Xentral einrichten: Dein Fahrplan für die ersten 30 Tage

30 Tage reichen für ein produktives Xentral. Aber nur für einen bestimmten Ausschnitt: ein Mandant, ein Lager, ein Verkaufskanal. Wer im selben Monat noch zwei Marktplätze, eine Fertigung und drei Länder abbilden will, ist danach nicht produktiv, sondern halb fertig. Und halb fertig ist im ERP der teuerste Zustand, weil dann schon echte Belege im System liegen.

Xentral einrichten ist keine Frage der Klickgeschwindigkeit, sondern der Reihenfolge. Einen Teil der Einstellungen legst du einmal fest und kommst später kaum noch sauber daran, andere ziehst du jederzeit nach. Wer das verwechselt, baut sich in Woche 1 Probleme ein, die in Monat 6 auffallen. Xentral rechnet in seiner eigenen Einführungs-Checkliste bei Unternehmen unter 20 Mitarbeitern mit vier bis acht Wochen bis zur Produktivität, bei 20 bis 100 Mitarbeitern mit drei bis sechs Monaten.

Warum die Reihenfolge beim Xentral einrichten über die Kosten entscheidet

Sortier deine Aufgaben nach Umkehrbarkeit, nicht nach Dringlichkeit. Es gibt drei Sorten.

Einmal-Entscheidungen. Firmendaten, Nummernkreise, Kontenrahmen, Artikelnummernlogik. Nach dem ersten echten Beleg nicht mehr änderbar ohne Kollateralschaden.

Struktur-Entscheidungen. Lageraufbau, Varianten gegen Einzelartikel, der Weg vom Auftrag bis zur Rechnung. Änderbar, aber nur mit Datenbereinigung im Schlepptau.

Alltags-Einstellungen. Textbausteine, Zahlungsziele, Mailvorlagen. Jederzeit änderbar.

Der Kostenblock steckt in den ersten beiden Sorten, genauer in den Daten. Laut der Trovarit-Studie “ERP in der Praxis” ist die Datenübernahme das häufigste Problem in Einführungsprojekten überhaupt, 36 Prozent der Projektverantwortlichen berichten davon.

Woche 1: Mandant, Stammdaten, Nummernkreise, Steuerregeln

Fang mit den Daten an, die auf jedem Beleg landen. Firmierung, Anschrift, Steuernummer und USt-ID, Bankverbindung, Logo.

Dann die Nummernkreise für Belege, Kunden und Artikel. Zwei Regeln aus der Praxis: Starte nicht bei 1, sondern schließ mit Abstand an deine letzte Nummer aus dem Altsystem an. Wer zuletzt Rechnung 8.412 geschrieben hat, beginnt bei 10.000, dann sind Altbestand und Neubestand auf einen Blick trennbar. Und halte die Nummern stumpf. Sprechende Präfixe mit Jahreszahl kosten dich bei jedem Jahreswechsel und jeder Auswertung Extraarbeit.

Danach die Steuerlogik: Inland, EU-Geschäft mit und ohne USt-ID, One-Stop-Shop, Drittland. Ein Steuerthema, kein Softwarethema. Klär die Konstellation mit deinem Steuerberater und bild sie erst dann ab. Zum selben Block gehört der Kontenrahmen, weil dein Steuerbüro später auf diesen Daten arbeitet.

Zum Schluss der Woche Benutzer und Rechte vergeben. Sonst arbeiten in einem Jahr zwölf Leute mit Vollzugriff und niemand weiß, wer welchen Beleg geändert hat.

Woche 2: Artikelstamm und Lagerstruktur

Erst strukturieren, dann importieren. Leg fest, wie Artikelnummern aufgebaut sind, was ein Variantenartikel wird und was ein eigener Artikel bleibt, wo du mit Stücklisten oder Sets arbeitest. Wer erst importiert und danach sortiert, importiert zweimal.

Räum die Quelldaten in der Tabelle auf, bevor sie das System sehen. Dubletten raus, Artikel ohne Umsatz in den letzten 24 Monaten raus, Einheiten vereinheitlichen, Gewichte und Maße füllen, EAN und Steuersatz prüfen. Gewichte und Maße wirken nebensächlich, bis in Woche 4 die Versandlabels entstehen und die Preisberechnung des Dienstleisters ins Leere läuft.

Mach einen Testimport mit 20 bis 50 Artikeln und kontrollier das Ergebnis Feld für Feld, bevor der volle Bestand durchläuft. Erfahrungswert aus unseren Projekten: Unter etwa 200 Artikeln lohnt sich der Aufwand für ein sauberes Import-Mapping nicht, da bist du mit manueller Anlage schneller. Darüber lohnt er sich immer.

Die Lagerstruktur baust du im selben Zug, aber ohne Bestände. Erst Lager und Lagerplätze anlegen, Bestände buchst du frühestens am Wochenende vor dem Start ein. Jeder Tag zwischen Einbuchung und Go-live ist ein Tag Differenz, weil dein Tagesgeschäft weiterläuft. Wenn du mehrere Standorte oder ein Fulfillment-Lager abbildest, findest du die Details in unserem Beitrag zur Multi-Warehouse-Einrichtung.

Woche 3: Verkaufsprozess, Belegvorlagen, Zahlungsabgleich

Jetzt spielst du die komplette Kette durch: Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Zahlung. Nicht mit dem Musterfall, sondern mit deinen Alltagsfällen. Teillieferung. Storno. Gutschrift. Retoure mit Rückzahlung. Kunde auf Rechnung mit Zahlungsziel. Hier fällt auf, ob dein Prozess überhaupt abbildbar ist, bevor echte Kunden daran hängen.

Parallel die Belegvorlagen: Layout, Logo, Pflichtangaben nach Paragraf 14 Umsatzsteuergesetz, Zahlungsbedingungen, Texte je Sprache. Lass die fertigen PDFs einmal vom Steuerbüro prüfen, bevor die ersten davon rausgehen.

Der Zahlungsabgleich kommt danach. Bankkonten legst du als Geschäftskonten an und entscheidest, wie die Umsätze hereinkommen: als CSV-Import der Kontoauszüge oder automatisch über die PSD2-Bankanbindung. PayPal und Stripe bekommen eigene Konten, sonst wird die Zuordnung zum Ratespiel. Den Zeitraum, den der automatische Abgleich zurückschaut, stellst du selbst ein, von drei Monaten bis unbegrenzt. Stell ihn am Anfang eng, sonst zieht das System Altbelege heran, die dein Steuerbüro längst anders verbucht hat. Wenn du an DATEV übergibst, legst du hier auch Konten und Steuerschlüssel fest.

Woche 4: Versand, Schnittstellen, erste Automatisierungen

Versanddienstleister anbinden, Label-Druck testen, Tracking-Nummern zurück in den Shop schicken. Nimm einen Dienstleister, nicht drei.

Bei den Schnittstellen gilt dieselbe Regel: ein Kanal zuerst. Die Reihenfolge innerhalb des Kanals ist Artikelabgleich, dann Auftragsimport, dann Statusrückmeldung, und erst ganz zum Schluss der Bestandsabgleich. Der Bestandsabgleich ist der gefährlichste Schalter im ganzen Projekt. Schalt ihn erst scharf, wenn eine Stichprobe von 50 Artikeln null Differenz zwischen System und Regal zeigt. Sonst verkaufst du Ware, die du nicht hast.

Automatisierungen kommen zuletzt. Faustregel aus unseren Projekten: Automatisier einen Ablauf erst, wenn er mindestens 20 Mal manuell fehlerfrei durchgelaufen ist und mehr als fünfmal pro Woche vorkommt. Darunter automatisierst du einen Sonderfall.

Häufige Fehler in den ersten 30 Tagen

Nummernkreise im laufenden Betrieb ändern. Nach drei Wochen fällt jemandem auf, dass die Rechnungsnummer schöner sein könnte. Zur Klarstellung: Paragraf 14 Umsatzsteuergesetz verlangt eine einmalig vergebene, fortlaufende Rechnungsnummer, keine lückenlose. Ein bewusster Sprung von 8.412 auf 10.000 ist also unproblematisch. Teuer wird der nachträgliche Umbau: Ein geänderter Nummernkreis vergibt eine Nummer ein zweites Mal, oder dieselbe Rechnung taucht in Buchhaltung und Altsystem unter zwei verschiedenen Nummern auf. Musst du wirklich umstellen, dann zum Jahreswechsel und mit Ansage an die Buchhaltung.

Artikelstamm ohne Struktur importieren. “Wir laden erstmal alles rein und sortieren später.” Später kommt nie, weil dann schon Aufträge, Bestände und Bewegungsdaten an den Artikeln hängen. Ein zweiter Import ist dann keine Datei mehr, sondern ein Projekt.

Zu früh automatisieren. Ein Kunde von uns hatte in Woche 2 den automatischen Rechnungsversand nach Warenausgang aktiviert, während die Steuerregel für EU-Kunden mit USt-ID noch nicht fertig war. Rund 300 Rechnungen gingen mit falschem Steuersatz raus. Ergebnis: Storno, Neuausstellung, eine Erklärungsmail an jeden betroffenen Kunden und zwei Tage Buchhaltung, die niemand eingeplant hatte. Daher die Regel aus Woche 4.

Change-Management vergessen. Xentral nennt in seiner eigenen Checkliste die fehlende Change-Management-Strategie als Fehler Nummer eins, noch vor Datenqualität und unrealistischen Zeitplänen. Wenn im Lager weiter mit Zetteln gearbeitet wird, weil niemand die neue Oberfläche erklärt hat, nützt dir die beste Konfiguration nichts.

Wo die 30 Tage nicht reichen und was es kostet

Nicht realistisch: mehrere Länder mit One-Stop-Shop und Fremdwährungen, Fertigung mit Stücklisten und Produktionsaufträgen, drei Marktplätze parallel, ein durchgeplanter Retourenprozess mit Qualitätsprüfung oder tiefere Anpassungen über die API. Die vollständige Ablösung aller Excel-Listen dauert erfahrungsgemäß länger als das gesamte Setup, weil jede Liste einen Sonderfall enthält, den vorher niemand erwähnt hat. Wenn du grundsätzlicher planst, also Auswahl, Zeitplan und Budget über alle Systeme hinweg, hilft dir unser Beitrag zur ERP-Einführung im Mittelstand weiter.

Und ein Fall, in dem du diesen Plan gar nicht erst starten solltest: wenn deine Saisonspitze in die 30 Tage fällt. Wer im Oktober anfängt und im November das Weihnachtsgeschäft fährt, testet seine neue Beleg-Kette unter Volllast und hat niemanden frei, der Fehler nachhält. Verschieb den Start auf Januar. Der Jahreswechsel ist ohnehin der sauberste Zeitpunkt für neue Nummernkreise.

Beim Tarif gilt eine klare Schwelle, aber nicht die, die die meisten zuerst prüfen. Launch startet bei 99 Euro im Monat, das gilt laut Xentral bei 24 Monaten Laufzeit, dazu 0,30 Euro pro Auftrag. Gedeckelt ist das Paket auf 1.200 Aufträge und 500.000 Euro Umsatz im Jahr, dazu 500 Artikel und zwei Vertriebskanäle, also ein Shop plus ein Marktplatz. Bei einem typischen Händler reißt nicht der Auftragsdeckel zuerst, sondern das Artikellimit oder der dritte Kanal. Zähl also deine aktiven Artikel und deine geplanten Kanäle, bevor du auf die Auftragszahl schaust. Passt eines davon nicht, ist Starter ab 349 Euro mit 500 Aufträgen im Monat der Einstieg, Business und Pro liegen bei 649 und 849 Euro (Stand Juli 2026). Der Lizenzpreis ist dabei nicht die Gesamtrechnung: Zum Launch-Paket gehört ein verpflichtendes Onboarding über einen Xentral-Partner für einmalig 1.990 Euro, und das Fachportal erp-software.org beziffert den Softwareanteil an einer ERP-Einführung auf 20 bis 35 Prozent.

Was du jetzt tun kannst

Drei Dinge, die vor dem ersten Klick im System erledigt sein sollten. Erstens: die letzte vergebene Rechnungs-, Kunden- und Artikelnummer aus dem Altsystem heraussuchen und die Startwerte schriftlich festlegen. Zweitens: den Artikelstamm als Tabelle exportieren und zählen, wie viele Datensätze ohne Gewicht, ohne EAN oder ohne Steuersatz dastehen. Diese Zahl ist dein echter Projektaufwand. Drittens: einen Termin mit dem Steuerberater für Kontenrahmen und Steuerregeln setzen, bevor der erste Beleg entsteht.

Wenn du dabei jemanden brauchst, der die Fallen kennt: Wir richten ERP-Systeme wie Xentral ein und übernehmen auf Wunsch die laufende Betreuung danach. Oder du buchst dir eine Fokus-Session. 60 Minuten über deinem Zeitplan: Wir gehen Nummernkreise, Artikelstamm und Steuerregeln durch und sagen dir, was davon in den ersten 30 Tagen realistisch steht und was danach kommt.