Todoist

Was ist Todoist?

Todoist ist einer der bekanntesten Task-Manager weltweit und wird von über 50 Millionen Menschen genutzt. Das Tool wird von Doist entwickelt, einem remote-first Unternehmen, das rechtlich in den USA registriert ist, aber mit einem global verteilten Team arbeitet. Todoist ist seit 19 Jahren auf dem Markt und hat sich als verlässliche Lösung für persönliche und Team-Aufgabenverwaltung etabliert.

Das Herzstück von Todoist ist die natürliche Spracheingabe: Du kannst Aufgaben wie “Bericht bis Freitag um 10 Uhr an Team schicken” eingeben, und das Tool erkennt automatisch Fälligkeit, Uhrzeit und Projekt. Der KI-Assistent Todoist Assist hilft zusätzlich bei der Priorisierung und schlägt Aufgaben vor.

Für wen eignet sich Todoist?

Todoist eignet sich hervorragend für Einzelpersonen, die ihre persönliche Produktivität strukturieren wollen, und für kleine bis mittelgroße Teams, die gemeinsam Aufgaben und Projekte verwalten. Besonders stark ist Todoist bei der einfachen, schnellen Aufgabenerstellung und dem zuverlässigen Cross-Device-Sync.

Weniger geeignet ist Todoist für komplexes Projektmanagement mit Gantt-Charts, Ressourcenplanung oder integrierter Zeiterfassung. Wer diese Funktionen braucht, sollte sich nach spezialisierten Tools umsehen.

Todoist im Arbeitsalltag

Aufgaben entstehen per Tastenkürzel oder direkter Spracheingabe, ganz ohne Mausklicks und Formularfelder. Wiederholungsregeln wie “jeden Montag” oder “am letzten Tag des Monats” funktionieren zuverlässig. Die neue Kalenderansicht zeigt alle anstehenden Aufgaben mit ihren Zeiten in einer übersichtlichen Wochenansicht.

Im Team-Workspace teilen sich Mitglieder Projekte und können Aufgaben gegenseitig zuweisen und kommentieren. Über 50 vorgefertigte Vorlagen, zum Beispiel für Onboarding, Redaktionspläne oder Sprint-Planung, beschleunigen den Einstieg in neue Projekte.

Preise und Pläne

Todoist bietet drei Stufen:

Kostenloser Plan: Dauerhaft kostenlos, 5 persönliche Projekte, Grundfunktionen für Aufgabenverwaltung, Erinnerungen und flexible Ansichten.

Pro (5 $/Monat jährlich oder 7 $/Monat monatlich): 300 persönliche Projekte, Kalenderansicht, Aufgabendauer, benutzerdefinierte Erinnerungen, unbegrenzte Aktivitätshistorie, Todoist Assist.

Business (Team-Preis): Alles aus Pro für jedes Teammitglied, gemeinsamer Team-Workspace, bis zu 500 Team-Projekte, Team-Rollen und Berechtigungen, bis zu 1.000 Mitglieder.

Stärken und Schwächen

Todoist überzeugt durch jahrelange Ausgereiftheit, plattformübergreifende Zuverlässigkeit und die exzellente Spracheingabe. Für reine Aufgabenverwaltung ist es schwer zu schlagen. Die große Nutzerbasis und die vielen Integrationen mit Tools wie Gmail, Slack und Google Calendar machen es zum Standard-Task-Manager für viele Teams.

Zeiterfassung und Abrechnung fehlen komplett, was für projektbasierte Unternehmen bedeutet, dass ein zusätzliches Tool nötig ist. Doist ist als US-Unternehmen registriert, was bei strikten DSGVO-Anforderungen zu berücksichtigen ist.

Alternativen zu Todoist

Für ähnliche Einfachheit mit EU-Datenschutz bietet sich TickTick an. Wer Zeiterfassung integrieren möchte, kann sich TimTodo oder Harvest anschauen. Für komplexere Projektstrukturen mit Kanban und Gantt empfehlen sich Asana, ClickUp oder Teamhood.

Überblick

Todoist ist der Maßstab bei Task-Managern. 19 Jahre Entwicklung, 50 Millionen Nutzer und eine der besten Spracheingaben am Markt sprechen für sich. Wenn du einen verlässlichen, plattformübergreifenden Task-Manager für dich oder dein Team suchst, ist Todoist die erste Wahl. Für komplexes Projektmanagement oder Zeiterfassung brauchst du ein ergänzendes Tool.