Reicht erstmal SaaS oder direkt Eigenentwicklung? So entscheidest du für deine Wachstumsphase

“Wir haben elf SaaS-Abos und trotzdem hängt unser wichtigster Prozess in Excel.” Der Satz fiel im Erstgespräch bei einem Großhändler. Er beschreibt ziemlich genau den Moment, in dem die Frage hochkommt: SaaS oder Eigenentwicklung entscheiden, jetzt, oder noch ein Jahr so weitermachen?

Die meisten stellen die Frage falsch. Sie fragen, was grundsätzlich besser ist. Falsche Achse. Was besser ist, hängt weder am Tool noch an deinem Budget, sondern daran, in welcher Phase dein Prozess gerade steckt.

Und die unbequeme Pointe vorweg: Die Antwort ändert sich. Was heute richtig ist, ist in zwei Jahren falsch. Wer das begreift, hört auf, die Sache als Weggabelung zu sehen, und fängt an, sie als Reihenfolge zu sehen.

SaaS oder Eigenentwicklung entscheiden heißt, die Phase zu erkennen

Buy or Build wird meistens als Charakterfrage verhandelt. Der Vorsichtige mietet, der Kontrollfreak baut. Beides Unsinn. Die Grundsatzlogik dahinter, also Kern gegen Beiwerk, steht in unserer Einordnung zu Make or Buy. Die Punkte-Matrix zum Durchrechnen findest du im Beitrag zu Buy or Build im Mittelstand. Beide beantworten die Frage, was zu einem Prozess passt.

Hier geht es um die andere Achse: was zu diesem Zeitpunkt passt. Derselbe Prozess, dieselbe Firma, dasselbe Budget können in zwei aufeinanderfolgenden Jahren zwei verschiedene Antworten verdienen. Kein Widerspruch. Entwicklung.

Die These, mit der wir die meisten Kunden erst mal irritieren: SaaS zuerst ist fast immer richtig. Auch dann, wenn am Ende eine Eigenentwicklung steht. Nicht als fauler Kompromiss, sondern als der Schritt, der davor gehört.

Der Grund ist unspektakulär. Eine eigene Software zwingt dich, deinen Prozess vorher exakt zu beschreiben. Genau das kann am Anfang fast niemand. Zwei Jahre SaaS-Nutzung liefern dir diese Beschreibung frei Haus. Du weißt danach, welche Felder dein Team wirklich ausfüllt, welche Auswertung jeden Montag gezogen wird und welche Funktion nie jemand angefasst hat. Das ist das billigste Lastenheft, das du kriegen kannst. Wer den Schritt überspringt und sofort baut, bezahlt seine eigene Lernkurve zum Entwicklertagessatz.

Die DIHK hat für ihre Digitalisierungsumfrage 2026 knapp 5.000 Unternehmen gefragt, was die Digitalisierung bremst. Ganz oben steht nicht das Geld, sondern fehlende Zeit mit 58 Prozent und Komplexität mit 56 Prozent. Geld folgt erst mit 40 Prozent. Das stützt die Reihenfolge: SaaS kauft dir Zeit und nimmt dir Komplexität ab, und beides ist am Anfang knapper als Kapital.

Vier Phasen und die jeweils passende Antwort

1. Der Prozess ist noch unklar. Antwort: SaaS, ohne Diskussion. Du weißt selbst noch nicht genau, wie der Ablauf aussehen soll, weil ihr ihn gerade erst erfindet. Nimm das Standardprodukt, das am nächsten dran ist, und lass dir vom Tool zeigen, wie andere es lösen. Eine Eigenentwicklung würde hier deine Unklarheit einbetonieren, nur eben teurer.
2. Der Prozess stabilisiert sich. Antwort: beim SaaS bleiben und anfangen mitzuschreiben. Der Ablauf hat sich eingespielt, die Ausnahmen sind benannt, das Team streitet nicht mehr über Zuständigkeiten. Jetzt führst du eine Liste: Welche Workarounds laufen neben dem Tool? Welche Excel-Tabelle ist heimlich zum zweiten System geworden? Wo klickt jemand täglich dreimal, weil das Tool es nicht anders hergibt? Diese Liste ist später deine Anforderungsspezifikation. Kostet dich nichts außer Disziplin.
3. Der Prozess ist dein Wettbewerbsvorteil. Antwort: gezielt bauen, ergänzend statt ersetzend. Wenn ein Ablauf dich vom Wettbewerb unterscheidet, arbeitest du im Standard gegen dein eigenes Werkzeug. Hier lohnt Eigenentwicklung. Das heißt selten, dass du das ganze SaaS rauswirfst. Du baust das eine Modul, das dich besonders macht, und lässt alles andere im Standard laufen.
4. Skalierung. Antwort: einmal im Jahr ehrlich nachrechnen. Pro-Nutzer-Preise sind bei zwölf Leuten harmlos und bei achtzig ein Kostenblock. Laut Bitkom Cloud Report 2026 sind die Cloud-Betriebskosten 2025 bei 64 Prozent der Unternehmen gestiegen, und für 2026 erwartet über die Hälfte weitere Erhöhungen. Bitkom Research hat dafür 603 Unternehmen ab 20 Mitarbeitern befragt.

Rechne diesen letzten Punkt mit Stunden durch, nicht nur mit Lizenzen. Nimm drei Leute, die je drei Stunden pro Woche in Workarounds versenken, also Daten umkopieren, Listen abgleichen, Dinge doppelt pflegen. Macht neun Stunden. Eine Arbeitsstunde kostete deutsche Arbeitgeber 2025 im Schnitt 45,00 €, meldet das Statistische Bundesamt, nach 43,50 € im Jahr davor. Grob überschlagen sind das rund 18.000 € pro Jahr, die auf keiner Rechnung stehen. Zusätzlich zur Lizenz.

Die Signale, dass deine Phase kippt

Der Wechsel von einer Phase in die nächste passiert leise. Niemand ruft ihn aus. Diese fünf Anzeichen sehen wir in Projekten immer wieder:

• Die Workarounds sind zum eigentlichen Prozess geworden. Das Tool ist nur noch Ablage.
• Du zahlst Vollpreis für Nutzer, die drei Felder brauchen und sonst nichts.
• Der Anbieter entscheidet über deinen Kern. Ein gestrichenes Feature, eine geänderte Preisliste, und dein Ablauf wackelt.
• Du erklärst neuen Mitarbeitern mehr Ausnahmen als Regeln.
• Ein Wechsel zu einem anderen SaaS wäre die Lösung, aber du kommst nicht raus.

Der letzte Punkt ist der unangenehmste, weil er sich durch Aussitzen nicht löst. Laut Bitkom Cloud Report 2026 nennen 59 Prozent der Unternehmen Lock-in-Effekte als größte Hürde beim Anbieterwechsel, etwa weil sich Daten kaum exportieren lassen. Und obwohl viele klagen, hat nur rund ein Drittel je wirklich gewechselt: 26 Prozent einmal, 8 Prozent mehrfach. Übersetzt heißt das, die meisten bleiben nicht, weil es passt, sondern weil das Rausgehen wehtut. Wer die Signale früh ernst nimmt, entscheidet noch selbst. Wer wartet, wird entschieden.

Wann Eigenentwicklung eine schlechte Idee ist

Jetzt der Teil, den du im Verkaufsgespräch selten hörst. Es gibt vier Situationen, in denen wir von einer eigenen Software abraten, auch wenn Geld da wäre.

Wenn du sie mit eigenem Personal stemmen willst, ohne Personal zu haben. In Deutschland fehlen 109.000 IT-Fachkräfte, meldete Bitkom im August 2025, und eine offene IT-Stelle bleibt im Schnitt 7,7 Monate unbesetzt. Wer sein Kernsystem an eine Stelle hängt, die er ein Dreivierteljahr lang nicht besetzt bekommt, baut sich ein Risiko statt einer Lösung.

Wenn der Prozess Beiwerk ist. Buchhaltung, Lohn, Zeiterfassung. Da holst du keinen Vorsprung, da willst du nur, dass es läuft. Kaufen.

Wenn du die laufenden Kosten ausblendest. Als Faustregel aus unserer Projekterfahrung rechnest du mit 15 bis 25 Prozent der Entwicklungskosten pro Jahr für Wartung, Sicherheits-Updates und Weiterentwicklung. Software ohne Pflege altert schneller, als dir lieb ist. Wer diesen Posten aus der Rechnung streicht, hat nicht kalkuliert, sondern gehofft.

Wenn der Cashflow es nicht hergibt. Eine Sonderbefragung des KfW-Mittelstandspanels vom Januar 2026 zeigt, dass nur noch 27 Prozent der Mittelständler überhaupt einen Kredit für Investitionen in Betracht ziehen, 2017 waren es 66 Prozent. 63 Prozent begründen die Ablehnung damit, dass sie keine neuen Schulden wollen. Wenn du zu dieser Mehrheit gehörst, ist eine große Einmalinvestition unrealistisch, und dann ist SaaS länger die richtige Antwort. Das ist kein Scheitern, das ist Rechnen.

Was eine Eigenentwicklung übrigens auch nicht kann: dich unabhängig machen. Sie tauscht die Abhängigkeit vom Anbieter gegen die Abhängigkeit von dem, der den Code pflegt. Das ist oft der bessere Deal, weil du mitreden kannst. Ein Freifahrtschein ist es nicht, und wer dir das verspricht, verkauft dir etwas.

Was du jetzt tun kannst

Nimm den einen Prozess, der dir gerade am meisten Bauchschmerzen macht, und ordne ihn einer der vier Phasen zu. Ehrlich, nicht optimistisch. Landest du in Phase 1 oder 2, ist deine Aufgabe gar keine Entscheidung, sondern das Mitschreiben. Führ die Workaround-Liste ab morgen. In einem Jahr hast du eine Spezifikation, für die andere fünfstellig bezahlen.

Wer mit SaaS startet und später gezielt ergänzt, braucht am Ende jemanden, der beides kann: den Standard sauber einrichten und das eine Modul bauen, das den Unterschied macht. So arbeiten wir in der Softwareentwicklung, und wir bleiben danach für die Pflege an Bord. Wenn du wissen willst, in welcher Phase dein Prozess gerade steckt, hol dir eine Fokus-Session. Kein Verkaufsgespräch, eine ehrliche Einschätzung. Wenn die Antwort lautet “bleib noch ein Jahr bei deinem SaaS”, sagen wir dir genau das.