Xentral Lagerverwaltung: Multi-Warehouse richtig einrichten

Wer mit Xentral nur ein einziges Lager betreibt, kommt meistens schnell an Grenzen. Spätestens wenn ein externes Fulfillment-Lager dazukommt, ein zweiter Standort aufgebaut wird oder Dropshipping-Lieferanten eigene Bestände führen, wird aus der einfachen Lagerverwaltung ein Multi-Warehouse-Setup. Und genau da wird es in der Praxis oft unübersichtlich.

Xentral kann das. Technisch gibt es keine Begrenzung bei der Anzahl der Lager, auch internationale Standorte lassen sich abbilden. Die Frage ist nur: Wie richtest du das Ganze so ein, dass es im Tagesgeschäft auch wirklich funktioniert?

Wie die Lagerstruktur in Xentral aufgebaut ist

Bevor du ein zweites oder drittes Lager anlegst, lohnt es sich, das Grundprinzip zu verstehen. Xentral unterscheidet zwei Ebenen: Lager und Lagerplätze (in der Oberfläche auch “Regale” genannt). Ein Lager ist der übergeordnete Container, die Lagerplätze sind die konkreten Stellflächen darin.

Alle Warenbewegungen, also Einlagerung, Auslagerung und Umlagerung, finden auf Ebene der Lagerplätze statt. Das bedeutet: Ohne mindestens einen Lagerplatz pro Lager kannst du keinen einzigen Artikel einbuchen.

Das klingt trivial, sorgt aber regelmäßig für Verwirrung. Viele legen ein neues Lager an und wundern sich, warum dort keine Bestände auftauchen. Die Antwort ist fast immer: Es fehlen die Lagerplätze.

Neues Lager anlegen

Der Weg ist kurz: Unter Lager > Lagerverwaltung klickst du auf +NEU und vergibst eine Bezeichnung. Xentral erwartet hier ein Wort ohne Sonderzeichen. Also “Hauptlager”, “LagerBerlin” oder “FulfillmentHH”. Keine Leerzeichen, keine Bindestriche.

Anschließend legst du im neuen Lager die Lagerplätze an. Die Bezeichnung sollte einem einheitlichen Schema folgen, zum Beispiel “HL001”, “HL002” oder “BER0101A”. Wer hier von Anfang an sauber nummeriert, spart sich später viel Ärger beim Kommissionieren.

Für die erste Einrichtung reicht das manuelle Anlegen. Ab 20 oder 30 Plätzen lohnt sich der CSV-Import: Im Reiter Lagerplätze Importieren lassen sich beliebig viele Plätze auf einen Schlag anlegen. Für jeden Lagerplatz kannst du anschließend ein Barcode-Etikett drucken, das macht die spätere Arbeit mit MDE-Scannern deutlich einfacher.

Auftrags-Split: Wenn Bestellungen auf mehrere Lager verteilt werden

Die spannendste Funktion im Multi-Warehouse-Kontext ist der Auftrags-Split. Xentral nennt das offiziell “Dropshipping Lager”, gemeint ist aber dasselbe: Ein einzelner Kundenauftrag wird automatisch auf mehrere Lager aufgeteilt, je nachdem wo die bestellten Artikel tatsächlich liegen.

Ein Beispiel: Dein Kunde bestellt drei Artikel. Zwei davon liegen im Hauptlager, einer beim externen Fulfillment-Partner. Xentral erkennt das und erzeugt automatisch zwei Teillieferungen. Ohne manuellen Eingriff.

Voraussetzungen für den Auftrags-Split

Damit das funktioniert, müssen mindestens zwei Lager als sogenannte Dropshipping-Lager konfiguriert sein. Das ist eine Einstellung pro Lager, die du in der Lagerverwaltung aktivierst. Erst danach greift die automatische Verteilung.

Zusätzlich wählst du eine Splitting-Strategie. Xentral bietet drei Optionen:

• Immer splitten: Jeder Auftrag wird aufgeteilt, sobald Artikel in verschiedenen Lagern liegen. Sinnvoll, wenn schnelle Teillieferungen gewünscht sind.
• Splitten erlauben: Xentral splittet nur, wenn nötig. Wenn alle Artikel in einem Lager verfügbar sind, wird nicht aufgeteilt. Das ist die häufigste Einstellung.
• Nie splitten: Aufträge bleiben immer zusammen. Nützlich für Produkte, die zwingend gemeinsam versendet werden müssen.

Projektlager als zusätzliche Steuerungsebene

Eine Funktion, die viele übersehen: Projektlager. Damit kannst du ein Lager auf einen bestimmten Geschäftsbereich einschränken. Wenn du zum Beispiel B2B- und B2C-Bestellungen über getrennte Lager abwickelst, ordnest du jedem Projekt das passende Lager zu. Die Zuordnung läuft dann über den Projektfilter im Auftrag.

Das ist besonders praktisch, wenn du verschiedene Vertriebskanäle mit unterschiedlichen Logistikpartnern betreibst. Dein Shopware-Shop läuft über Fulfillment-Dienstleister A, dein Amazon-Geschäft über Lager B. Xentral routet die Aufträge automatisch.

Die richtige Lagerstruktur planen

Hier scheitern die meisten. Nicht an der Technik, sondern an der Planung. Laut einer Erhebung von software-mittelstand.info verschlingen ineffiziente Lagerprozesse 20 bis 30 Prozent der gesamten Logistikkosten. Ein Großteil davon entsteht durch schlecht durchdachte Strukturen, nicht durch fehlendes Equipment.

Bevor du in Xentral auch nur ein Lager anlegst, solltest du drei Fragen beantworten:

1. Welche Lagertypen brauchst du wirklich? Nicht jedes Lager muss ein vollwertiges Versandlager sein. Typische Konstellationen: ein Hauptlager für den regulären Versand, ein Nachschublager für Großmengen, ein Retourenlager und vielleicht ein oder zwei externe Fulfillment-Lager. Weniger ist oft mehr.

2. Wie sollen Bestände zwischen den Lagern fließen? Xentral unterstützt Umlagerungen zwischen Lagern. Aber automatisch passiert da nichts. Du musst definieren, wann und nach welcher Logik Ware vom Nachschublager ins Picklager wandert. Über die mobile Nachschublagerbuchung lässt sich das mit Scannern abwickeln, aber den Prozess dahinter musst du selbst festlegen.

3. Welcher Kanal wird aus welchem Lager bedient? Diese Zuordnung über Projekte oder direkte Lagerzuweisung pro Verkaufskanal ist der Schlüssel. Wenn das nicht sauber definiert ist, landen Aufträge im falschen Lager. Und dann wird manuell umgebucht, was den ganzen Automatisierungsvorteil zunichtemacht.

Typische Fehler bei der Multi-Warehouse-Einrichtung

Aus unserer Erfahrung mit ERP-Projekten tauchen bestimmte Probleme immer wieder auf.

Lagerplätze vergessen. Wie schon erwähnt: Ein Lager ohne Lagerplätze ist in Xentral ein leeres Gefäß. Artikel lassen sich dort nicht einbuchen. Klingt offensichtlich, passiert aber ständig, gerade wenn jemand schnell ein Testlager anlegt.

Keine einheitliche Benennung. Wenn das Hauptlager “HL” heißt, die Plätze dort “HL001” bis “HL150”, das Berliner Lager aber “BerlinLager” mit Plätzen wie “Regal-A-1”, wird die Kommissionierung zum Ratespiel. Legt am Anfang eine Konvention fest und zieht sie durch. Alle Lager, alle Plätze.

Auftrags-Split ohne Teststrategie. Bevor du den automatischen Split produktiv schaltest, teste mit echten Aufträgen. Leg Testbestellungen an, die Artikel aus verschiedenen Lagern enthalten, und prüfe ob die Aufteilung stimmt. Sonst merkst du Probleme erst, wenn Kunden halbe Lieferungen bekommen und sich beschwundern.

Bestände nicht synchronisiert. Wenn du Lager mit externen Fulfillment-Partnern verbindest, brauchst du eine zuverlässige Bestandssynchronisation. Xentral bietet Schnittstellen über API, FTP und CSV. Aber die Einrichtung kostet Zeit, und ohne regelmäßigen Abgleich laufen Bestände schnell auseinander. Das Ergebnis: Überverkäufe oder unnötige Stornierungen.

Mobile Lagerverwaltung einbinden

Ein Multi-Warehouse-Setup ohne mobile Geräte ist wie ein Lager ohne Regale. Theoretisch möglich, praktisch sinnlos. Xentral unterstützt MDE-Scanner, Smartphones und Tablets für die Kommissionierung, den Wareneingang und Umlagerungen.

Die mobile Lagerverwaltung arbeitet wegeoptimiert. Das heißt: Xentral zeigt dem Mitarbeiter die Lagerplätze in der Reihenfolge an, in der er sie ablaufen sollte. Bei kleinen Lagern ist der Vorteil überschaubar. Ab ein paar hundert Plätzen spart das pro Tag tatsächlich Stunden.

Für die Einrichtung brauchst du die Xentral Inventory App und einen kompatiblen Scanner oder ein Smartphone mit Kamera. Die App verbindet sich direkt mit deiner Xentral-Instanz. Die Lagerplatz-Etiketten mit Barcodes, die du vorher gedruckt hast, werden dann beim Scannen automatisch zugeordnet.

Was das Ganze kostet

Xentral bietet die Lagerverwaltung nicht als separates Zusatzmodul an. Sie ist in allen Tarifen enthalten. Der Starter-Tarif beginnt bei 349 Euro monatlich (bei jährlicher Zahlung), der Business-Tarif bei 649 Euro. Die Multi-Warehouse-Funktionen stehen in allen Paketen zur Verfügung, laut aktueller Preisseite von Xentral (Stand April 2026).

Die eigentlichen Kosten liegen aber woanders. Ein Multi-Warehouse-Setup sauber zu planen, einzurichten und zu testen, dauert je nach Komplexität ein paar Tage bis mehrere Wochen. Und wer externe Lager anbindet, muss die Schnittstellen konfigurieren und testen. Das ist der Punkt, an dem viele Unternehmen merken, dass sie Unterstützung brauchen.

Wenn du das Gefühl hast, dass du bei der Einrichtung mehr Zeit mit Fehlersuche als mit Fortschritt verbringst, kann eine ERP-Beratung sinnvoll sein. Wir richten Xentral-Setups regelmäßig für E-Commerce-Unternehmen ein und wissen, wo die typischen Fallstricke liegen. Sprich uns einfach an, bevor du zwei Wochen in eine Konfiguration investierst, die am Ende nicht passt.