v.Soft

Was ist v.Soft?

v.Soft ist eine ERP-Software für Handels- und Dienstleistungsunternehmen. Hersteller ist die Vepos GmbH, Emilienstraße 9 in 90489 Nürnberg, eingetragen beim Registergericht Nürnberg unter HRB 43754, Geschäftsführer ist Jörg Lehmeier. Er gründete Vepos nach eigener Darstellung 2005; die Entwicklung von v.Soft startete davor mit einer kleinen Gruppe von Programmierern und zielte zunächst nur auf Händler.

Verkauft wird das Produkt in drei Linien mit je drei Stufen. v.Soft Dienstleister richtet sich an Service- und Dienstleistungsbetriebe, v.Soft Handel an E-Commerce, Groß- und Einzelhandel, v.Soft Ultimate kombiniert beides. Jede Linie gibt es als Basic, Professional und Enterprise, kumulativ aufgebaut. Dazu kommen zwei mobile Apps und ein optionales FiBu-Modul.

Abgerechnet wird pro Concurrent User, also nach der Zahl der gleichzeitigen Zugriffe. Eine Lizenz kann sich damit auf mehrere Personen verteilen, solange sie nicht zeitgleich arbeiten, was der Anbieter für Jobsharing und Schichtbetrieb hervorhebt. Betrieben wird v.Soft on premises oder über einen Hosting-Partner, nicht als Cloud-Dienst von Vepos selbst. Mieten und Kaufen sind beide möglich.

Für wen eignet sich v.Soft?

Auf der Dienstleisterseite nennt Vepos Errichter von Sicherheits- und Gebäudetechnik, technischen Außendienst, Refurbishment- und Repair-Center, B2B-Werkstätten, IT-Systemhäuser und Managed Service Provider, IT-Dienstleister, Medizintechnik-Dienstleister sowie Managed-Print- und DMS-Services. Auf der Handelsseite geht es um Großhandel, Einzelhandel, Versandhandel und E-Commerce. Ausgearbeitete Branchenseiten gibt es bislang für Sicherheits- und Gebäudetechnik, Großhandel sowie Anlagen- und Maschinenbau, dreizehn weitere Branchen stehen mit dem Hinweis „mehr in Kürze” auf der Übersicht.

Wer fertigt, sollte genau hinsehen. Der Anbieter schreibt selbst, dass sich v.Soft im Bereich der Herstellung für Staging, Assembling und die verlängerte Werkbank eignet. Von Produktionsplanung, Stücklistenauflösung oder Betriebsdatenerfassung in der Fertigung ist keine Rede. Auch wer ohne Vertriebskontakt ausprobieren will, kommt nicht weit: eine Testversion gibt es laut FAQ derzeit nicht, nur eine Live-Online-Demo. Das kostenlose Testsystem, das die Preisseite bei jedem Paket aufführt, gehört zum gebuchten Paket, nicht zum Ausprobieren vorab.

v.Soft im Arbeitsalltag

Der Kern ist in beiden Linien gleich: Kunden- und Lieferantenverwaltung, Artikel- und Lagerverwaltung, Einkaufs- und Verkaufsbelege von Angebot über Auftrag und Rechnung bis Gutschrift, OPOS-Verwaltung mit Mahnwesen und Reportings. Darüber liegt ein Manager-Cockpit mit Prozessverfolgung, Eskalationsmanagement, Wiedervorlagen sowie Umsatz- und Absatzplanung.

Im Dienstleistergeschäft läuft die Arbeit über Tickets. Aufgaben und Außendiensteinsätze landen im Ticketsystem, werden priorisiert, terminiert und auf einer digitalen Plantafel dargestellt. Zu jeder betreuten Anlage führt v.Soft eine Geräteakte mit technischen Daten, Konfiguration, Plänen, Zeichnungen, Bildern, Historie, Wartungsplanung und laufenden Serviceverträgen. Die Tourenplanung berechnet Routen und Fahrtzeiten aus den anstehenden Einsätzen und schiebt sie in die Plantafel zurück. Draußen arbeitet der Techniker mit der v.App Servicemanagement: Kalender, Material- und Zeiterfassung, Geräteakte, digitale Serviceberichte mit Unterschrift, offlinefähig. Kunden melden Störungen und Reklamationen über ein Online-Kundenportal, aus dem die Vorgänge automatisch nach v.Soft laufen. Zeiterfassung, Urlaubs- und Reisekostenverwaltung hängen an denselben Tickets und Projekten, Projekte selbst bekommen Soll-Ist-Kostenvergleich, Fertigstellungsgrade und Nachkalkulation.

Im Handel dreht sich alles um Ware und Versand. v.Soft erzeugt laufwegoptimierte Picklisten, zeigt am Packtisch die Zuordnung von Artikeln zu Aufträgen und erstellt Versandlabel, Lieferscheine und Rechnungen automatisch. Angebunden sind laut Anbieter Shopsysteme wie OXID eSales, Shopify, Shopware 6, Magento und WooCommerce, Zahlungsanbieter wie PayPal, Mollie, Klarna und Amazon Payments sowie Versanddienstleister von DHL über DPD, Hermes, UPS und GLS bis zur Deutsche Post Internetmarke. Dropshipping läuft durchgängig, inklusive Rückmeldung der Sendungsnummern an Kanäle wie Amazon. Eine nächtliche Bestelleskalation prüft, ob bestellte Ware den prognostizierten Bedarf noch rechtzeitig deckt. Für automatisierte Lager unterstützt v.Soft nach Anbieterangaben Anlagen wie Storojet-Lager, Hochregallager, das Staplerleitsystem von Jungheinrich und Volumenscanner von Bosche. Die mobile Datenerfassung übernimmt die v.App MDE bei Wareneingangsprüfung, Umlagerung, Differenzbuchung, Inventur und Stücklistenherstellung.

Hinten heraus steht die Buchhaltung. Zahlungsverkehr, Mahnwesen und OPOS sind in jedem Paket enthalten, alles Weitere kommt über das FiBu-Modul: automatische Belegbuchung, Kontoauszugsmanager mit direkter Bankanbindung, Kassenbuch, BWA, Summen- und Saldenliste, Umsatzsteuer-Voranmeldung, Zusammenfassende Meldung, Intrastat, Anlagenbuchhaltung, Kostenstellenrechnung und DATEV-Export. Laut Anbieter lassen sich damit 90 bis 98 Prozent der Kontobewegungen automatisch verbuchen; diese Angabe stammt vom Hersteller und ist nicht unabhängig geprüft. E-Rechnungen gehen als ZUGFeRD und XRechnung raus. Beim Anbinden von Shop, Kasse und Buchhaltung hilft ERP & Warenwirtschaft.

Preise und Pläne

v.Soft rechnet pro Concurrent User und Monat ab, alle Beträge netto zuzüglich Umsatzsteuer bei jährlicher Abrechnung. v.Soft Dienstleister kostet 80 Euro in Basic, 115 Euro in Professional und 125 Euro in Enterprise. v.Soft Handel liegt bei denselben Beträgen: 80, 115 und 125 Euro. v.Soft Ultimate startet bei 80 Euro in Basic, kostet 125 Euro in Professional und 135 Euro in Enterprise. Der Anbieter nennt eine Staffelung nach Nutzerzahl, ohne sie zu beziffern: je mehr User, desto günstiger werde es, für eine genaue Auskunft verweist er auf den Vertrieb.

In jedem Paket enthalten sind laut Preisseite der Betrieb on premises oder über einen Hosting-Partner inklusive Updates, eine Stunde Support pro Monat und ein kostenloses Testsystem. Das FiBu-Modul kommt optional dazu und kostet 5 Euro pro Concurrent User und Monat in Basic, 15 Euro in Professional und 20 Euro in Enterprise. Die v.App Servicemanagement wird mit 30 Euro pro Gerät und Monat berechnet, die v.App MDE ist inklusive, belegt bei Nutzung aber einen Concurrent User. Beide Apps setzen ein Professional- oder Enterprise-Paket voraus.

Neben der Miete mit monatlicher oder jährlicher Zahlung ist auch ein einmaliger Kauf möglich, dessen Konditionen nicht öffentlich stehen. Ein Upgrade ist jederzeit möglich, ein Downgrade nur einmal im Jahr. Einen kostenlosen Plan und eine Testversion gibt es nicht. Für den ersten Go-live nennt Vepos in der Regel drei bis sechs Monate. Stand: August 2026.

Stärken und Schwächen

Stärken:

• Vollständige Preistabelle online für alle neun Paketstufen, das FiBu-Modul und die Apps, jeweils mit Abrechnungseinheit
• Abrechnung nach Concurrent User: eine Lizenz lässt sich auf mehrere Personen verteilen, solange sie nicht zeitgleich arbeiten
• Zwei getrennte Produktlinien für Dienstleistung und Handel plus ein kombiniertes Paket, kumulativ aufgebaut
• Service-Tiefe im Dienstleisterpaket: Ticketsystem mit Plantafel, Geräteakte mit Historie, Wartungsplanung, Tourenplanung, Kundenportal und offlinefähige Außendienst-App
• Handelsseitig ausgewiesene Anbindungen an Shopsysteme, Zahlungsanbieter, Versanddienstleister und automatisierte Lagertechnik
• Miete und Kauf stehen beide zur Wahl, Betrieb on premises oder über einen Hosting-Partner
• Deutscher Hersteller mit vollständigem Impressum, Support aus Nürnberg, Support-Portal, Online-Hilfe, Release-Notes und E-Learning-Plattform

Schwächen:

• Keine Testversion, der Einstieg läuft über eine Live-Online-Demo mit dem Vertrieb
• Kein Cloud-Betrieb durch den Hersteller selbst, sondern on premises oder über einen Hosting-Partner
• Die Nutzerstaffel bleibt unbeziffert, den tatsächlichen Preis erfährst du erst im Vertriebsgespräch, ebenso die Kaufkonditionen
• Die genannten Beträge gelten bei jährlicher Abrechnung, für monatliche Zahlung steht kein Preis auf der Website
• Beide Apps setzen mindestens ein Professional-Paket voraus, die v.App MDE belegt bei Nutzung zusätzlich einen Concurrent User
• Ein Downgrade des Pakets ist nur einmal im Jahr möglich
• Für die Fertigung nennt der Anbieter nur Staging, Assembling und verlängerte Werkbank, keine Produktionsplanung
• Der telefonische Support ist werktags von 9 bis 12 und 13 bis 16 Uhr erreichbar, eine Stunde pro Monat ist im Paket enthalten
• Von den auf der Branchenseite gelisteten Segmenten sind bislang drei ausgearbeitet, der Rest ist als „mehr in Kürze” angekündigt

Alternativen zu v.Soft

Aus derselben Kategorie lohnt der Blick auf SelectLine, microtech und Modern Office. Die Entscheidung hängt daran, wo dein Schwerpunkt liegt: Wer überwiegend Service und Wartung abrechnet, braucht Plantafel und Geräteakte, wer Ware bewegt, braucht Kommissionierung und Shopanbindung. v.Soft deckt beides ab, aber nur im teuersten Paket zugleich.

v.Soft im Vergleich

Diese Einordnung rechnet sich aus dem Verzeichnis selbst: v.Soft steht in der Kategorie mit 208 weiteren Werkzeugen.

Anbieter mit Sitz in Deutschland: 138 von 208 in dieser Kategorie. Aus der EU insgesamt 159.

v.Soft nennt konkrete Preise. In der Kategorie tun das 65 von 208 Werkzeugen (31 Prozent).

Einen kostenlosen Einstieg bietet v.Soft nicht. In der Kategorie haben 17 von 208 Werkzeugen einen Gratis- oder Freemium-Plan.

Überblick

v.Soft gehört zu den wenigen ERP-Systemen dieser Größenordnung, die ihre Listenpreise vollständig veröffentlichen, inklusive Modul- und App-Preisen. Das Concurrent-User-Modell passt gut zu Betrieben mit Schichten oder Teilzeit, weil nicht jeder Kopf eine eigene Lizenz braucht. Stark ist die Service-Seite mit Ticket, Plantafel, Geräteakte und Außendienst-App, stark ist auch die Handelsseite mit Kommissionierung und Shopanbindungen. Was fehlt: ein Testzugang, eine bezifferte Mengenstaffel und echte Fertigungsfunktionen. Wer produziert, ist hier falsch. Wer Service leistet oder Ware bewegt, findet ein ungewöhnlich transparent kalkuliertes Angebot.