HiHello

Was ist HiHello?

HiHello ist eine Plattform für digitale Visitenkarten aus Palo Alto, die inzwischen deutlich mehr abdeckt als die Karte selbst. Der Anbieter nennt sich „Professional Presence and Lead Capture Platform“ und bündelt vier Bausteine: digitale Visitenkarten, zentral verwaltete E-Mail-Signaturen, virtuelle Hintergründe für Videocalls und ein Firmenverzeichnis. Dazu kommt die Leaderfassung. Papiervisitenkarten und Messe-Badges werden gescannt, Kontakte angereichert und an Salesforce, HubSpot oder Microsoft Dynamics 365 übergeben.

Hinter dem Produkt steht die HiHello, Inc. Der Data Processing Addendum nennt sie „a Delaware corporation“, die Nutzungsbedingungen geben 927 Industrial Ave in Palo Alto als Anschrift an. Gegründet haben das Unternehmen Manu Kumar und Hari Ravi, offiziell gestartet ist HiHello laut About-Seite Anfang 2018. Kumar hatte vorher CardMunch mitgegründet, einen Dienst, der Papierkarten in digitale Kontakte umwandelte und 2011 von LinkedIn übernommen wurde.

Nach eigenen Angaben nutzen mehr als 2 Millionen Menschen in über 180 Ländern HiHello. Die Website zielt klar auf Marketingabteilungen größerer Unternehmen. Für Einzelpersonen bleiben die Tarife Personal und Professional.

Für wen eignet sich HiHello?

Für Teams ab fünf Personen, die Visitenkarten, Signaturen und Videohintergründe einheitlich halten wollen, ohne dafür ein Signatur-Tool und eine Karten-App getrennt zu pflegen. Typisch sind Vertriebs- und Außendienstteams, die auf Messen Kontakte sammeln und diese ohne Abtippen im CRM brauchen. Im Menü der Website hebt der Anbieter Finanzdienstleister, Versicherungen und Bildung als Branchen hervor.

Einzelpersonen kommen mit Personal kostenlos aus, solange zwei Karten und fünf Scans im Monat reichen. Professional ergänzt eigene Farben, gebrandete QR-Codes, einen eigenen Kartenlink und Statistiken zu Aufrufen, Speicherungen und Leads.

Weniger passend ist HiHello für Teams mit zwei bis vier Personen: Einen kostenlosen Teamplan gibt es nicht, und Business verlangt mindestens fünf Lizenzen. Wer SAML-SSO oder SCIM braucht, landet unabhängig von der Teamgröße bei Enterprise. Und wer die Kontaktdaten von Kunden und Messebesuchern in der EU speichern muss, sollte wissen: Laut Sicherheitsseite liegen alle Daten bei Google Cloud US-Central in Iowa.

HiHello im Arbeitsalltag

Der dokumentierte Ablauf in Business sieht so aus: Ein Admin legt Karten- und Signaturvorlagen an. Über Google- oder Microsoft-SSO mit Verzeichnissync entstehen die Karten der Mitarbeitenden automatisch, Logo, Farben und gesperrte Felder kommen aus der Vorlage. Ändert der Admin eine Signaturvorlage, geht die Änderung laut FAQ an alle zugeordneten Mitarbeitenden, ohne dass diese etwas tun müssen.

Auf der Messe zeigt ein Mitarbeiter seinen QR-Code, hält ein NFC-Tag hin oder schickt den Link. Der Empfänger öffnet die Karte im Browser, eine App braucht er nicht. Teilt er seine Daten zurück, landen sie im Business Contact Manager und werden dem Event zugeordnet. HiHello schickt dem neuen Kontakt anschließend eine Follow-up-Mail mit der Karte. Papierkarten und Badges erfasst der Scanner, die Anreicherung ergänzt Jobtitel, Firma und Social-Profile. Von dort gehen die Leads mit ihren Tags und HiHello als Lead-Quelle an Salesforce, HubSpot oder Dynamics 365.

Eine veröffentlichte Referenz: CHRISTUS Health hat HiHello zuerst für die Führungsebene eingeführt. Laut Anbieter kamen rund 200 erste Nutzer in der Einführungsphase auf mehr als 23.000 digitale Impressionen, neue Konten entstehen automatisch über Microsoft Entra ID. Die Zahlen stammen vom Anbieter und sind nicht unabhängig geprüft.

Preise und Pläne

Alle Beträge in US-Dollar, Stand: Oktober 2026. Die Preisseite steht beim Aufruf auf Jahresabrechnung („Billed yearly up to 25% off“), die Monatspreise nennt die FAQ derselben Seite.

Personal enthält 2 Karten, eine persönliche Signatur, virtuelle Hintergründe und 5 Scans von Papierkarten oder Badges im Monat. Keine Kreditkarte, kein Ablaufdatum.

Professional hat 8 Karten, eigene Farben, Schriften und Video auf dem Profil, gebrandete QR-Codes, einen eigenen Kartenlink, NFC-Programmierung, Kartenstatistik und 20 Scans im Monat. Das Zusatzpaket für unbegrenzte Scans kostet laut Tarif-Ratgeber des Anbieters 4 USD im Monat oder 36 USD im Jahr.

Business bringt 4 Karten je Nutzer, gepoolt im Team, je 10 Karten- und Signaturvorlagen und 50 Scans je Nutzer und Monat, ebenfalls gepoolt. Mindestens 5 Lizenzen, 14 Tage Test. Ab 26 und ab 51 Nutzern sinkt der Preis je Nutzer, die Beträge dafür veröffentlicht HiHello nicht.

Enterprise hat unbegrenzte Karten, Vorlagen, Scans und Anreicherungen. Der Preis richtet sich nach Größe, Umfang und Konfiguration und ist nicht veröffentlicht. Rechnung, Bestellnummern und Mehrjahresverträge sind möglich.

Professional und Business lassen sich jederzeit in den Kontoeinstellungen kündigen, der Zugang läuft bis zum Ende des Abrechnungszeitraums. Die Nutzungsbedingungen ergänzen, dass eine Kündigung oder Reduzierung der Sitze nicht zur Erstattung vorausbezahlter Gebühren führt. Preisänderungen kündigt HiHello mindestens 30 Tage vorher an. Steuern trägt laut Nutzungsbedingungen der Kunde.

Stärken und Schwächen

Stärken. Personal ist laut Preisseite „Free forever“, ohne Kreditkarte. In Business enthält jeder Sitz beides, Markenauftritt und Leaderfassung. Signaturen setzt HiHello in Google Workspace oder Microsoft 365 selbst, die ausgehenden Mails laufen nicht über fremde Server. Bei der Compliance nennt der Anbieter SOC 2 Type II und die Registrierung unter dem EU-US Data Privacy Framework samt UK- und Schweiz-Erweiterung. Der DPA greift auf Standardvertragsklauseln nach irischem Recht zurück, falls das Framework nicht trägt, und verspricht die Meldung von Sicherheitsvorfällen binnen 72 Stunden. In Business und Enterprise gehören Kontakte von Firmenkarten dem Unternehmen und bleiben dort, wenn jemand geht.

Schwächen. Vertragspartner ist ein US-Unternehmen. Die Nutzungsbedingungen gelten nach kalifornischem Recht, Streitfälle gehen in ein Schiedsverfahren nach den Regeln der American Arbitration Association, sonst an die Gerichte in Santa Clara County. Alle Daten liegen bei Google Cloud US-Central in Iowa, Backups werden 60 Tage aufbewahrt. Neue Unterauftragsverarbeiter gelten laut DPA als genehmigt, wenn der Kunde nicht binnen 30 Tagen widerspricht.

Zwei Widersprüche in den eigenen Unterlagen: Die Preisseite führt die Kontakt-Anreicherung in Professional und Business als Kontingent „per month“, der Tarif-Ratgeber vom 21. Oktober 2026 als „lifetime“. Und die FAQ spricht von „end-to-end encryption“, während Sicherheitsseite und DPA Verschlüsselung bei Speicherung und Übertragung beschreiben.

Für die Datenweitergabe wichtig: Öffentliche Karten werden laut FAQ von Suchmaschinen indexiert, private nicht. Die Anreicherung sucht anhand der E-Mail-Adresse eines Kontakts weitere Angaben, bis hin zum LinkedIn-Profil.

Alternativen zu HiHello

In derselben Kategorie führt das Verzeichnis unter anderem Popl, Letsignit und scan2lead. Funktionen, Preise und Herkunft stehen in den jeweiligen Einträgen. Vergleiche dort vor allem Mindestabnahme, Datenstandort und die CRM-Anbindung.

HiHello im Vergleich

HiHello nennt konkrete Preise. In der Kategorie tun das 219 von 516 Werkzeugen (42 Prozent).

Der Anbieter sitzt außerhalb der EU. In dieser Kategorie führt das Verzeichnis 226 Alternativen mit EU-Sitz, davon 134 aus Deutschland.

Überblick

Wir halten HiHello für eine solide Wahl, wenn ein Team Visitenkarten und E-Mail-Signaturen in einem Werkzeug verwalten will und ohnehin mit Salesforce, HubSpot oder Dynamics arbeitet. Das spart ein zweites Tool, und die öffentlichen Preise machen die Kalkulation einfach. Für Einzelpersonen ist Personal ein ehrlicher Gratis-Tarif ohne Testfristen.

Der kritische Punkt für Unternehmen im DACH-Raum ist die Datenhaltung. HiHello speichert nicht nur die Daten deiner Mitarbeitenden, sondern auch die von Kunden, Interessenten und Messebesuchern, und zwar in den USA. Der DPA und die Framework-Registrierung decken das formal ab. Trotzdem solltest du die Einwilligungsabfrage im Lead-Formular nutzen, die Kontakt-Anreicherung bewusst einsetzen und vorab klären, ob öffentliche oder private Karten Standard sein sollen. Wie du solche Werkzeuge sauber einführst, besprechen wir in der Beratung & Betreuung.

Vor dem Kauf würden wir zwei Dinge schriftlich klären: ob die Anreicherungs-Kontingente monatlich oder insgesamt gelten, und was HiHello mit „end-to-end encryption“ konkret meint. Wer die Messe-Leads automatisch weiterverarbeiten will, plant die Übergabe ans CRM am besten gleich mit, siehe Automation & Prozessoptimierung.