Xentral Streckengeschäft einrichten: Dropshipping mit ERP

Ein Kunde bestellt um 14 Uhr eine Werkbank in deinem Shop. Die Werkbank steht nicht bei dir, sondern beim Hersteller in Westfalen. Zwei Minuten später liegt dort eine Bestellung mit der Lieferadresse deines Kunden im Postfach, Lieferschein auf deinem Briefpapier. Das ist Streckengeschäft, und wenn du es in Xentral abbilden willst, heißt die Funktion dafür Dropshipping Lieferant.

Der Teil, den viele unterschätzen: Buchhalterisch findet trotzdem alles statt. Du kaufst ein, du verkaufst, Wareneingang und Warenausgang werden gebucht. Die Ware nimmt nur einen anderen Weg. Dein ERP muss einen Vorgang lückenlos führen, den du physisch nie zu Gesicht bekommst.

Was im ERP passiert, wenn die Ware dich nie erreicht

Alles hängt an einer sauberen Verkettung. Kundenauftrag löst Lieferantenbestellung aus, die Bestellung erzeugt den Wareneingang, der Wareneingang schließt den Lieferschein, daraus wird die Rechnung. Reißt die Kette an einer Stelle, hast du offene Bestellungen, die nie zugehen, und Aufträge, die im Status hängen bleiben.

Das fällt nicht am ersten Tag auf, sondern nach drei Monaten, wenn deine Verbindlichkeiten gegenüber dem Lieferanten nicht mehr zu dem passen, was du verkauft hast.

Xentral Streckengeschäft einrichten: Gruppe, Artikel, Automatik

Zuerst eine Verwechslung ausräumen, die regelmäßig Zeit kostet. Xentral hat zwei ähnlich klingende Funktionen. Dropshipping Lager verteilt einen Auftrag über mehrere Lagerorte, also Order-Split, und erzeugt laut Xentral-Dokumentation ausdrücklich keine Lieferantenbestellungen. Für echtes Streckengeschäft brauchst du Dropshipping Lieferant. Wer die falsche einrichtet, wundert sich, warum beim Lieferanten nie etwas ankommt. Wie das Lager-Splitting funktioniert, steht im Beitrag zu Multi-Warehouse in Xentral.

Die Einrichtung läuft in zwei Schritten. Du legst pro Streckenlieferant eine Gruppe an, hinterlegst den Lieferanten und optional ein eigenes Projekt, über das du später filterst. Dann ordnest du dieser Gruppe Artikel zu: von Hand, per CSV mit den Artikelnummern in Spalte A, oder über den Assistenten, der alle Artikel eines Herstellers zuordnet, sofern die Gruppe exakt so heißt wie der Eintrag im Feld Hersteller.

Zwei Bedingungen entscheiden, ob die Automatik überhaupt greift. Erstens braucht der Artikel einen hinterlegten Einkaufspreis, sonst legt Xentral keine Bestellung an.

Zweitens der Bestand, und hier lohnt sich genaues Lesen. Die Xentral-Dokumentation formuliert die Bedingung an zwei Stellen unterschiedlich scharf. Für Aufträge aus dem Shopimport heißt es: Ist der Dropshipping-Artikel vollständig im eigenen Lager verfügbar, wird kein Dropshipping-Auftrag erzeugt. Für den manuell angelegten Auftrag steht dort strenger, der Artikel dürfe keinen Lagerbestand haben, sonst entstehe kein Dropshipping-Auftrag.

Verlass dich also nicht darauf, dass Xentral bei einem Restbestand automatisch die Teilmenge auf die Strecke schiebt. Beim manuellen Anlegen reicht laut Doku ein einziges Stück im Regal, damit die Schaltfläche Dropshipping-Auftrag anlegen nichts tut. Genau hier suchen Leute eine Stunde nach einem Fehler, den es nicht gibt.

In den Gruppeneinstellungen legst du fest, ob die Bestellung automatisch entsteht, ob die Kundenadresse als abweichende Lieferadresse mitgeht und welche Belege als Anhang mitfahren. Ein Schalter lohnt fast immer: “Nur falls Zahlung ok”. Damit geht die Bestellung erst raus, wenn die Zahlungsampel im Originalauftrag grün steht. Sonst schickt dein Lieferant Ware los, die niemand bezahlt hat.

Teillieferungen sind der Punkt, an dem Setups auseinanderfallen

Enthält ein Auftrag Artikel von zwei Lieferanten, oder von einem Lieferanten und aus dem eigenen Lager, teilt Xentral ihn auf. Pro Dropshipping-Gruppe entsteht ein Teilauftrag, pro Teilauftrag eine Rechnung. Dein Kunde bekommt zwei Pakete und zwei Rechnungen. Wer das im Shop nicht ankündigt, bezahlt es in Support-Minuten.

Zwei Grenzen musst du kennen, weil sie sich im Standard nicht wegkonfigurieren lassen. Porto-Kosten kannst du nicht anteilig auf die Teilaufträge splitten. Und unterschiedliche Versandarten je Lieferant bildet die Funktion nicht automatisch ab. Wer zwei Streckenlieferanten mit verschiedenen Dienstleistern hat, klärt das per Absprache, nicht per Einstellung.

Ein Detail mit Nebenwirkung: Liegt ein Porto-Artikel zusammen mit einem Streckenartikel im selben Auftrag, splittet Xentral nicht. Der Hauptauftrag wird stattdessen selbst zum Dropshipping-Auftrag und wechselt in das Projekt der Gruppe.

Tracking und Retouren kommen nicht von allein zurück

Hier wird es unbequem. Xentral schreibt in der eigenen Dokumentation, dass es keinen Rückkanal vom Streckenlieferanten gibt. Es kommt kein Status zurück. Trackingnummern holst du dir über die Funktion Übertragungen, also über eine Datei oder Schnittstelle, die dein Lieferant erst einmal liefern muss und die jemand einrichten muss.

Das ist kein Schönheitsfehler, sobald Marktplätze im Spiel sind. Amazon verlangt bei Inlandssendungen über 15 Euro seit dem 15. Januar 2025 eine Rate gültiger Sendungsverfolgungsnummern von mindestens 95 Prozent, gemessen je Kategorie. Die Rate verspäteter Lieferungen muss unter 4 Prozent bleiben. Beides gilt ausschließlich für Bestellungen mit Versand durch Verkäufer, und Streckengeschäft ist genau das. Dein Lieferant entscheidet über deine Kennzahlen.

Bei Retouren dreht sich der Weg um. Die Ware geht zum Lieferanten zurück, nicht zu dir. Du brauchst also eine Retourenadresse, die nicht deine ist, und eine Regel, wie die Gutschrift des Lieferanten zu deiner Kundengutschrift passt.

Für den Fall, dass der Lieferant weniger liefert als bestellt, hat Xentral einen eigenen Hilfe-Artikel: Du markierst die Bestellung über die Stapelverarbeitung als abgeschlossen oder wählst im Protokoll der Bestellung die Aktion Bestellung abschliessen. Damit sind die Artikel aus dem Wareneingang ausgebucht. In der Bestellung siehst du weiterhin die ursprünglich bestellten Artikel und eine Differenz zur Verbindlichkeit, und das ist laut Xentral so richtig.

Du verkaufst Bestände, die du nicht siehst

Das ist die eigentliche Risikofrage, nicht die Konfiguration. Die Verfügbarkeit, die dein Shop anzeigt, ist eine Fremdinformation. Sie ist genau so aktuell wie die letzte Datei, die dein Lieferant dir geschickt hat. Die Streckenfunktion in Xentral importiert selbst keine Lieferantenbestände, das steht dort ausdrücklich als nicht enthaltene Funktion. Der Bestandsimport ist ein eigener Weg über die Import-/Exportzentrale, den du bauen und takten musst.

Der Praxisfehler, der uns am häufigsten begegnet: Der Lieferant stellt die Bestandsliste einmal täglich um 6 Uhr bereit, der Import läuft nachts. Also arbeitest du den ganzen Tag mit Zahlen von gestern. Bei Artikeln mit kleinen Restbeständen verkaufst du damit Ware, die am Vormittag längst weg war. Am Ende steht keine verärgerte E-Mail, sondern eine Stornoquote. Amazon zieht die Grenze bei 2,5 Prozent Stornorate und 1 Prozent Bestellmängelrate. Zwei schlechte Wochen reichen, um beide zu reißen.

Die Gegenmittel sind unspektakulär und wirken. Importiere Bestände mehrmals täglich statt einmal. Zieh einen Sicherheitspuffer ab, statt den gemeldeten Bestand eins zu eins in den Shop zu schreiben. Und setz dort, wo dein Lieferant nur Ampelwerte statt Stückzahlen liefert, einen festen Maximalbestand im Shop.

Ab wann sich Streckengeschäft rechnet

Rechne pro Artikel, nicht pro Sortiment. Auf der einen Seite steht, was ein Stück im eigenen Lager kostet: Handling für Wareneingang, Einlagerung, Kommissionierung und Versand, dazu die Liegekosten. Auf der anderen Seite der Aufschlag, den dein Lieferant für die Direktsendung nimmt.

Wir rechnen mit 4 bis 6 Minuten Handling je Auftragsposition und internen Stundenkosten von 50 Euro, also rund 3,50 bis 5 Euro pro Stück. Für die Liegekosten setzen wir 20 Prozent des Einkaufswerts pro Jahr an, das deckt Kapitalbindung, Fläche, Versicherung und Schwund. Beide Werte sind Erfahrungswerte aus unseren Projekten, keine Erhebung.

Ein Artikel mit 200 Euro Einkaufspreis und einem Lagerumschlag von 3 pro Jahr liegt im Schnitt vier Monate. Das sind rund 13 Euro Liegekosten plus 4 Euro Handling, zusammen 17 Euro pro Stück. Ein Streckenaufschlag von 5 bis 8 Euro je Sendung ist dagegen billig. Derselbe Vorgang mit 20 Euro Einkaufspreis und zwölf Umschlägen im Jahr kommt auf 33 Cent Liegekosten plus 4 Euro Handling. Da gewinnt das eigene Lager deutlich.

Als Faustregel: Ab rund 150 Euro Einkaufswert pro Stück und einem Lagerumschlag unter 4 pro Jahr lohnt sich die Strecke, darunter nicht. Der Grund ist der Aufschlag je Sendung, der bei schnelldrehender Billigware größer wird als alles, was du an Liege- und Handlingkosten sparst. Eine Ausnahme kippt die Rechnung unabhängig vom Wert: Ware über 31,5 Kilo oder größer als 120 mal 60 mal 60 Zentimeter fällt bei DHL aus dem Standardpaket für Geschäftskunden. Sperrgut gehört auf die Strecke, fast egal was es kostet.

Wann Dropshipping die falsche Antwort ist

Bei knappen Margen. Bleiben dir nach Aufschlag 8 Prozent, gibst du mit der Strecke die Kontrolle über die Lieferzeit ab, ohne Puffer für den Fall, dass es schiefgeht. Eine verspätete Lieferung schlägt direkt auf die Bewertungen, und du kannst nichts tun außer weiterleiten.

Bei Sortimenten mit hoher Retourenquote. Mode ist der Standardfall: Auf die Modebranche entfallen gut 80 Prozent aller Retourenpakete und rund 90 Prozent der zurückgeschickten Artikel, so die Forschungsgruppe Retourenmanagement der Universität Bamberg. Jede Retoure, die nicht bei dir landet, ist ein Vorgang, den du weder prüfen noch beschleunigen kannst.

Und auf Marktplätzen mit harten Lieferzeit-Kennzahlen. Wer parallel auf Amazon und eBay verkauft, riskiert mit einem unzuverlässigen Streckenlieferanten nicht nur Marge, sondern die Verkaufsberechtigung in der Kategorie.

Was du jetzt tun kannst

Streckengeschäft ist keine Sparmaßnahme, sondern eine Verlagerung. Du sparst Lager und Handling und bezahlst mit Kontrolle über Bestand, Lieferzeit und Retoure. Die Technik in Xentral ist der einfachere Teil. Die Arbeit steckt im Takt der Bestandsdaten und in der Entscheidung, welcher Artikel überhaupt auf die Strecke gehört.

Überlegst du, Teile deines Sortiments umzustellen? ERP-Systeme einrichten und laufend betreuen ist unser Tagesgeschäft. Ob deine Artikel überhaupt auf die Strecke gehören, klärt eine Fokus-Session: 60 Minuten mit deiner Artikelliste und den Lieferantendaten, danach kennst du deine eigene Grenze aus Einkaufswert und Umschlag.