XWiki

Was ist XWiki?

XWiki ist ein quelloffenes Wiki für Unternehmen. Dahinter steht die XWiki SAS mit Sitz in Paris, eingetragen im Handelsregister Paris unter der Nummer 477 865 281. Der Anbieter stellt XWiki ausdrücklich als Alternative zu Confluence, Notion und SharePoint dar und nennt seinen Ansatz „Structured Wiki“: Seiten tragen neben Text auch strukturierte Daten, und mit Skripten direkt in der Seite entstehen Makros und eigene Anwendungen.

Das Angebot hat vier Ebenen, die du auseinanderhalten solltest. Die Software selbst gibt es kostenlos und quelloffen als XWiki Community. Auf einer anderen Seite heißt dieselbe Fassung XWiki Standard. Darauf setzen die bezahlten Stufen Starter, Basic, Business und Enterprise auf, die Cloud-Hosting, Support und Erweiterungen bündeln. Die Erweiterungen, Pro Apps genannt, lassen sich auch einzeln kaufen. Die vierte Ebene sind Dienstleistungen wie Beratung, Schulung, Datenimport und Entwicklung.

Zur Verbreitung nennt der Anbieter mehr als 800 Teams weltweit. Bei anderen Kennzahlen ist er sich selbst nicht einig. Die Funktionsseite spricht von über 700 Erweiterungen, die Seite zu XWiki Standard von über 600, die Testseite von mehr als 1.000 Apps und Integrationen. Die Erfahrung beziffert die Startseite mit 20 Jahren, die Seite „Why XWiki“ mit über 21 Jahren.

Für wen eignet sich XWiki?

Als Einsatzfelder führt der Anbieter Wissensdatenbank, Prozessdokumentation, Extranet und Communitys, digitalen Arbeitsplatz und eigene Anwendungen auf. Die Nutzergrenzen der bezahlten Stufen reichen von 25 bei Starter über 1.000 bei Basic und 10.000 bei Business bis unbegrenzt bei Enterprise. Der Preisrechner beginnt bei 10 Nutzerkonten.

Gut passt XWiki zu Organisationen, die ihr Wiki selbst betreiben wollen oder müssen. Die Community-Fassung läuft auf eigenen Servern und kostet nichts. Wer später Support braucht, muss dafür nicht in die Cloud wechseln: Basic, Business und Enterprise gibt es für Cloud und eigenen Betrieb, laut Anbieter zum gleichen Preis. Teams, die von Confluence kommen, finden ab Business ein eigenes Migrationspaket.

Weniger passend ist XWiki, wenn du ein Wiki ohne Betriebsaufwand und ohne Vertrag suchst. Die kostenlose Fassung setzt du selbst auf, Support gibt es dort nur aus der Community und ohne Garantien. Die kleinste bezahlte Stufe Starter ist auf 25 Nutzer begrenzt, läuft nur in der XWiki Cloud und enthält keine Pro Apps. Wer Anmeldung über SAML, OIDC oder Entra ID braucht, landet mindestens bei Business.

XWiki im Arbeitsalltag

Am Anfang steht die Wahl des Betriebsorts. In der XWiki Cloud übernimmt der Anbieter Backups, Upgrades und Infrastruktur, stellt eine eigene virtuelle Maschine bereit und liefert Integrationen vorinstalliert. Die Cloud ist laut Vergleichsseite nach ISO 27001 zertifiziert und wird in Frankreich bei OVHcloud betrieben. Beim Download für den eigenen Server liegen Deployment, Infrastruktur, Sicherheit und Compliance bei dir. Für den eigenen Betrieb nennt die Preistabelle Linux, Tomcat, Jetty, Docker und Debian. Kubernetes, Windows, Oracle und mehrere Mandanten oder Cluster stehen nur in der Spalte Enterprise.

Im Alltag schreibst du Seiten im WYSIWYG-Editor oder bearbeitest sie direkt an Ort und Stelle. Bilder und Office-Dateien hängst du an und siehst sie in der Vorschau. Kommentare, Anmerkungen, Erwähnungen und eine vollständige Änderungshistorie machen nachvollziehbar, wer was geändert hat. Wiederkehrende Inhalte bekommen eine Struktur: Mit AppWithinMinutes legst du per Drag-and-drop eigene Datenstrukturen an, gepflegt werden sie über Formulare, und filterbare Tabellen, die sogenannten Livetables, machen die Einträge auffindbar. Für Blog, Ideen und Aufgaben liefert XWiki fertige Strukturen mit.

Rechte vergibst du über Gruppen und ein Berechtigungssystem. Die Preistabelle führt die Anmeldung über LDAP und Active Directory ab Basic, OIDC, Entra ID, CAS und SAML ab Business und SCIM nur in Enterprise.

Für den Umstieg von Confluence gibt es das Confluence Migration Toolkit. Es installiert laut Anbieter alle nötigen Anwendungen automatisch und überträgt Daten, Seitenhistorie, Nutzer, Rechte, Anhänge und Metadaten. Als veröffentlichte Referenzen führt der Anbieter eine XWiki-Plattform bei Amazon mit 20.000 Nutzern und Millionen Seiten, die Partner-Wissensdatenbank von Lenovo und das Intranet von SFR-Altice an. Die Zahlen stammen vom Anbieter und sind nicht unabhängig geprüft.

Beim Thema KI steht XWiki noch am Anfang. Die Preistabelle weist eine KI-Integration als Beta aus, und zwar nur in Enterprise. Für den 29. Oktober 2026 kündigt der Anbieter ein Webinar zum XWiki MCP Server an, ebenfalls mit dem Zusatz Beta.

Preise und Pläne

XWiki trennt vier Kostenebenen. Stand: Oktober 2026.

Software. XWiki Community ist kostenlos und quelloffen, du setzt sie selbst auf. Der Anbieter schreibt dazu „Free. Forever.“ Support kommt dort aus der Community, ohne Garantien. Community-Erweiterungen sind in jeder Stufe nutzbar.

Cloud und Support. Die Stufen Starter, Basic, Business und Enterprise rechnet XWiki je Nutzer ab. Der Preisrechner zeigt nach Eingabe der Teamgröße einen Jahresbetrag und den Betrag je Nutzer und Monat. Zur Wahl stehen ein Jahr oder drei Jahre, die Dreijahreslaufzeit ist mit 20 Prozent Ersparnis ausgewiesen. Cloud und eigener Betrieb kosten laut Anbieter gleich viel. Starter bestellst du nur online, die übrigen Stufen online mit 5 Prozent Nachlass oder manuell. Für den Online-Kauf jeder Stufe verlangt die Preisseite eine aktive XWiki-Cloud-Instanz, für den eigenen Betrieb und Sonderprojekte verweist sie auf ein individuelles Angebot.

Die Grenzen laut Preistabelle:

• Starter: bis 25 Nutzer, nur XWiki Cloud, 1 Unterwiki, 1 Supportkontakt, Supportportal, Reaktion auf kritische Fälle in 1 Arbeitstag. Virenscanner enthalten, Pro Apps nicht.
• Basic: bis 1.000 Nutzer, Cloud und eigener Betrieb, eigene Domain in der Cloud, LDAP und Active Directory, XWiki Pro Apps, 25 Unterwikis, 2 Supportkontakte, Reaktion auf kritische Fälle in 4 Arbeitsstunden.
• Business: bis 10.000 Nutzer, dazu OIDC, Entra ID, CAS und SAML, IP-Allowlisting, Confluence Migration Toolkit, Support über Portal und E-Mail, 50 Unterwikis, 3 Supportkontakte, Reaktion auf kritische Fälle in 2 Arbeitsstunden.
• Enterprise: unbegrenzte Nutzerzahl, dazu SCIM, Migration aus Confluence, SharePoint und MediaWiki, KI-Integration als Beta, die Erweiterungen Change Request und Replication, fester Ansprechpartner, 100 Unterwikis, 4 Supportkontakte, Reaktion auf kritische Fälle in 2 Arbeitsstunden.

Support gibt es in allen bezahlten Stufen von 9 bis 17 Uhr MEZ. Der Speicher hängt von Stufe und Teamgröße ab: Für 1 bis 10 Nutzer sind es 2 GB in Starter und Basic, 5 GB in Business und 10 GB in Enterprise. Für 11 bis 100 Nutzer 5, 20, 50 und 100 GB. Ab 101 Nutzern ist Starter nicht verfügbar, die übrigen Stufen bieten 50, 100 und 500 GB.

Erweiterungen. Die Pro Apps, darunter Diagramme mit draw.io, Pro Macros, Task Manager, Kalender, Meetings, Dateiverwaltung, Virenscanner, Office365, OnlyOffice und OpenProject, lassen sich einzeln kaufen oder sind ab Basic im XWiki-Pro-Paket enthalten. Einzelpreise nennt die Preisseite nicht, verkauft wird über den XWiki Store. Uneinheitlich ist der Umfang: Laut Preisseite sind „die meisten“ Pro Apps ab Basic ohne Aufpreis dabei, laut Seite zu den Business Apps erhalten Kunden von XWiki Pro, XWiki Cloud und Supportverträgen alle Business Apps und Konnektoren ohne Zusatzkosten. Starter ist ein Cloud-Tarif, führt in der Tabelle aber keine Pro Apps.

Dienstleistungen. Beratung kostet 1.200 € pro Tag und ist Kunden mit Business- oder Enterprise-Supportvertrag vorbehalten. Schulung kostet 1.500 € pro Tag, Dauer und Format variieren. Alle professionellen Dienstleistungen setzen einen aktiven Supportvertrag voraus.

Nachlässe und Test. Open-Source-Projekte erhalten kostenloses Cloud-Hosting auf Starter-Niveau samt Pro-App-Lizenzen und 50 Prozent Nachlass auf Support. NGOs bekommen 50 Prozent auf Support, Hosting und Apps, Hochschulen 50 Prozent auf Support und Hosting. Testen kannst du bis zu 30 Tage ohne Kreditkarte, auf Anfrage auch länger.

Stärken und Schwächen

Stärken:

• Die Community-Fassung ist kostenlos und quelloffen, der Anbieter bewirbt sie mit „Free. Forever.“
• Cloud und eigener Betrieb kosten laut Anbieter dasselbe.
• Die XWiki Cloud ist nach ISO 27001 zertifiziert und wird in Frankreich bei OVHcloud betrieben.
• Bis zu 30 Tage Test ohne Kreditkarte, auf Anfrage verlängerbar.
• Reaktionszeiten je Schweregrad und Stufe stehen offen in der Preistabelle.
• 50 Prozent Nachlass für NGOs und Hochschulen, für Open-Source-Projekte kostenloses Cloud-Hosting auf Starter-Niveau.
• Der Rechtsträger ist mit Legal Notice benannt: XWiki SAS, Paris, Handelsregister Paris 477 865 281.

Schwächen:

• Die Beträge je Nutzer erscheinen erst im Preisrechner, eine feste Preisliste steht nicht auf der Preisseite.
• Starter läuft nur in der XWiki Cloud und ohne Pro Apps. Eigener Betrieb mit Support beginnt bei Basic.
• OIDC, Entra ID, CAS und SAML gibt es erst ab Business, SCIM nur in Enterprise.
• KI-Integration und Migration aus SharePoint und MediaWiki führt die Tabelle nur in Enterprise.
• Der Support arbeitet in allen bezahlten Stufen von 9 bis 17 Uhr MEZ.
• Beratung setzt einen Business- oder Enterprise-Supportvertrag voraus, jede Dienstleistung einen aktiven Supportvertrag.
• Ob alle oder nur die meisten Pro Apps im Support enthalten sind, beantworten zwei Seiten des Anbieters unterschiedlich.
• Die Datenschutzerklärung der Website stammt vom 8. Februar 2021. Die Hosting-Bedingungen für Kunden teilt XWiki laut Erklärung im Einzelfall mit.

Alternativen zu XWiki

In derselben Kategorie stehen bei uns Nuclino, Joplin und Anytype. Der Anbieter selbst vergleicht XWiki mit Confluence, Notion und SharePoint. Wenn du vor der Wahl zwischen einem selbst betriebenen Wiki und einer Cloud-Lösung stehst, hilft dir unsere Beratung & Betreuung. Wer das Wiki an Prozesse und KI-Werkzeuge anbinden will, findet Unterstützung bei Automation & Prozessoptimierung.

XWiki im Vergleich

XWiki nennt konkrete Preise. In der Kategorie tun das 7 von 7 Werkzeugen (100 Prozent).

Anbieter aus der EU: 7 von 7 in dieser Kategorie.

Überblick

Wir halten XWiki für eine der stärksten Optionen, wenn ein Unternehmens-Wiki auf eigenen Servern laufen soll und die Daten in der EU bleiben müssen. Der kostenlose Einstieg über die Community-Fassung ist echt, und der gleiche Preis für Cloud und eigenen Betrieb macht den Betriebsort zu einer Frage von Know-how und Datenschutz statt von Budget. Für Confluence-Umsteiger ist das Migrationspaket ein echtes Argument.

Plane die Kosten trotzdem genau. Feste Listenpreise gibt es nicht, und wichtige Funktionen hängen an den oberen Stufen: SAML und OIDC an Business, SCIM, KI und die SharePoint-Migration an Enterprise. Wer XWiki ohne Supportvertrag betreibt, braucht eigenes Know-how im Haus, denn auch Beratung gibt es nur mit Vertrag. Und prüfe vor dem Kauf schriftlich, welche Pro Apps deine Stufe tatsächlich enthält, weil die Seiten des Anbieters das unterschiedlich darstellen.