FlowShare

Was ist FlowShare?

FlowShare ist ein Dokumentationstool für Windows, das den aufwendigsten Teil der Prozessdokumentation übernimmt: das manuelle Erstellen von Screenshots und das Beschreiben jedes Schritts. Du führst eine Aufgabe einfach aus, FlowShare läuft im Hintergrund mit und erzeugt daraus eine fertige Anleitung.

Das Tool wurde von der miraminds GmbH aus Deutschland entwickelt und richtet sich an Unternehmen, die interne Prozesse, Software-Trainings oder Onboarding-Dokumente systematisch erstellen und aktuell halten wollen.

Für wen eignet sich FlowShare?

FlowShare ist besonders relevant für:

• IT-Abteilungen und Systemadministratoren, die Software-Prozesse dokumentieren müssen
• HR- und Onboarding-Teams, die neue Mitarbeiter in betriebliche Abläufe einführen
• Trainer und Coaches, die How-to-Guides für Unternehmens-Software erstellen
• Organisationen mit vielen internen Prozessen, die dokumentiert und aktuell gehalten werden sollen

Das Tool eignet sich besonders dann, wenn Desktop-Anwendungen, Custom-Software oder ERP-Systeme dokumentiert werden müssen, bei denen kein öffentliches Handbuch existiert.

So funktioniert FlowShare im Alltag

Du startest die Aufzeichnung in FlowShare, führst dann deinen Prozess wie gewohnt durch, und das Tool erfasst automatisch jeden Klick, jede Eingabe und jeden Screenshot. Danach generiert FlowShare eine strukturierte Anleitung mit Schritten, Beschreibungstexten und Bildern.

Die StepCombine-Funktion fasst aufeinanderfolgende, zusammengehörende Aktionen zu einem Bild zusammen, damit die Anleitung nicht durch zu viele Einzelschritte aufgebläht wird. Sensible Daten wie Passwörter oder Kundennummern lassen sich per Bulk-Blur über alle Schritte gleichzeitig unkenntlich machen.

Das Ergebnis lässt sich in zahlreiche Formate exportieren: PDF, Word, PowerPoint, HTML oder als interaktive Demo. Unternehmen mit Corporate-Design-Anforderungen können Logo, Schriften und Farben zentral hinterlegen.

Lokale Installation statt Cloud-Zwang

Ein relevanter Aspekt für Unternehmen mit Datenschutzanforderungen: FlowShare läuft lokal auf dem Rechner. Es ist keine Pflicht, Dokumentationen in eine Cloud hochzuladen. Das ist insbesondere für Branchen mit sensiblen Prozessen, beispielsweise Finanzen, Gesundheit oder Behörden, ein Vorteil.

Preise und Verfügbarkeit

FlowShare ist in Professional- und Enterprise-Plänen erhältlich. Eine kostenlose Testversion ermöglicht den Einstieg ohne Sofortkosten. Die aktuellen Preise und den genauen Funktionsumfang der einzelnen Pläne findest du auf getflowshare.com/pricing, da sich das Angebot regelmäßig ändert.

Stärken und Schwächen

Stärken:

• Erhebliche Zeitersparnis bei der Erstellung von Prozessdokumentationen
• DSGVO-konformer Betrieb durch lokale Datenhaltung möglich
• Breite Exportoptionen für unterschiedliche Ausgabekanäle
• Deutsches Unternehmen mit deutschsprachigem Support

Schwächen:

• Ausschließlich für Windows verfügbar
• Kein dauerhafter kostenloser Plan
• Kollaborative Echtzeit-Bearbeitung im Team nicht der Fokus des Tools

Alternativen zu FlowShare

Wer ähnliche Dokumentationsfunktionen sucht, kann Scribe (browserbasiert, auch Mac) oder Guidde (KI-gestützte Video-Dokumentation) prüfen. Für einfache Screenshot-basierte Anleitungen kommen auch Snagit oder Loom in Frage. Im Enterprise-Bereich sind WalkMe oder Whatfix als interaktive Guidance-Plattformen relevant.

Überblick

FlowShare löst ein konkretes Problem: Prozessdokumentation ist wichtig, aber zeitaufwendig, weshalb sie in vielen Unternehmen vernachlässigt wird. FlowShare senkt den Aufwand so weit, dass es realistisch wird, Anleitungen konsequent zu erstellen und aktuell zu halten. Für Windows-lasttige Unternehmen mit vielen internen Prozessen oder Custom-Software ist das ein echter Mehrwert. Die fehlende Mac-Unterstützung und der kostenpflichtige Einstieg sind die einzigen relevanten Einschränkungen.