PlainStaff

Was ist PlainStaff?

PlainStaff ist eine deutsche Cloud-Software, die Zeiterfassung, Personalverwaltung und Projektmanagement in einem System zusammenführt. Das Tool ist in Deutschland entwickelt und gehostet, was für Unternehmen mit strikten DSGVO-Anforderungen ein klarer Vorteil ist.

Der Fokus liegt auf dem Alltag kleiner und mittelständischer Unternehmen: Mitarbeiter stempeln ihre Zeiten, beantragen Urlaub, Führungskräfte behalten Kapazitäten im Blick und die Buchhaltung bekommt fertig aufbereitete Daten, direkt per DATEV-Schnittstelle oder via sevdesk, lexoffice und weiteren Systemen.

Für wen eignet sich PlainStaff?

PlainStaff richtet sich vor allem an:

• KMU in Deutschland, die Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung in einem DSGVO-konformen Tool zusammenführen wollen
• Dienstleistungsunternehmen und Agenturen, die Projektstunden tracken und daraus Rechnungen erstellen
• Unternehmen, die DATEV für die Lohnbuchhaltung nutzen und eine direkte Schnittstelle brauchen
• Teams, die Microsoft Business Central oder weclapp als ERP einsetzen und eine kompatible Zeiterfassungslösung suchen

Wer ein vollwertiges HR-System mit Recruiting, Onboarding und Mitarbeiterentwicklung sucht, braucht ein ergänzendes oder alternatives Tool.

PlainStaff im Arbeitsalltag

Mitarbeiter erfassen ihre Zeiten per Browser, über die mobile App oder an einem physischen Terminal. Die Stunden werden direkt Projekten zugeordnet und gegen Budgets geprüft. Urlaubsanträge laufen über das System und werden automatisch im Teamkalender sichtbar.

Führungskräfte sehen in der Kapazitätsplanung (Gold-Plan), wer wann verfügbar ist, und können Auslastungsengpässe frühzeitig erkennen. Am Monatsende läuft ein Report, der Projektstunden sauber aufbereitet, entweder als Basis für die Rechnungsstellung oder als Datei für DATEV. Integrationen in ERP-Systeme wie weclapp oder Microsoft Business Central synchronisieren Projektdaten direkt weiter.

Wer darüber hinaus Prozesse automatisieren will, zum Beispiel automatische Erinnerungen bei fehlenden Zeitbuchungen oder Eskalationen bei Budgetüberschreitungen, kann das über die REST API und Tools wie n8n umsetzen. Mehr dazu unter Automation.

Preise und Pläne

PlainStaff bietet drei Pläne, alle netto pro Nutzer und Monat:

• Bronze (3,50 EUR): Zeiterfassung, digitale Personalakte, Abwesenheitsverwaltung, über 10 ERP-Integrationen.
• Silver (4,90 EUR): Alle Bronze-Funktionen plus Schichtplanung, Projektmanagement, automatisierte Rechnungsstellung.
• Gold (6,20 EUR): Alle Silver-Funktionen plus Kapazitätsplanung und Gantt-Diagramme.

30 Tage kostenlos testen, keine Kreditkarte erforderlich. Stand: April 2026.

Stärken und Schwächen

Stärken:

• Günstigstes Einstiegspreismodell im Vergleich zu deutschen HR- und Zeiterfassungslösungen
• DSGVO-Konformität durch deutsches Hosting und Entwicklung ohne Kompromisse
• Breite Buchführungsintegrationen, besonders für den deutschen Mittelstand relevant

Schwächen:

• Wenig Marktpräsenz und kaum öffentliche Nutzerbewertungen, was die Vertrauensbildung erschwert
• Kein vollständiges HR-Management, fehlende Recruiting- oder Onboarding-Funktionen
• Projektplanung mit Gantt nur im teuersten Plan, was den Stufensprung für planungsintensive Teams erzwingt

Alternativen zu PlainStaff

Im deutschen Markt sind Personio und Factorial bekannte Alternativen mit stärkerem HR-Fokus. TimeTac und ZEP decken Zeiterfassung und Projektabrechnung ähnlich ab. Wer eine größere HR-Suite sucht, wird bei SAP SuccessFactors oder Sage HR fündig. Für Unternehmen, die ihre Personalprocesse in bestehende ERP-Systeme integrieren wollen, bietet sich eine Beratung an, um den sinnvollsten Systemzuschnitt zu finden.

Überblick

PlainStaff ist ein solides Werkzeug für deutsche KMU, die Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung und Projektabrechnung DSGVO-konform und kosteneffizient lösen wollen. Die DATEV- und ERP-Integrationen sind für viele mittelständische Unternehmen ein echter Mehrwert. Was dem Tool fehlt, ist Bekanntheit und ein breites Nutzerfeedback, das Vertrauen aufbaut. Wer bereit ist, das selbst zu evaluieren, bekommt für den Preis ein leistungsfähiges System.