Software für Speditionen und Logistik: Disposition und Tourenplanung ohne Chaos

“Wo ist die Sendung?” Der Verlader ruft zum dritten Mal an. Der Disponent erreicht den Fahrer nicht, schaut ins Telematik-Portal, findet eine Position von vor 40 Minuten und ruft zurück: “Müsste gleich da sein.” Müsste.

Kein Technikproblem. In der Kabine steckt Telematik, im Büro läuft ein Speditionsprogramm, der Kunde hat ein Portal. Drei Systeme wissen, wo der Lkw ist. Keins sagt es dem anderen.

Software für Speditionen wird meistens als Optimierungsfrage verkauft. Besserer Algorithmus, smartere Route, ein paar Prozent weniger Kilometer. Aus unserer Projekterfahrung liegt das Geld woanders: in den Minuten, die zwischen deinen Systemen verloren gehen.

Software für Speditionen löst kein Mathe-Problem, sondern ein Verbindungsproblem

Fangen wir mit der unbequemen Nachricht an, weil sie dir Geld spart. Tourenoptimierung ist ein hartes mathematisches Problem. Fahrzeuge, Zeitfenster, Gewichte, Volumen, Rampenzeiten, Lenkzeiten, alles gleichzeitig und alles voneinander abhängig. Daran arbeiten Forschungsgruppen seit Jahrzehnten, und es gibt ausgereifte Standardprodukte, die genau das können.

Bau das nicht nach. Wer eine eigene Tourenoptimierung entwickelt, konkurriert mit Anbietern, die zwanzig Jahre und ganze Entwicklerteams in ihre Solver gesteckt haben. Diese Rechnung geht nicht auf, egal wie gut dein Entwickler ist. Kauf den Solver.

Der Punkt ist ein anderer: Der Solver ist selten dein Problem. Dein Problem ist, dass der Auftrag per Mail reinkommt, händisch ins TMS getippt wird, die Tour im Optimierer landet, der Fahrer sie per Telefon bekommt, der Ablieferbeleg drei Tage später auf Papier zurückkommt und die Rechnung deshalb erst nächste Woche rausgeht. Zwischen jedem dieser Schritte sitzt ein Mensch, der Daten von einem Bildschirm abliest und in einen anderen eintippt. Menschlicher Kleber zwischen Systemen.

Wo in Disposition und Tourenplanung die Zeit verloren geht

Vier Stellen kosten in der Praxis am meisten. Keine davon ist die Route.

Statusabfragen. Der Klassiker vom Anfang. Kunde fragt, Disponent sucht, Fahrer wird angerufen. Die Position liegt längst im Telematiksystem, nur eben nicht dort, wo der Kunde sie sehen könnte.

Nachweise. Der Ablieferbeleg entscheidet, wann du Geld siehst. Solange er als zerknittertes Papier durch die Fahrerkabine reist, wartet deine Frachtabrechnung. Ein elektronischer Ablieferbeleg, ePOD, ist Foto plus Unterschrift plus Zeitstempel plus Position, direkt im System, in dem Moment, in dem abgeladen wird.

Stammdaten doppelt pflegen. Neue Rampenöffnungszeit beim Kunden? Ändern im TMS, ändern im Optimierer, ändern in der Kundenliste. Dreimal getippt, zweimal vergessen, einmal falsch.

Frachtabrechnung. Auftragspositionen, gefahrene Kilometer, Wartezeiten, Zuschläge, Mautanteil. Wenn diese Daten in vier Systemen liegen, wird Abrechnung zur Detektivarbeit.

Ein Rechenbeispiel, damit das greifbar wird. Die Annahmen sind bewusst offengelegt und geschätzt, rechne mit deinen eigenen Zahlen nach. Nimm an, ein Disponent verbringt zwei Stunden am Tag mit Statusabfragen und Nachtippen. Bei 220 Arbeitstagen sind das 440 Stunden im Jahr. Das Statistische Bundesamt hat im April 2026 die Arbeitskosten je geleisteter Stunde für 2025 mit 45,00 € beziffert, ein gesamtwirtschaftlicher Durchschnitt und damit nur eine Näherung für einen Disponenten. Macht rund 19.800 € pro Jahr und Kopf. Bei drei Disponenten knapp 59.400 €. Für Tätigkeiten, die niemand bestellt hat.

Dass der Druck real ist, zeigt der DSLV-Index Stückgutlogistik vom März 2026: Die Prozesskosten in den Stückgutnetzen stiegen im zweiten Halbjahr 2025 um 3,4 Prozent gegenüber dem Vorjahreszeitraum, während die Sendungsmengen um 0,1 Prozent zurückgingen. Mehr Kosten, gleiche Menge. Der DSLV stützt sich dabei auf 13 Stückgutnetzwerke mit rund 19,3 Millionen Sendungen.

Beim Personal wird es noch deutlicher, allerdings widersprechen sich die Quellen. Der BGL beziffert die Lücke im Januar 2026 auf 120.000 fehlende Lkw-Fahrer, sein Vorstandssprecher Dirk Engelhardt rechnet mit einem strukturellen Minus von jährlich rund 15.000, weil 30.000 bis 35.000 Fahrer in Rente gehen und nur 15.000 bis 20.000 nachkommen. Ein gemeinsames Papier von elf Verbänden, darunter BGL und DSLV selbst, spricht wenige Tage später von “mehr als 70.000”. Beide Zahlen stammen aus derselben Branche, aus demselben Monat. Welche stimmt, kann ich dir nicht sagen. Die Richtung ist in beiden Fällen dieselbe, und sie heißt: Du wirst die Lücke nicht mit mehr Leuten am Telefon schließen.

Was du kaufen solltest und was du bauen solltest

Die Trennlinie ist erstaunlich scharf, wenn man sie einmal gezogen hat.

Kaufen: Tourenoptimierung, Telematik, Kartenmaterial, das Speditionsprogramm selbst, Archivierung. Alles, was viele Speditionen gleich brauchen und wo der Markt ausgereifte Produkte liefert. Hier bist du mit Standard schneller, billiger und besser dran. Wer bei diesen Bausteinen einen Eigenbau vorschlägt, verkauft dir Entwicklerstunden, keine Lösung.

Bauen: die Verbindungen dazwischen und deine Sonderprozesse. Genau die Dinge, die kein Standardanbieter für dich löst, weil sie nur bei dir so aussehen.

Verbindungen heißt konkret: Auftrag aus dem Verlader-System direkt ins TMS, Position aus der Telematik direkt ins Kundenportal, ePOD direkt in die Abrechnung. Das sind Schnittstellen, und wie viel Arbeit darin steckt, haben wir im Beitrag zu API-Schnittstellen im Unternehmen beschrieben. Der Aufwand liegt fast nie in der Anbindung selbst, sondern in den Sonderfällen: Was passiert bei einer Teilablieferung, was bei einer Retoure, was bei einem Fahrerwechsel mitten in der Tour?

Sonderprozesse heißt: eigene Ladungsträger mit eigenem Pfandkreislauf, ein Kunde mit einem Avisierungsverfahren, das sonst niemand hat, eine Branchenspezialität wie Gefahrgut-Zusammenladeregeln oder Temperaturnachweise. Kein Standard-TMS bildet das sauber ab. Ein schlankes Zusatzsystem, das sich an dein TMS hängt, schon.

Diese Abwägung ist keine Speditionsbesonderheit, sie ist die klassische Make-or-Buy-Frage. Wir haben sie ausführlich in Make or Buy bei Software durchgerechnet. Der Kurzschluss daraus für die Logistik: Standard für die Fläche, Eigenbau für die Kanten.

Zwei Zahlen, die du bei der Entscheidung mitdenken solltest. Laut Bitkom fehlten im August 2025 in Deutschland 109.000 IT-Fachkräfte, eine offene Stelle blieb im Schnitt 7,7 Monate unbesetzt. Und die DIHK-Digitalisierungsumfrage 2026 nennt als größte Hemmnisse nicht das Geld, sondern die Zeit mit 58 Prozent und die Komplexität mit 56 Prozent, das Geld folgt erst mit 40 Prozent. Übersetzt: Der Eigenbau scheitert selten am Budget. Er scheitert daran, dass niemand da ist, der ihn baut und danach pflegt.

Was ein Eigenbau in der Spedition nicht leistet

Jetzt der Teil, den du in Anbieter-Präsentationen selten hörst.

Er ersetzt keine Optimierung. Sollte längst klar sein, aber es wird trotzdem versucht. Wenn dir jemand eine selbstgebaute Tourenoptimierung anbietet, frag nach dem Solver dahinter und nach Benchmarks. Meistens kommt dann nichts.

Er heilt keine schlechten Stammdaten. Wenn Rampenzeiten, Gewichte und Adressen im System nicht stimmen, liefert auch die beste Anbindung nur schnelleren Müll. Datenqualität kommt vor Software, immer.

Er ersetzt keine Rechtsberatung. Die Lenk- und Ruhezeiten stehen in der EU-Verordnung 561/2006, die bayerische Gewerbeaufsicht fasst sie so zusammen: 9 Stunden Tageslenkzeit, zweimal pro Woche 10 Stunden, 56 Stunden in der Woche, 90 in der Doppelwoche, nach spätestens 4,5 Stunden Lenkzeit eine Pause von 45 Minuten, aufteilbar in 15 plus 30 Minuten. Software kann diese Regeln in der Planung berücksichtigen. Die Verantwortung dafür, dass sie eingehalten werden, nimmt dir kein Programm ab, und dieser Text ersetzt keine juristische Beratung.

Er ist nicht fertig, wenn er läuft. Rechne mit 15 bis 25 Prozent der Entwicklungskosten pro Jahr für Wartung. Wer das nicht einplant, hat kein Projekt kalkuliert, sondern einen Wunsch.

Noch ein Punkt zur Ehrlichkeit, weil er gerade aktiv falsch vermarktet wird. Rund um den elektronischen Frachtbrief wird derzeit Druck aufgebaut, teils mit dem Hinweis, ab August 2026 sei Schluss mit Papier. Das stimmt so nicht. Das Bundesverkehrsministerium schreibt klar, dass die eFTI-Verordnung ab dem 9. Juli 2027 in vollem Umfang gilt und Behörden dann elektronische Frachtinformationen über zertifizierte Plattformen akzeptieren müssen. Für dich als Unternehmen bleibt die Nutzung vorerst freiwillig. Digitalisier deine Nachweise, weil deine Abrechnung schneller wird, nicht weil dir jemand eine Frist andichtet.

Ein letzter Realitätsanker: Vom Gesamtverkehr deutscher Lkw im Jahr 2025 meldet das Kraftfahrt-Bundesamt 231,5 Millionen Lastfahrten und 140,7 Millionen Leerfahrten. Knapp 38 Prozent aller Fahrten ohne Ladung. Das ist keine reine Dispositionsschwäche, dahinter stecken einseitige Warenströme und Strukturen, die kein Algorithmus wegrechnet. Wer dir verspricht, dass Software diese Quote halbiert, hat entweder deine Verkehre nicht gesehen oder erzählt Märchen.

Wenn du gerade überlegst, ob dein nächster Schritt ein neues TMS ist oder die Verbindung der Systeme, die du schon hast: Schau dir an, wie wir Software entwickeln, oder hol dir in einer Fokus-Session eine ehrliche Einschätzung. Kein Verkaufsgespräch, sondern eine Stunde, in der wir gemeinsam auf deine Disposition schauen. Wenn dabei rauskommt, dass Standard reicht, sagen wir dir das auch.