NFON Cloudya

Was ist NFON Cloudya?

Cloudya ist die Cloud-Telefonanlage der NFON AG, Zielstattstraße 36 in München, eingetragen beim Amtsgericht München unter HRB 168022. Vorstandsvorsitzender ist laut Impressum Andreas Wesselmann, als Aufsichtsbehörde nennt das Impressum die Bundesnetzagentur. Die Anlage läuft als gehostete PBX, auch IP Centrex genannt, im Rechenzentrum von NFON. Vor Ort steht keine Telefonanlage mehr, telefoniert wird über Apps, Browser oder Tischtelefone.

Auf der deutschen Website heißt das Produkt meist „NFON Cloud-Telefonie“ oder „KI-Cloud-Telefonie“. Der Name Cloudya steckt noch in der Adresse der Produktseite, in der Preiszeile „Cloudya Business Premium“ und im Namen der Teams-App. Es gibt zwei Stufen. Business Standard beschreibt NFON als Grundlage für hardwarebasierte Teams, optimiert für Tischtelefone. Business Premium soll der Arbeitsplatz für hybride Teams sein und umfasst laut Beschreibung Softphone, HD-Videomeetings und erweiterte KI-Funktionen. Die Vergleichstabelle derselben Seite zeigt etwas anderes: Videomeetings, Screensharing und alle aufgeführten KI-Funktionen sind auch in Standard enthalten. Den Unterschied machen Softphone, CRM Connect und E-Fax, die in Standard Add-ons sind, sowie Single Sign-On, das es nur in Premium gibt.

NFON vertreibt laut eigener FAQ in Deutschland, Österreich, Großbritannien, Spanien, Italien, Frankreich und Portugal über eigene Gesellschaften, in weiteren Ländern über Partner. Der Vertrieb läuft überwiegend indirekt über Partner, ergänzt durch Direktvertrieb. Die Kennzahlen dazu schwanken je nach Seite: Die Produkt-FAQ nennt über 40.000 Unternehmen in 15 europäischen Ländern und mehr als 2.700 Partner, die Startseite mehr als 54.000 Kunden und ein Netzwerk von mehr als 3.000 Partnern.

Für wen eignet sich NFON Cloudya?

Die Produktseite nennt vier Zielgruppen: kleine und mittelständische Unternehmen, die eine zentrale Sprachpräsenz ohne wartungsintensive Hardware brauchen, Unternehmen, die lokale PBX-Hardware ablösen wollen, schnell wachsende Firmen, die Nutzer oder Standorte sofort hinzufügen und nur aktive Lizenzen bezahlen wollen, und Unternehmen, die wiederkehrende Kommunikationsaufgaben automatisieren wollen. Als Branchen führt NFON Gesundheit, Einzelhandel und E-Commerce, Finanzen, Recht und Versicherung, Tourismus und Gastgewerbe sowie den öffentlichen Sektor. Das BSI-C5-Testat ordnet NFON ausdrücklich sicherheitssensiblen Kunden aus Forschung, öffentlichem Dienst, Finanz- und Gesundheitsbranche zu.

Weniger passend ist Cloudya, wenn die Internetanbindung knapp ist. NFON verlangt mindestens 100 kbit/s pro gleichzeitigem Anruf bei geringer Latenz und eine Firewall, die SIP und RTP durchlässt. Wer im Microsoft-Teams-Client Warteschleifen, ACD-Routing oder die Contact-Center-Anbindung braucht, kommt mit der einfachen Teams-App nicht aus, sondern braucht Direct Routing und eine passende Teams-Lizenz. Und wer Single Sign-On voraussetzt, muss zu Business Premium greifen.

Zum Datenschutz äußern sich mehrere Seiten unterschiedlich genau. Die Produktseite sagt, alle Sprach- und Signalisierungsdaten lägen ausschließlich in georedundanten Rechenzentren der Klasse T3+ innerhalb der EU, die Startseite spricht von 100 % EU-Datensouveränität für Sprachverarbeitung, KI-Transkription und Datenspeicherung. Beide Seiten sprechen von der EU, nicht von Deutschland. Die ISO-27001-Zertifizierung gilt laut FAQ für die Standorte München, Berlin, Mannheim und Mainz. Die Datenschutzerklärung mit Stand Mai 2025 beschreibt den Chatbot Nia auf der Website: Er läuft über das System der botario GmbH und erzeugt Antworten über ein Sprachmodell der OpenAI, OpCo, LLC in San Francisco. Ein gleichnamiger Assistent, der Nia Digital Assistant, steckt laut Produktseite in den NFON-Anwendungen. Eine Liste der Unterauftragsverarbeiter für die Telefonanlage selbst enthält die Datenschutzerklärung nicht, sie verweist auf Auftragsverarbeiter, die überwiegend in Deutschland oder im Europäischen Wirtschaftsraum arbeiten.

NFON Cloudya im Arbeitsalltag

Zur Einrichtung gehört die Rufnummernportierung. Lokale Nummern gibt es in 10er-Blöcken, damit jeder Mitarbeitende eine eigene Rufnummer bekommt. Tischtelefone lassen sich per Zero Touch Provisioning in großer Zahl ausrollen, die Firmware aktualisiert sich dabei ohne manuelle Konfiguration am Gerät. Wer kein Tischtelefon nutzt, telefoniert über die Web-App im Browser, die Desktop-App oder die Mobile-App für iOS und Android.

Eingehende Anrufe laufen über die Regeln der Anlage. Die Anrufweiterleitung legt fest, welche Anrufe an wen gehen, inklusive Zeiträumen und Feiertagsregeln. Ein IVR-Menü führt Anrufer per Tastendruck, in der Warteschleife läuft Musik oder eine Ansage, die auch Werbung sein kann. Der KI-Sprachassistent nimmt Anrufe entgegen, erkennt das Anliegen und leitet an die richtige Person oder Abteilung weiter. Neu ist Nia FrontDesk, laut NFON eine KI-Rezeptionistin, die Anrufer rund um die Uhr begrüßt, Fragen beantwortet, weiterverbindet und Termine plant.

Während des Gesprächs zeigt CRM Connect den Kontext aus dem angebundenen CRM, Click-to-Dial startet Anrufe direkt aus Web- oder Desktop-App. Weitergeleitet wird in vier Schritten: Anruf halten, zweiten Anruf annehmen oder tätigen, Kontakt oder Nebenstelle wählen, bestätigen. Nach dem Gespräch transkribiert die KI Anrufe und Voicemails, fasst die wichtigsten Punkte zusammen und erstellt Aufgaben. Voicemails kommen als Audiodatei und als Text per E-Mail oder in der App. Aufzeichnungen speichert NFON über die Lösung Neorecording in Rechenzentren in der EU. Wer die Gesprächsdaten automatisch in Ticket- oder Vertriebsprozesse weiterreichen will, findet dazu Unterstützung bei Automation & Prozessoptimierung.

Als Referenz zitiert NFON Tobias Armleder, IT-Leiter bei Demeter: Statt unterschiedlicher PBX-Systeme an jedem Standort nutze man nun eine einzige, leicht skalierbare Kommunikationslösung. Zahlen nennt das Zitat nicht.

Preise und Pläne

Die deutsche Preisseite gilt laut eigener Angabe für Deutschland, alle Beträge sind netto. Business Standard kostet 6,80 € im Monat, die Aktivierung einmalig 25,00 € pro Nebenstelle. Das Softphone für Mac und PC kostet in dieser Stufe 4,90 € Aufpreis. Business Premium mit Softphone inklusive kostet 10,80 € im Monat, die Aktivierung 35,00 €. Gespräche kosten in beiden Stufen 0,009 € pro Minute ins Festnetz und 0,099 € ins Mobilfunknetz. Alternativ gibt es eine Flatrate für 3,90 € nur ins Festnetz oder 8,90 € für Festnetz und Mobilfunk, laut Tabelle über alle Nebenstellen hinweg. Zehn lokale Nummern kosten einmalig 19,00 €. Als Add-ons führt die Seite E-Fax für 1,00 €, CRM Connect für 1,80 € und NCTI für 1,00 €. Daneben steht ein modulares Lizenzmodul ab 4,80 €, dessen Inhalt die Preisseite nicht erklärt.

Die Abrechnungseinheit beschreiben die Sprachfassungen unterschiedlich. Die deutsche Seite schreibt, alle Preise seien monatlich und pro Anlage, sofern nicht anders angegeben. Die englische Fassung sagt „per unit or extension“, führt die Stufen als Lizenzen und die Aktivierung „per seat“. Die Produktseite verspricht, dass du nur für aktive Lizenzen zahlst.

Die englische Preisseite, die ebenfalls ausdrücklich für Deutschland gilt, nennt andere Beträge: Business Premium 9,90 € statt 10,80 €, die Festnetz-Flatrate 3,80 € statt 3,90 €, das Contact Center 42,00 € statt 46,00 € pro Agent. In Österreich gelten eigene Preise: Business Standard 9,80 €, Business Premium 11,80 €, Aktivierung 29,00 € bzw. 35,00 €, Softphone 4,00 €, Minuten 0,02 € und 0,16 €, Flatrate ab 3,15 € und geografische Rufnummern mit beliebig vielen Durchwahlen für 99,00 €.

Testen kannst du 30 Tage kostenlos. Das Testpaket enthält ein Telefon, dessen Typ NFON bestimmt, gegebenenfalls auch ein Softphone. Nach dem Test muss das Gerät zurück, sonst stellt NFON es in Rechnung. Die im Testpaket beworbenen unbegrenzten kostenlosen Anrufe weltweit stehen unter Vorbehalt: Bei überverhältnismäßigem Telefonieverhalten behält sich NFON vor, die Gesprächskosten zu berechnen. Dieselbe Landingpage wirbt mit „Ein Preis. Ohne zusätzliche Kosten!“, während die Preisseite Aktivierungsgebühren und Add-ons ausweist. Laufzeit und Kündigungsfristen nennt die Preisseite nicht, Endgeräte stehen nicht auf der Preisliste. Der Button „Premium kaufen“ führt auf die Seite zur Informationsanforderung. Stand: Oktober 2026.

Stärken und Schwächen

Stärken:

• Öffentliche Preisliste mit Lizenz-, Aktivierungs-, Minuten- und Rufnummernpreisen, getrennt für Deutschland und Österreich
• Sprach- und Signalisierungsdaten laut Produktseite ausschließlich in georedundanten T3+-Rechenzentren in der EU
• NFON AG in München als Anbieter, Aufsichtsbehörde ist die Bundesnetzagentur
• Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, ISO 27001 und BSI-C5-Testat Typ 1 und 2
• 30 Tage kostenloser Test mit Testgerät
• Teams-App ohne zusätzliche Lizenzen, dazu Direct Routing für Warteschleifen und ACD-Routing
• REST- und CTI-APIs mit JSON und HMAC-Authentifizierung

Schwächen:

• Zwei Preisstände für Deutschland: Business Premium 10,80 € auf der deutschen, 9,90 € auf der englischen Preisseite
• Einmalige Aktivierungsgebühr pro Nebenstelle, 25,00 € in Standard, 35,00 € in Premium
• Softphone, CRM Connect und E-Fax kosten in Standard Aufpreis, Single Sign-On fehlt dort
• Laufzeit und Kündigungsfristen stehen nicht auf der Preisseite
• Widersprüchliche Kennzahlen: über 60 oder 300+ CRM-Anbindungen, über 40.000 oder 54.000 Kunden, 100 % oder 99,9 % Verfügbarkeit
• Testgerät muss nach 30 Tagen zurück, sonst wird es berechnet
• Endgeräte stehen nicht auf der Preisliste

Alternativen zu NFON Cloudya

Wer Cloud-Telefonanlagen vergleicht, findet in derselben Kategorie Placetel, RingCentral und Nextiva.

NFON Cloudya im Vergleich

Diese Einordnung rechnet sich aus dem Verzeichnis selbst.

NFON Cloudya nennt konkrete Preise. In der Kategorie tun das 160 von 324 Werkzeugen (49 Prozent).

Anbieter mit Sitz in Deutschland: 111 von 324 in dieser Kategorie. Aus der EU insgesamt 141.

Einen dauerhaft kostenlosen Plan bietet NFON Cloudya nicht. In der Kategorie haben 57 von 324 Werkzeugen einen Gratis- oder Freemium-Plan.

Überblick

NFON Cloudya ist eine ausgereifte Cloud-Telefonanlage eines deutschen Anbieters, und die Preisliste ist detaillierter, als wir es bei Telefonanlagen gewohnt sind. Für Unternehmen, die ihre alte TK-Anlage ablösen wollen und Wert auf Rechenzentren in der EU legen, halten wir das für eine solide Wahl. Mit Business Standard ab 6,80 € im Monat ist der Einstieg günstig, sofern Tischtelefone und Apps reichen.

Bei der Stufenwahl würden wir uns an der Vergleichstabelle orientieren, nicht an den Werbetexten. Videomeetings und KI-Funktionen gibt es schon in Standard. Nach unserer Rechnung aus der deutschen Preisliste ist Standard nur ohne Softphone die günstigere Stufe: Mit dem Softphone-Aufpreis liegt sie monatlich über Premium, das zusätzlich CRM Connect, E-Fax und Single Sign-On enthält. Premium kostet dafür bei der Aktivierung pro Nebenstelle mehr.

Vor Vertragsschluss würden wir drei Dinge schriftlich klären: welcher der beiden deutschen Preisstände gilt und ob er je Nebenstelle oder je Anlage abgerechnet wird, welche Laufzeit und Kündigungsfrist im Vertrag stehen, und wie hoch die Kosten für Endgeräte sind. Weil NFON überwiegend über Partner verkauft, kann dein Ansprechpartner ein Händler sein, nicht NFON selbst. Wer die KI-Funktionen nutzen will, sollte außerdem den Auftragsverarbeitungsvertrag samt Liste der Unterauftragsverarbeiter anfordern, damit klar ist, wo Transkription und Assistent tatsächlich rechnen. Bei der Auswahl und Einführung hilft dir Beratung & Betreuung.