dir die Backup-Fristen schriftlich bestätigen lassen, weil der Anbieter dazu drei verschiedene Angaben macht.

Die 60 Tage Kündigungsfrist sind kein Drama, gehören aber in die Kalkulation. Unser Rat: die Testphase mit echten Daten nutzen und vorher fragen, wie lange sie läuft.