helloHQ

Was ist helloHQ?

helloHQ ist eine All-in-One-Agentursoftware des deutschen Unternehmens everii Group. Sie richtet sich ausschließlich an Agenturen und Beratungsunternehmen und deckt den vollständigen Geschäftsprozess in einer Plattform ab: vom ersten Kundenkontakt im CRM über Angebot, Projektplanung und Zeiterfassung bis hin zur Rechnung und dem Controlling.

Das Tool positioniert sich als Ersatz für eine Vielzahl spezialisierter Einzellösungen. Einer der Referenzkunden beschreibt es so: helloHQ habe acht andere Tools ersetzt und Prozesse über mehrere Abteilungen hinweg direkt miteinander verknüpft.

Für wen eignet sich helloHQ?

helloHQ eignet sich für:

• Agenturen ab drei Personen, die CRM, Projektmanagement und Abrechnung in einer Plattform verwalten wollen
• Teams, die aktuell viele Einzellösungen nutzen und den Tool-Stack konsolidieren möchten
• Unternehmen, für die DSGVO-Konformität und ein deutschsprachiger Anbieter wichtig sind
• Kreativ-Agenturen, IT-Dienstleister und Beratungen, die Projektbudgets und Auslastung eng im Blick behalten müssen

Wer ausschließlich Projektplanung oder ausschließlich CRM benötigt, wird mit spezialisierten Tools effizienter arbeiten. Der Mehrwert von helloHQ entsteht durch die Integration der Bereiche, nicht durch die Tiefe einzelner Funktionen.

helloHQ im Arbeitsalltag

Der typische Ablauf: Ein neuer Lead wird im CRM angelegt, ein Angebot wird direkt im Tool erstellt und verschickt. Nimmt der Kunde an, werden die Angebotsposten automatisch in einen Projektplan überführt. Das Team bucht Zeiten gegen das Projekt, die Ressourcenplanung zeigt Auslastungen und Engpässe. Am Ende des Projekts wird die Rechnung mit wenigen Klicks aus den gebuchten Leistungen generiert.

Das Controlling gibt zu jedem Zeitpunkt einen Überblick, ob das Projekt im Budget liegt und welche KPIs auf Agenturebene relevant sind. Die Verbindung mit Tools wie JIRA, Exchange oder Personio stellt sicher, dass helloHQ in bestehende Stacks integriert werden kann, ohne vorhandene Prozesse komplett zu ersetzen.

Preise und Pläne

helloHQ bietet drei Pläne (Preise in GBP, Stand April 2026):

• Team: ab £26/User/Monat, keine Grundgebühr, mind. 3 User. Inkl. aller Kernfunktionen und API-Zugang.
• Professional: ab £24/User/Monat + £150 Grundgebühr/Monat, mind. 5 User. Inkl. automatisierter Rechnungsstellung, individueller Datenbankabfragen und erweiterter Integrationen (JIRA, agicap, Personio).
• Enterprise: ab £18/User/Monat + £520 Grundgebühr/Monat. Inkl. Key Account Manager, lokalem Datenbank-Backup und Priority-Support.

Eine kostenlose Testphase ist verfügbar. Onboarding-Pakete sind separat buchbar.

Stärken und Schwächen

Stärken:

• Durchgehender Workflow von der Lead-Pflege bis zur Rechnung in einem System
• DSGVO-konformer, deutscher Anbieter mit aktiver Produktentwicklung
• Aktive Nutzerbasis aus 750+ Agenturen, laut eigener Angabe mit 4,3/5 Bewertung

Schwächen:

• Grundgebühren ab Professional erhöhen Kosten für kleinere Teams spürbar
• Preisangaben in GBP, kein transparenter EUR-Preis auf der Startseite
• Unabhängige Bewertungsplattformen zeigen bisher wenige verifizierte Reviews

Alternativen zu helloHQ

Wer eine ähnliche All-in-One-Agentursoftware sucht, kann Moco prüfen, eine weitere DSGVO-konforme Lösung aus dem DACH-Raum. Teamwork bietet ebenfalls Projektmanagement mit Zeiterfassung und Client-Billing. awork ist eine deutsche Alternative mit Fokus auf intuitivem Projektmanagement. Für Teams, die mehr Tiefe im CRM benötigen, lohnt sich der Blick auf HubSpot in Kombination mit einem spezialisierten Projektmanagement-Tool.

Überblick

helloHQ ist eine durchdachte Agentursoftware, die einen echten Mehrwert liefert, wenn mehrere der abgedeckten Bereiche tatsächlich in einem Tool gebündelt werden sollen. Die DSGVO-Konformität, der deutsche Anbieter und die aktive Weiterentwicklung durch die everii Group machen es zu einer soliden Wahl für deutschsprachige Agenturen. Wer nur einzelne Funktionen benötigt, fährt mit spezialisierten Lösungen oft besser, da helloHQ seine Stärke aus der Integration der Bereiche zieht, nicht aus der Tiefe des einzelnen Moduls.