Airbase

Was ist Airbase?

Airbase ist eine Plattform für das Ausgaben-Management in Unternehmen. Das Ziel: alle Ausgaben außerhalb der Lohnabrechnung in einem einzigen System zusammenführen, mit vollständiger Sichtbarkeit und klaren Kontrollmechanismen. Die Plattform deckt Firmenkarten, Lieferantenrechnungen und Reisekostenerstattungen gemeinsam ab.

2023 übernahm Paylocity das Unternehmen und integrierte Airbase in seine HCM-Plattform. Bestandskunden werden seither durch Paylocity betreut. Als eigenständiges Produkt ist Airbase damit nicht mehr erhältlich, die Funktionen leben jedoch in der kombinierten Paylocity-Lösung weiter.

Für wen eignet sich Airbase?

Airbase richtet sich an Finance-Teams mittelständischer und größerer Unternehmen, die eine zentrale Kontrolle über alle Nicht-Gehaltsausgaben brauchen. Besonders sinnvoll ist die Plattform, wenn mehrere Abteilungen eigene Budgets verwalten und ein mehrstufiger Freigabeprozess gefordert ist.

Für kleine Unternehmen und Startups mit einfachen Ausgabenstrukturen ist Airbase in der Regel zu komplex und zu teuer. Wer nur eine einfache Firmenkartenlösung sucht, findet mit Pleo oder Payhawk schlankere Alternativen.

Airbase im Arbeitsalltag

Ein Finance-Team gibt Abteilungsleiter-Budgets in Airbase ein. Sobald ein Mitarbeiter eine Ausgabe plant, durchläuft der Antrag automatisch den definierten Freigabeprozess. Nach Genehmigung wird die entsprechende virtuelle Karte freigeschaltet. Rechnungen werden automatisch erfasst, mit dem Buchungskreis abgeglichen und für die Weitergabe an das ERP-System vorbereitet.

Preise und Pläne

Airbase veröffentlichte keine öffentlichen Preismodelle. Konditionen wurden individuell mit dem Vertrieb vereinbart. Nach der Übernahme durch Paylocity sind Preise im Rahmen des Paylocity-Gesamtpakets anzufragen. Stand: März 2026.

Stärken und Schwächen

Zu den Stärken zählt die konsequente Zentralisierung aller Ausgabentypen in einem System. Das vermeidet den üblichen Tool-Flickenteppich aus separaten Reisekostenlösungen, Kreditkartenportalen und Rechnungsworkflows. Die Freigabe-Logik ist flexibel und bildet auch komplexe Unternehmensstrukturen ab.

Schwächen liegen in der unklaren Produktzukunft nach der Paylocity-Übernahme. Wer Airbase eigenständig einsetzen wollte, steht jetzt vor dem Wechsel. Außerdem fehlte es bei der eigenständigen Version an transparenten Preisen, was die Evaluierung erschwert.

Alternativen zu Airbase

Payhawk bietet einen ähnlichen Ansatz mit starkem Fokus auf KI-gestützte Ausgabenkontrolle und ist in Europa weit verbreitet. Pleo ist eine einsteigerfreundlichere Alternative für KMU mit klaren Preismodellen. Spendesk deckt ähnliche Bereiche ab und ist besonders im deutschsprachigen Markt gut positioniert.

Für Unternehmen, die Automation & Prozessoptimierung in ihre Finanzprozesse einbinden wollen, können KI-gestützte Spend-Management-Lösungen erhebliche Effizienzgewinne bringen.

Überblick

Airbase war eine solide Plattform für mittlere und größere Unternehmen mit komplexen Ausgabenprozessen. Nach der Übernahme durch Paylocity ist die eigenständige Evaluierung nicht mehr sinnvoll. Wer einen ähnlichen Funktionsumfang sucht, sollte sich Payhawk oder Spendesk ansehen.