Notion

Was ist Notion?

Notion ist ein All-in-One-Workspace aus San Francisco, der Notizen, Dokumentation, Wikis, Projektmanagement und einfache Datenbankfunktionen in einer Plattform kombiniert. Das Unternehmen wurde 2016 gegründet und hat nach eigenen Angaben über 100 Millionen Nutzer weltweit, darunter 62 % der Fortune-100-Unternehmen.

Die CRM-Funktionalität in Notion basiert auf flexiblen Datenbanken: Du baust Kontakte, Deals und Aktivitäten als Datenbankeinträge ab, verlinkst sie miteinander und baust Ansichten als Kanban, Tabelle oder Kalender. Notion liefert kein natives CRM-Modul, aber zahlreiche Community-Templates machen den Einstieg einfach. Seit 2023 kommen KI-Funktionen dazu, darunter automatische Meeting-Protokolle, Enterprise Search und ein KI-Assistent.

Für wen eignet sich Notion?

Notion passt gut für Einzelpersonen, Freelancer und kleine Teams, die einen zentralen Workspace suchen und bereit sind, ihr CRM selbst aufzubauen. Typische Nutzerprofile: Agenturen, die Kunden, Projekte und Wissen in einem Tool verwalten. Startups, die schnell starten wollen, ohne direkt in ein spezialisiertes CRM zu investieren. Content-Teams und Produktteams, die Projektmanagement und Dokumentation kombinieren.

Wer ein vollwertiges Vertriebs-CRM mit Automatisierungen, Lead-Scoring und Pipeline-Reporting braucht, stößt mit Notion an Grenzen. Ab einer gewissen Teamgröße oder Datenmenge lohnt sich ein spezialisiertes Tool mehr.

Notion im Arbeitsalltag

Eine kleine Agentur mit 8 Mitarbeitern nutzt Notion als zentrales Werkzeug: Kundendatenbank mit Kontaktpersonen, Projekten und Notizen verknüpft. Kanban-Board zeigt den Projektstatus auf einen Blick. Meeting-KI erstellt automatisch Protokolle. Das interne Wiki hält Prozesse und Onboarding-Unterlagen aktuell. Wenn ein neues Projekt startet, erstellt das Team aus einem Template eine vollständige Projektseite mit Tasks, Zeitplan und Kundenkommunikation.

Der Nachteil zeigt sich im Vertrieb: Follow-up-Erinnerungen müssen manuell gesetzt werden, automatische Sequenzen gibt es nicht, und Verkaufsprognosen lassen sich nur mit Umwegen abbilden.

Preise und Pläne

Free Plan kostenlos für Einzelpersonen und kleine Teams mit Basis-Funktionen, bis zu 10 Gästen und 5 MB Dateiupload-Limit pro Datei. Plus ab 9,50 EUR pro Nutzer und Monat mit unbegrenzten Uploads, Charts und erweiterten Integrationen (Slack, Google Drive). Business ab 19,50 EUR pro Nutzer und Monat mit Notion AI, Meeting Notes, Enterprise Search, erweiterten Berechtigungen und privaten Teamspaces. Enterprise auf Anfrage mit SSO, SCIM, Audit Logs und dedizierten Ansprechpartnern. Jahresabo spart bis zu 20 % gegenüber monatlicher Abrechnung. Stand: März 2026.

Stärken und Schwächen

Notion ist ungewöhnlich flexibel: Du kannst fast jeden Workflow abbilden, von einem einfachen Kundenstamm bis zu einem komplexen Projektmanagement-System. Das Community-Ökosystem mit Tausenden fertiger Templates senkt die Einstiegshürde. Der Free Plan reicht für Einzelpersonen und kleine Teams oft aus.

Die Grenzen sind real: Notion ist kein CRM, sondern ein Werkzeugkasten. Wer Lead-Scoring, Automatisierungen, Verkaufsprognosen oder Massen-E-Mail braucht, muss zu einem spezialisierten Tool greifen. Große Datenbanken werden spürbar langsamer. Offline funktioniert Notion nur eingeschränkt.

Alternativen zu Notion

HubSpot CRM bietet ein vollwertiges kostenloses CRM mit Pipeline, Automatisierungen und E-Mail-Marketing.

Pipedrive ist ein spezialisiertes Vertriebs-CRM mit stärkerem Fokus auf Pipeline-Management und Reporting.

Airtable bietet ähnliche Datenbankflexibilität wie Notion mit etwas stärkeren Automatisierungsfunktionen.

Wenn du überlegst, welches CRM oder welcher Workspace zu deinem Unternehmen passt, hilft dir unsere Beratung & Betreuung. Für die Anbindung an bestehende Systeme unterstützen wir dich mit Automation & Prozessoptimierung.

Überblick

Notion ist kein CRM, aber ein kraftvoller Workspace, der einfache CRM-Aufgaben gut meistert. Wer einen zentralen Ort für Wissen, Projekte und Kundendaten sucht und kein komplexes Vertriebsmanagement braucht, ist hier richtig. Wer Pipeline-Automatisierungen, Lead-Scoring oder tiefes Reporting erwartet, sollte ein spezialisiertes CRM wählen.