Approve (jetzt Tipalti Procurement)

Was ist Approve?

Approve war ein eigenständiges Procurement-Tool, das Unternehmen dabei half, Kaufanfragen, Genehmigungsprozesse und Lieferantenbeziehungen zu verwalten. Das Unternehmen wurde von Tipalti übernommen und ist heute als Tipalti Procurement Teil der gleichnamigen Finanzautomatisierungsplattform.

Der Kern des Produkts ist geblieben: Du kannst Mitarbeitenden ein strukturiertes System geben, um Einkäufe zu beantragen, und Führungskräften klare Workflows, um diese Anträge zu prüfen und freizugeben. Statt Einkaufsentscheidungen über E-Mail-Ketten oder Slack-Nachrichten zu koordinieren, läuft alles in einem zentralen System.

Für wen eignet sich Approve?

Das Tool richtet sich an mittelgroße bis große Unternehmen, die ihren Einkaufsprozess standardisieren wollen. Besonders passend ist es für Firmen, die bereits Tipalti für Buchhaltung oder Zahlungen nutzen, weil sich Procurement dann direkt in den bestehenden Workflow einfügt.

Für kleine Teams oder Einzelunternehmen ist der Funktionsumfang zu groß und die Einstiegskosten zu hoch. Wer nur gelegentlich Bestellungen koordinieren muss, ist mit einfacheren Lösungen besser bedient.

Approve im Arbeitsalltag

Ein typischer Ablauf sieht so aus: Ein Mitarbeitender reicht über ein konfigurierbares Formular eine Kaufanfrage ein. Das System leitet die Anfrage automatisch an die zuständigen Genehmiger weiter, abhängig von Betrag, Abteilung oder Lieferant. Die Genehmigung kann per E-Mail oder direkt in Slack erfolgen. Nach der Freigabe wird automatisch eine Bestellung generiert und an den Lieferanten geschickt.

Lieferanten können sich über ein Self-Service-Portal registrieren und ihre Daten pflegen, was den Onboarding-Aufwand auf Kundenseite reduziert. Sobald Waren eingehen, wird das im System erfasst, und die Daten fließen in das Rechnungswesen ein.

Für Teams, die mit ERP & Warenwirtschaft-Systemen wie SAP, NetSuite oder Dynamics arbeiten, gibt es fertige Integrationen, die den Datentransfer automatisieren.

Preise und Pläne

Tipalti bietet Procurement als Bestandteil seiner AP-Pläne an. Der Select-Plan startet bei 99 USD pro Monat, der Advanced-Plan bei 199 USD. Beide enthalten grundlegende Procurement-Funktionen. Für größere Unternehmen mit mehreren Standorten oder komplexen Anforderungen gibt es den Elevate-Plan mit individuell verhandelten Preisen.

Es fallen keine Kosten pro Nutzer an. Stattdessen berechnet Tipalti auf Basis des Zahlungsvolumens und der genutzten Features. Genaue Zahlen für das Procurement-Modul allein gibt es nur auf Anfrage.

Stärken und Schwächen

Die Stärke liegt in der Integration: Wer ohnehin mit Tipalti zahlt, bekommt ein gut vernetztes Procurement-Tool dazu. Die Genehmigungsworkflows sind flexibel konfigurierbar, und der Einstieg für Mitarbeitende ist unkompliziert.

Die Schwäche ist die fehlende Eigenständigkeit. Approve als Marke ist verschwunden. Wer das Tool kauft, kauft eigentlich Tipalti, und muss sich mit einer Plattform auseinandersetzen, die deutlich mehr kann und entsprechend komplex ist. Kleine Teams mit einfachen Anforderungen werden sich darin verlieren.

Alternativen zu Approve

Wer eine schlanke Procurement-Lösung sucht, kann sich Procurify, Airbase oder Spendesk anschauen. Für einfachere Genehmigungsworkflows ohne dedizierten Procurement-Fokus eignen sich Tools wie monday.com oder Asana mit entsprechenden Automationen. Wer bereits eine Automation & Prozessoptimierung-Infrastruktur aufgebaut hat, kann Genehmigungsprozesse auch direkt in Tools wie n8n oder Make abbilden.

Überblick

Approve hat als eigenständiges Produkt aufgehört zu existieren. Was übrig bleibt, ist ein solider Procurement-Baustein innerhalb von Tipalti, der gut funktioniert, wenn man ohnehin in diesem Ökosystem unterwegs ist. Wer gezielt nach Procurement-Software sucht, sollte direkt mit Tipalti sprechen und klären, welche Module für den eigenen Bedarf passen und was das konkret kostet.

Für Unternehmen, die ihren gesamten Einkaufs- und Zahlungsprozess integriert abbilden wollen, ist die Kombination aus AP und Procurement überzeugend. Wer nur die Genehmigungsworkflows braucht, findet günstigere und schlankere Alternativen.