Beantwortet von Matthias Hinsche Stand
Im B2B bestellt selten eine Person allein. Ein Einkäufer legt in den Warenkorb, jemand anders gibt frei, die Buchhaltung braucht eine Kostenstelle. Bildet der Shop das nicht ab, wird er umgangen.
Die Rollen
Besteller. Darf Artikel in den Warenkorb legen und bis zu einer Grenze selbst bestellen.
Freigeber. Bekommt Bestellungen über der Grenze zur Prüfung, sieht Warenkorb, Kostenstelle und Begründung.
Administrator. Verwaltet Nutzer, Grenzen und Lieferadressen innerhalb des Kundenkontos.
Diese Struktur gehört ins Kundenkonto, nicht in getrennte Konten. Sonst sieht jeder nur seine eigenen Bestellungen und die Freigabe läuft doch wieder per Mail.
Wie Budgets funktionieren
Üblich sind zwei Varianten: eine Grenze je Bestellung und ein Budget je Zeitraum. Die erste ist einfacher, die zweite näher an der Realität in größeren Organisationen.
Wichtig ist die Frage, was bei Überschreitung passiert: Bestellung blockieren oder zur Freigabe leiten. In der Praxis bewährt sich Letzteres, weil eine blockierte Bestellung zum Telefonat führt.
Was technisch dahintersteckt
Shopware bildet das über die B2B-Komponenten der kommerziellen Editionen ab, Shopify über Shopify B2B in höheren Tarifen. In beiden Fällen lohnt vorher der Abgleich mit deinem tatsächlichen Freigabeprozess: Je näher der Standard daran liegt, desto günstiger wird es.
Der häufigste Fehler bei der Einführung
Den Prozess komplizierter abzubilden, als er gelebt wird. Wenn in der Realität der Chef bei allem über 500 € kurz zustimmt, braucht es keine dreistufige Freigabekette mit Vertretungsregelung.
Was neben der Technik geregelt sein muss
Vertretung. Wenn der Freigeber im Urlaub ist, muss jemand anders freigeben können, sonst liegt die Bestellung. Diese Regel gehört in das System, nicht in eine Absprache.
Benachrichtigung. Der Freigeber muss erfahren, dass etwas wartet, und zwar dort, wo er ohnehin hinschaut. Eine Meldung im Shop, die niemand sieht, ist keine.
Nachvollziehbarkeit. Wer hat wann was freigegeben. Bei Rückfragen aus der Buchhaltung ist das der entscheidende Punkt.
Wie die Preisseite dazu aussieht, steht in Kundengruppen und Preislisten in Shopware 6.