Buy or Build im Mittelstand: Die ehrliche Entscheidungsmatrix für deinen Prozess

„Sollen wir das kaufen oder selbst bauen lassen?” Diese Frage stellt sich fast jeder Geschäftsführer irgendwann, meistens bei einem Prozess, der mit der Software von der Stange nicht rund läuft. Und meistens wird sie aus dem Bauch heraus beantwortet. Der eine kauft, weil es schnell gehen muss. Der andere baut, weil er sich nicht abhängig machen will. Beide haben vielleicht recht, beide vielleicht nicht.

Die Buy or Build Entscheidung im Mittelstand ist zu teuer, um sie dem Bauchgefühl zu überlassen. Es geht oft um fünf- bis sechsstellige Beträge und um Systeme, mit denen dein Team die nächsten Jahre täglich arbeitet. Was hilft, ist Struktur. Kein Orakel, sondern eine Bewertung, die du für deinen konkreten Prozess durchziehst und an deren Ende eine Tendenz steht. Genau die bekommst du hier: eine Punkte-Matrix mit sieben Kriterien, einer Gewichtung und einer klaren Auswertung.

Wenn du die grundsätzliche Logik hinter Make or Buy noch sortieren willst, lies vorher unsere Grundsatz-Einordnung zu Make or Buy. Hier geht es ums Anwenden, nicht ums Erklären.

So funktioniert die Buy or Build Entscheidung im Mittelstand

Die Idee ist simpel. Du bewertest deinen Prozess auf sieben Kriterien. Jedes Kriterium bekommt eine Punktzahl von 0 bis 4, wobei 0 klar für Kaufen spricht und 4 klar für Bauen. Manche Kriterien wiegen schwerer als andere, deshalb gibt es einen Gewichtungsfaktor. Am Ende rechnest du zusammen und liest die Tendenz ab.

Wichtig vorweg: Du bewertest immer genau einen Prozess, nicht „die Digitalisierung” deines Unternehmens. Deine Buchhaltung kann klar auf Kaufen landen und deine spezielle Auftragsabwicklung im selben Haus klar auf Bauen. Das ist normal und sogar der Regelfall.

Hier sind die sieben Kriterien mit ihrer Gewichtung:

Kriterium	Gewicht	0 Punkte (Buy)	4 Punkte (Build)
Kern- oder Standardprozess	×3	Reiner Standard, jeder macht das so	Trägt dein Geschäftsmodell, dein Vorteil
Passgenauigkeit am Markt	×3	Standardprodukt deckt 90 %+ ab	Kein Produkt deckt mehr als 60 % ab
Integrationsbedarf	×2	Insellösung, kaum Schnittstellen	Tiefe Verzahnung mit ERP, Shop, CRM
Erwartete Lebensdauer	×2	Übergangslösung, 1 bis 2 Jahre	Dauerhaft, 5 Jahre und mehr
Datenhoheit	×2	Unkritische Daten, Cloud ist okay	Sensible Kern- oder Kundendaten
Total Cost of Ownership	×2	Build über 5 Jahre klar teurer	Build über 5 Jahre günstiger oder gleich
Internes Know-how	×1	Niemand kann ein Projekt begleiten	Fachlich starke Leute an Bord

Die höchste erreichbare Summe liegt bei 60 Punkten, die niedrigste bei 0. Wo dein Prozess landet, sagt dir die Auswertung weiter unten.

Warum „Kern oder Standard” am schwersten wiegt

Dieses Kriterium bekommt den Faktor 3, weil es die wichtigste Frage überhaupt ist. Die ganze Branche ist sich hier einig: Kaufe, was Standard ist, baue, was dich vom Wettbewerb unterscheidet. Buchhaltung, Office, Videocalls, Standard-Zeiterfassung, das ist Infrastruktur. Da hast du keinen Vorteil zu holen und solltest dein Geld nicht in eine Eigenentwicklung stecken.

Spannend wird es bei den Prozessen, die dein Geschäft tatsächlich tragen. Eine ungewöhnliche Preislogik, eine besondere Kombination aus Produktion und Verkauf, ein Freigabeprozess, der schneller ist als bei allen anderen. Wer solche Stärken in einen generischen Standardablauf presst, verschenkt genau das, was ihn auszeichnet. Ehrlich gesagt ist das der häufigste teure Fehler, den wir sehen.

Passgenauigkeit und die 60-Prozent-Schwelle

Das zweite schwergewichtige Kriterium fragt, wie gut der Markt deinen Bedarf abdeckt. Eine brauchbare Faustregel: Wenn ein Standardprodukt 90 Prozent oder mehr deiner Anforderungen trifft, kauf es und lebe mit den Lücken. Wenn die fehlenden 30 oder 40 Prozent aber genau die geschäftskritischen Teile sind, wird die Standardlösung zur Dauerbaustelle aus Workarounds.

Hier lohnt ein nüchterner Blick auf die Anpassungskosten. Anbieter und Marktbeobachter berichten übereinstimmend, dass Unternehmen rund 30 bis 40 Prozent der ursprünglichen Lizenzkosten noch einmal für Anpassungen, Integrationen und Workarounds ausgeben. Wenn deine Standardsoftware nur mit massiven Customizings passt, schmilzt ihr Preisvorteil schnell dahin.

Die Auswertung: wann Buy, wann Build, wann hybrid

Du hast deine sieben Punktwerte mit dem jeweiligen Gewicht multipliziert und summiert? Dann liest du das Ergebnis so:

1. 0 bis 20 Punkte: klar Buy. Dein Prozess ist Standard, der Markt deckt ihn gut ab, die Daten sind unkritisch. Kauf eine bewährte Lösung und investier die gesparte Zeit ins Tagesgeschäft. Eine Eigenentwicklung wäre hier verbranntes Geld.
2. 21 bis 40 Punkte: hybrid prüfen. Das ist die häufigste und die spannendste Zone. Meistens heißt die Antwort hier nicht entweder-oder, sondern sowohl-als-auch. Du nimmst Standardsoftware als Basis und baust gezielt die Teile selbst, die den Unterschied machen, oder ergänzt eine Schnittstelle, die zwei Systeme sauber verbindet.
3. 41 bis 60 Punkte: klar Build. Dein Prozess ist ein echter Wettbewerbsfaktor, kein Standardprodukt passt, die Integration ist tief und die Daten sind sensibel. Hier rechtfertigt der Nutzen die Investition in eine eigene Lösung.

Ein Rechenbeispiel zum Mitfühlen. Nimm einen Großhändler mit einer eigenwilligen Staffelpreis-Logik, die kein Standard-ERP sauber abbildet. Kern- oder Standardprozess: 4 Punkte ×3 macht 12. Passgenauigkeit am Markt: 3 ×3 macht 9. Integrationsbedarf zur Warenwirtschaft: 4 ×2 macht 8. Lebensdauer dauerhaft: 4 ×2 macht 8. Datenhoheit mittel: 2 ×2 macht 4. TCO über fünf Jahre günstiger: 3 ×2 macht 6. Internes Know-how dünn: 1 ×1 macht 1. Summe: 48 Punkte. Klare Empfehlung Build, hier für ein eigenes Preismodul, das an das bestehende ERP andockt, statt das ganze ERP zu ersetzen.

Total Cost of Ownership richtig in die Matrix bringen

Das TCO-Kriterium wird am häufigsten falsch ausgefüllt, weil die meisten nur die Anfangskosten vergleichen. Das ist der teuerste Denkfehler bei dieser Entscheidung. Marktbeobachter gehen davon aus, dass bei Software rund 70 Prozent der Gesamtkosten erst nach dem Go-live anfallen. Versteckte Posten schlagen oft mit 30 bis 50 Prozent zusätzlich zur reinen Build-Summe zu Buche.

Rechne deshalb über fünf Jahre, nicht über eins. Beim Kaufen gehören Lizenzgebühren, regelmäßige Preissteigerungen, zusätzliche Module und Customizings komplett rein. Beim Bauen kalkulierst du die Wartung mit, als Faustregel rund 15 bis 20 Prozent der Entwicklungskosten pro Jahr. Wer das ehrlich macht, sieht oft das gleiche Muster: Standardsoftware ist am Tag eins billiger, eine eigene Lösung über fünf Jahre häufig günstiger, weil keine laufenden Lizenzgebühren anfallen. Wie sich die Build-Summe zusammensetzt, haben wir in unsere Softwareentwicklung und in den Kostenbeitrag zur individuellen Softwareentwicklung ausführlich aufgeschlüsselt.

Was diese Matrix nicht leistet

Hand aufs Herz: Eine Matrix ersetzt kein Gespräch. Sie strukturiert die Entscheidung, sie trifft sie nicht. Zahlen wie „48 Punkte” wirken objektiv, sind aber nur so gut wie deine ehrliche Selbsteinschätzung bei jedem einzelnen Kriterium. Wer den eigenen Prozess für einzigartiger hält, als er ist, schraubt sich die Punktzahl künstlich nach oben.

Drei Dinge fängt die Matrix bewusst nicht ein. Den Zeitdruck, wenn du in sechs Wochen live sein musst, fällt jede Build-Tendenz in der Praxis Richtung Kaufen. Die Marktreife verfügbarer Produkte, die sich monatlich ändert. Und das berühmte Bauchgefühl deines Teams, das den Standard schon kennt und ablehnt, weil es genau weiß, wo es hakt. Diese weichen Faktoren gehören in ein Gespräch, nicht in eine Tabelle.

Was die Matrix aber leistet: Sie zwingt dich, die richtigen Fragen zu stellen, bevor du Geld ausgibst. Und sie macht eine Diskussion im Team möglich, in der nicht der Lauteste gewinnt, sondern das Kriterium. Das ist mehr wert, als es klingt.

Was du jetzt tun kannst

Nimm dir den einen Prozess vor, bei dem dir die Standardsoftware gerade am meisten Bauchschmerzen macht. Geh die sieben Kriterien ehrlich durch, vergib Punkte, multipliziere mit dem Gewicht, zähl zusammen. In zwanzig Minuten hast du eine Tendenz, die belastbarer ist als jedes Bauchgefühl.

Landest du im hybriden Mittelfeld, ist das kein Zeichen von Unentschlossenheit, sondern oft die wirtschaftlich klügste Antwort. Genau dort lohnt sich der zweite Blick von außen am meisten. In einer Fokus-Session gehen wir deinen Prozess gemeinsam durch und sagen dir ehrlich, wo die Grenze zwischen Kaufen und Bauen für dich sinnvoll liegt. Kein Verkaufsgespräch, eine ehrliche Einschätzung. Manchmal lautet die Antwort auch: „Kauf das Standardprodukt und gut ist.” Und wenn aus deiner Entscheidung eine eigene Lösung wird, betreuen und erweitern wir sie auch über den Launch hinaus, statt dich danach allein zu lassen.