Software-Anfrage vorbereiten: Die 1-Seiten-Skizze, die dir ein echtes Angebot bringt

“Schick uns doch mal kurz, was ihr braucht.” Der Satz klingt harmlos. Er ist der Moment, in dem die meisten Softwareprojekte zum ersten Mal schiefgehen.

Was bei uns ankommt, ist meistens eins von zwei Extremen. Entweder drei Zeilen: “Wir brauchen ein Tool für unsere Auftragsverwaltung. Was kostet das?” Oder ein 40-Seiten-Dokument aus einer Vorlage, in dem trotzdem nirgends steht, wer die Software am Ende bedient.

Beides bringt dir kein Angebot, sondern eine Hausnummer. Wer seine Software-Anfrage vorbereiten will, braucht keins von beidem. Eine Seite reicht. Die musst du nur richtig füllen.

Warum unklare Anforderungen teurer sind als jedes technische Problem

Der Bitkom-Arbeitskreis Projektmanagement fasst die Studienlage in seinem Leitfaden “Heiter Scheitern im Projekt” so zusammen: 75 % der Fehlerursachen in Projekten entstehen in der Initialisierungs- und Definitionsphase, spürbar werden sie aber erst während der Umsetzung. Diese frühen Phasen machen laut Bitkom meist nur 15 % der Projektlaufzeit aus. Ein Sechstel der Zeit entscheidet also über drei Viertel der späteren Probleme. Welche Studien genau dahinterstehen, nennt Bitkom nicht, das schwächt die Zahl etwas ab. Der Befund selbst deckt sich mit allem, was wir in 20 Jahren Projektgeschäft gesehen haben.

Die Standish Group hat IT-Verantwortliche schon Mitte der 90er gefragt, warum Projekte gelingen. Auf Platz drei der Erfolgsfaktoren landete eine klare Anforderungsbeschreibung, direkt hinter der Einbindung der Nutzer und der Rückendeckung durch die Geschäftsführung. Bei den abgebrochenen Projekten standen unvollständige Anforderungen sogar auf Platz eins der Ursachen.

Ein Caveat gehört dazu, sonst wäre es unredlich: Diese Erhebung ist von 1994, und die Informatiker Eveleens und Verhoef haben in der IEEE Software gezeigt, dass die berühmten Erfolgsquoten der Standish Group einseitig gerechnet und in der Höhe kaum aussagekräftig sind. Nimm also nicht die Prozentzahlen mit, sondern die Rangfolge. Und die sagt seit dreißig Jahren dasselbe wie Bitkom heute: Anforderungen schlagen Technik.

Für dich als Auftraggeber hat das eine sehr praktische Folge. Ein Anbieter, der nicht weiß, was du wirklich brauchst, hat genau zwei Möglichkeiten. Er schlägt einen Risikopuffer auf und wird zu teuer. Oder er rechnet knapp, gewinnt den Auftrag und holt sich das Geld später über Nachträge zurück. Ehrlich gesagt: Wer dir ohne die folgenden Informationen einen belastbaren Festpreis nennt, verkauft dir ein Lottolos.

So kannst du deine Software-Anfrage vorbereiten: neun Felder auf einer Seite

Kein Fließtext, keine Formatierung, keine schöne Sprache. Stichpunkte reichen. Setz dir 30 Minuten in den Kalender und beantworte diese neun Punkte. Wenn du bei einem Feld hängst, ist genau das die interessante Information.

1. Das Problem in einem Satz. Nicht die Lösung, das Problem. “Unsere Aufträge laufen über drei Excel-Dateien, und niemand weiß, welche die aktuelle ist.” Ein Satz zwingt dich zur Klarheit. Wenn er nicht gelingt, ist das Vorhaben noch nicht reif für ein Angebot.
2. Wer damit arbeitet, und wie viele. Fünf Leute im Innendienst oder 400 Kunden im Selfservice? Diese Zahl entscheidet über Architektur, Rechteverwaltung, Testaufwand und Hosting. Sie ist der größte Preisunterschied, den ein einzelner Satz auslösen kann.
3. Der Prozess heute. Was passiert aktuell, Schritt für Schritt, inklusive der unschönen Teile? Der ausgedruckte Zettel, die WhatsApp-Nachricht an den Kollegen, das doppelte Abtippen. Wir müssen wissen, was wir ersetzen, sonst bauen wir die Zettelwirtschaft digital nach.
4. Der Prozess, wie du ihn haben willst. Dieselben Schritte, aber im Wunschzustand. Der Unterschied zwischen Punkt 3 und Punkt 4 ist dein eigentlicher Auftrag. Alles andere ist Beiwerk.
5. Systeme, die andocken müssen. Liste jedes System mit Namen, Version und einem Ansprechpartner: ERP, Shop, Buchhaltung, Versand, CRM. Schnittstellen sind der Faktor, der Angebote am zuverlässigsten sprengt. Eine alte Warenwirtschaft ohne dokumentierte API kann teurer werden als die halbe Anwendung.
6. Muss-Funktionen und Kann-Funktionen. Zwei getrennte Listen, und die Muss-Liste bleibt kurz. Wenn alles ein Muss ist, ist nichts ein Muss, und dann priorisiert am Ende der Entwickler nach Gefühl. Das willst du nicht.
7. Der Budgetrahmen. Ja, wirklich. Nicht, um dich abzugreifen, sondern damit wir dir sagen können, ob dein Vorhaben in deinem Rahmen überhaupt machbar ist. Eine Spanne genügt. Die meisten Mittelstandsprojekte landen nach unserer Einordnung zwischen 40.000 und 120.000 €, eine ausführlichere Orientierung findest du in unserem Beitrag zu den Kosten der Softwareentwicklung.
8. Wunschtermin und der Grund dahinter. “Q3” ist keine Information. “Messe am 12. September, bis dahin muss die Erfassung stehen” ist eine. Der Grund hinter dem Datum verrät uns, was wir notfalls zuerst fertigstellen und was warten kann.
9. Wer entscheidet. Name und Rolle der Person, die freigeben darf, ohne ein Komitee einzuberufen. Plus die ehrliche Einschätzung, wie schnell die üblicherweise reagiert. Verspätete Freigaben sind der häufigste Grund, warum Zeitpläne kippen.

Das war es. Neun Felder, eine Seite, eine halbe Stunde. Wenn du damit bei drei Anbietern anfragst, bekommst du zum ersten Mal Angebote, die du tatsächlich vergleichen kannst, weil alle drei über dasselbe reden.

Was die Skizze nicht leisten muss

Die Skizze ist kein Lastenheft. Ein Lastenheft hat fünf bis zwanzig Seiten, entsteht später und beschreibt die Anforderungen im Detail. Wie das genau funktioniert und wer welches Dokument schreibt, haben wir im Beitrag zu Lastenheft und Pflichtenheft auseinandergenommen. Deine Skizze ist die Stufe davor, die Grundlage für das erste Gespräch.

Sie muss auch nicht vollständig sein. Zwei offene Felder sind kein Problem, sie sind ein Gesprächsthema. “Weiß ich nicht” ist eine legitime Antwort, die uns mehr hilft als eine erfundene.

Technisch musst du gar nicht werden. Keine Datenbanken, keine Programmiersprache, kein Hosting. Das ist unser Job. Der Bitkom-Bericht “Softwarewelt 2036” vom Juni 2026 bringt es auf den Punkt: Gefragt sind Übersetzer zwischen Business, IT und Daten. Die Erkenntnis stammt aus qualitativen Interviews mit Führungskräften der Branche, ist also keine repräsentative Statistik. Sie passt trotzdem: Du lieferst das Geschäftsproblem, wir liefern die Technik.

Und die ehrliche Einschränkung zum Schluss: Die Skizze schützt dich nicht vor einem schlechten Dienstleister. Sie macht nur sichtbar, wer nachfragt und wer sofort einen Preis raushaut. Bei wirklich komplexen Vorhaben ersetzt sie kein gemeinsames Konzept, sie sorgt nur dafür, dass dieses Konzept nicht bei null anfängt. Und sie sagt dir nichts über die Zeit nach dem Go-Live, in der die Software gepflegt und weiterentwickelt werden will.

Was du jetzt tun kannst

Nimm dir die neun Punkte, öffne ein leeres Dokument und schreib drauflos. Stichpunkte, eine Seite, fertig. Der wertvollste Effekt tritt oft schon beim Schreiben ein: Bei Feld 3 und 4 merken viele zum ersten Mal, dass ihr Problem gar keine neue Software braucht, sondern einen aufgeräumten Prozess. Das ist kein verlorener Nachmittag, das sind gesparte Zehntausende.

Wenn du deine Seite fertig hast und eine zweite Meinung dazu willst, schau dir an, wie wir Software entwickeln, oder bring sie mit in eine Fokus-Session. Wir gehen sie gemeinsam durch und sagen dir ehrlich, ob wir daraus ein Angebot rechnen können oder wo noch Löcher sind. Kein Verkaufsgespräch, und wenn dein Problem kein Softwareproblem ist, hörst du das von uns.