Capacities

Was ist Capacities?

Capacities ist ein deutsches Personal-Knowledge-Management-Tool, das sich durch ein besonders durchdachtes UI-Design und ein objekt-basiertes Datenmodell auszeichnet. Das Team aus Berlin hat ein klares Konzept: Wissen wird nicht in Seiten gespeichert, sondern in typisierten Objekten. Ein Buch ist ein Buch mit Autor, Erscheinungsjahr und Notizen. Eine Person ist eine Person mit Profil und Verknüpfungen.

Das Daily-Notes-Konzept fördert die tägliche Reflexion. Capacities ist für viele Nutzer die optisch schönste Alternative zu Notion.

Server und Unternehmen sitzen in Deutschland.

Für wen eignet sich Capacities?

Capacities eignet sich für Wissensarbeiter, Forscher, Kreative und Studenten, die ihr persönliches Wissensmanagement strukturieren wollen und eine gut gestaltete, DSGVO-konforme Notion-Alternative suchen.

Für Teamarbeit sind kollaborative Tools wie Nuclino oder OpenProject besser geeignet. Für vollständige lokale Datenkontrolle ist Joplin oder Anytype die sicherere Wahl.

Capacities im Arbeitsalltag

Ein Forscher legt Typen an für Artikel, Autoren und Konzepte. Er liest einen Aufsatz, erstellt ein Objekt für den Aufsatz und verknüpft es mit dem Autor-Objekt. Seine Anmerkungen stehen im Tagesprotokoll. Bidirektionale Links zeigen, welche anderen Notizen dieses Konzept referenzieren. Über die Kalender-Ansicht findet er alle Einträge zu einem Zeitraum.

Preise und Pläne

Capacities Basic ist kostenlos und umfasst unbegrenzte Spaces, Objekte und Blöcke, Synchronisation über alle Geräte, Volltextsuche, Offline-Unterstützung und Medien-Uploads bis 5 GB. Capacities Pro kostet 8,99 EUR je Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung, monatlich abgerechnet sind es 10,99 EUR. Enthalten sind unter anderem Aufgabenverwaltung, KI-Assistent, Kalender-Integrationen, Formeln und API-Zugang. Der Believer-Plan für Unterstützer startet bei 10,99 EUR je Nutzer und Monat (jährlich) bzw. 12,99 EUR (monatlich). Stand: August 2026.

Stärken und Schwächen

Capacities bietet das durchdachteste UI-Design unter den deutschen Wissensmanagement-Tools mit solidem Datenschutz.

Schwächen: Team-Kollaboration noch eingeschränkt, eigene Team- oder Organisations-Tarife bietet der Anbieter nicht an.

Alternativen zu Capacities

Für Ende-zu-Ende-Verschlüsselung: Anytype. Für einfaches Open-Source-Notieren: Joplin. Mehr zu Wissensmanagement: Beratung & Betreuung.

Überblick

Capacities ist die erste Wahl für Wissensarbeiter, die Notion aus Datenschutzgründen ablösen wollen und dabei nicht auf gutes Design verzichten. Der größte offene Punkt bleibt die Teamarbeit.