Whatfix

Was ist Whatfix?

Whatfix ist eine Digital Adoption Platform (DAP), die Unternehmen hilft, ihre Software-Investitionen besser zu nutzen. Die Plattform legt interaktive Guides, Tooltips und Onboarding-Flows direkt über bestehende Enterprise-Anwendungen. Nutzer bekommen Hilfe genau dort, wo sie sie brauchen, ohne die Anwendung zu verlassen.

Der Kern: Ein No-Code Editor, mit dem Teams Walkthroughs, Task Lists und kontextbezogene Hilfe erstellen. Whatfix sitzt als Overlay auf der bestehenden Software und erkennt, wo der Nutzer gerade ist. Dazu kommen Product Analytics, die zeigen, welche Features genutzt werden und wo Nutzer abbrechen. Über 700 Unternehmen setzen Whatfix ein, darunter mehr als 80 Fortune-500-Konzerne.

Für wen eignet sich Whatfix?

Whatfix richtet sich an große Organisationen, die komplexe Enterprise-Software (SAP, Salesforce, Workday, ServiceNow) einführen oder die Nutzung bestehender Systeme verbessern wollen. IT-Abteilungen, HR-Teams und Change-Management-Verantwortliche sind die typischen Käufer. Der größte Hebel entsteht bei Software-Rollouts, bei denen tausende Mitarbeiter geschult werden müssen.

Für kleine Teams mit einfachen Tools ist Whatfix überdimensioniert. Wer ein eigenes SaaS-Produkt mit In-App-Onboarding ausstatten will, findet mit Pendo oder Userpilot schlankere Alternativen. Whatfix lohnt sich, wenn die Organisation jährlich sechsstellige Beträge für Enterprise-Software ausgibt und die Adoption ein echtes Problem ist.

Whatfix im Arbeitsalltag

Ein Industrieunternehmen führt SAP S/4HANA für 3.000 Mitarbeiter ein. Statt klassischer Schulungen erstellt das Projektteam mit Whatfix interaktive Walkthroughs direkt in SAP. Ein neuer Mitarbeiter in der Einkaufsabteilung öffnet die Bestellanforderung und bekommt Schritt für Schritt erklärt, welche Felder ausgefüllt werden müssen. Smart Tips erklären Fachbegriffe per Mouseover. Eine Self-Service Knowledge Base zeigt kontextbezogen passende Artikel und Videos. Die Analytics zeigen dem Projektteam: 85% der Nutzer schließen den Bestellprozess beim ersten Mal korrekt ab. Ohne Whatfix waren es 45%.

Preise und Pläne

Whatfix veröffentlicht keine Standardpreise. Die Kosten richten sich nach Nutzeranzahl, Modulen und Anwendungen. Erfahrungswerte liegen bei 10 bis 100 USD pro User und Monat. Enterprise-Lizenzen werden individuell verhandelt. Eine kostenlose Testversion ist auf Anfrage verfügbar. Stand: März 2026.

Stärken und Schwächen

Die Enterprise-Reife ist die zentrale Stärke. Whatfix funktioniert mit den großen Enterprise-Plattformen und hat sich bei Fortune-500-Unternehmen bewährt. Der No-Code Editor ermöglicht es auch nicht-technischen Teams, Inhalte zu erstellen und zu pflegen. Die Analytics liefern echte Daten zur Software-Adoption, nicht nur Bauchgefühl. Die G2-Bewertung von 4,6 bei 482 Reviews bestätigt die Qualität.

Die fehlende Preistransparenz ist ein Nachteil. Wer nicht mit einem Enterprise-Vertriebsteam sprechen will, bekommt keine konkreten Zahlen. Die Einrichtung ist ein Projekt für sich, kein Plug-and-Play-Tool. Für kleine Teams oder einfache Produkte gibt es schlankere und günstigere Alternativen.

Alternativen zu Whatfix

Pendo kombiniert Product Analytics mit In-App Guides. Stärker bei eigenen SaaS-Produkten, weniger bei Enterprise-Software-Rollouts.

WalkMe ist der direkte Enterprise-Konkurrent. Ähnlicher Funktionsumfang, oft teurer, aber mit stärkerer Prozessautomatisierung.

Userpilot ist die schlankere Alternative für SaaS-Produkte. Günstiger, schneller eingerichtet, aber nicht für SAP oder Salesforce gedacht.

Wenn du digitale Prozesse optimieren oder Software-Einführungen begleiten willst, unterstützen wir dich.

Überblick

Whatfix ist die richtige Wahl für Unternehmen, die komplexe Enterprise-Software einführen und die Adoption systematisch messen wollen. Für SaaS-Produkte oder kleine Teams gibt es passendere und günstigere Lösungen.