Lohnt sich Individualsoftware wirklich? Die ehrliche Rechnung für den Mittelstand

“Das bauen wir uns lieber selbst, dann gehört es uns.” Der Satz fällt bei uns regelmäßig im Erstgespräch, meistens mit einem leichten Trotz in der Stimme. Vorher hat die Standardlösung enttäuscht, die Lizenzkosten sind gestiegen, eine wichtige Funktion fehlte. Eigene Software klingt dann nach Befreiung.

Wir bauen Individualsoftware. Trotzdem reden wir hier über die Individualsoftware Risiken, denn unsere Branche macht das ungern. Kein Wunder, sie stören das Geschäft.

Um die Pointe vorwegzunehmen: Wir raten regelmäßig ab. Nicht aus Koketterie, sondern weil die Rechnung nicht aufgeht.

Was die Statistik über Individualsoftware Risiken wirklich hergibt

Wenn du zu dem Thema recherchierst, begegnen dir schnell dramatische Zahlen. Der bekannteste Kronzeuge ist der Chaos Report der Standish Group, der seit 1994 zehntausende Softwareprojekte auswertet. Für 2015 weist er 29 Prozent erfolgreiche Projekte aus, 52 Prozent mit Zeit- oder Kostenüberschreitung und 19 Prozent, die abgebrochen wurden oder nie in Betrieb gingen.

Klingt vernichtend. Nur: Diese Zahlen sind wissenschaftlich umstritten. Die Informatiker Eveleens und Verhoef haben 2010 gezeigt, dass die Erfolgsdefinition der Studie einseitig ist: Sie misst nur, wie genau jemand Kosten, Zeit und Funktionsumfang vorhergesagt hat, nicht ob am Ende etwas Brauchbares herauskam. Angewendet auf ihre eigenen Daten aus 1.211 realen Projekten produzierte diese Definition Erfolgsquoten, die die tatsächliche Lage der Projekte nicht abbildeten. Auch Robert Glass hat der Studie widersprochen. Wer dir also mit “70 Prozent aller Softwareprojekte scheitern” kommt, zitiert eine Zahl, deren Grundlage seit Jahren angezweifelt wird. Uns eingeschlossen, wir haben sie früher auch benutzt.

Ähnlich vorsichtig solltest du bei der zweiten Lieblingszahl sein. Die Hertie School hat unter Leitung von Genia Kostka 170 deutsche Großprojekte seit 1960 untersucht und kam bei IT-Vorhaben auf eine durchschnittliche Kostensteigerung von 394 Prozent. Das ist echt, das ist deutsch, und es hat mit dir trotzdem wenig zu tun. Der IT-Wert stammt aus gerade mal zehn Projekten, mit einer Spanne von minus 7 bis plus 1.150 Prozent. Aus zehn Fällen mit dieser Streuung lässt sich für dich wenig ableiten. Untersucht wurden öffentliche Infrastruktur-Großprojekte aus Bau, Verkehr, Energie, Rüstung und IT, von unter 50 Millionen bis über 500 Millionen Euro. Dein Auftragserfassungs-Tool für 60.000 € spielt in einer anderen Liga.

Die ehrliche Lage ist unspektakulärer: Es gibt keine belastbare deutsche Statistik darüber, wie oft Individualsoftware im Mittelstand scheitert. Was es gibt, sind wiederkehrende Muster. Und die kannst du prüfen.

Die vier Risiken, die nicht im Angebot stehen

Ein Angebot zeigt dir den Preis für den Bau. Die eigentlichen Risiken beginnen danach.

Die Wartungslast läuft, solange die Software lebt. Als Faustregel rechne mit 15 bis 25 Prozent der ursprünglichen Entwicklungskosten pro Jahr für Bugfixes, Sicherheitsupdates und kleine Anpassungen. Das ist unser Erfahrungswert aus eigenen Projekten, keine Studienzahl. Bei einer Software für 60.000 € sind das 9.000 bis 15.000 € jährlich, jedes Jahr, ohne dass eine einzige neue Funktion dazukommt. Wer dieses Budget nicht einplant, kauft sich kein Werkzeug, sondern eine tickende Uhr. Software, die drei Jahre nicht gepflegt wird, ist keine Investition mehr, sondern ein Sicherheitsproblem mit Login-Maske.

Der Quellcode gehört dir nicht automatisch. Das ist der Punkt, den fast alle unterschätzen, und er ist juristisch eindeutig. In Deutschland ist das Urheberrecht nicht übertragbar, du kannst nur Nutzungsrechte eingeräumt bekommen. Und die Zweckübertragungsregel in § 31 Abs. 5 UrhG sorgt dafür, dass Nutzungsrechte, wie die IT-Recht Kanzlei es bildhaft formuliert, am Urheber kleben bleiben. Ohne ausdrückliche Regelung im Vertrag bekommst du oft nur ein einfaches Nutzungsrecht für den vereinbarten Zweck. Kein Anspruch auf den Quellcode, kein Bearbeitungsrecht, keine Möglichkeit, den Dienstleister zu wechseln. Die Beweislast liegt beim Auftraggeber, also bei dir. Du hast dann sechsstellig bezahlt und darfst die Software benutzen. Mehr nicht. (Das ist unsere Praxiserfahrung, keine Rechtsberatung. Für den Vertrag gehört ein IT-Anwalt an den Tisch.)

Du bindest dich an Menschen, die knapp sind. Wenn du Individualsoftware intern betreiben oder weiterentwickeln willst, brauchst du jemanden, der sie versteht. Laut Bitkom fehlen in der deutschen Wirtschaft rund 109.000 IT-Fachkräfte, und eine offene IT-Stelle bleibt im Schnitt 7,7 Monate unbesetzt. 85 Prozent der befragten Unternehmen beklagen den Mangel, 79 Prozent erwarten, dass er sich verschärft. Wenn dein einziger Entwickler kündigt, stehst du also nicht zwei Wochen still, sondern realistisch ein halbes Jahr.

Die Aufmerksamkeit deiner besten Leute ist der teuerste Posten. Ein Softwareprojekt frisst nicht nur Geld, es frisst Entscheider. Die Fachbereichsleiterin, die die Prozesse am besten kennt, sitzt plötzlich in Workshops, Abnahmen und Feedback-Runden. Diese Stunden tauchen in keinem Angebot auf, und sie fehlen im Tagesgeschäft. Aus unserer Projekterfahrung ist das der Kostenblock, der am zuverlässigsten unterschätzt wird.

Wann sich Individualsoftware nicht lohnt

Jetzt der Teil, den du sonst selten von einer Softwareagentur hörst. Es gibt fünf Konstellationen, bei denen wir abraten.

1. Dein Prozess ist austauschbar. Buchhaltung, Lohnabrechnung, Zeiterfassung, Newsletter. Wenn du etwas genauso machst wie zehntausend andere Betriebe, gibt es dafür ein gutes Produkt, das tausend Kunden mitfinanzieren. Deine Eigenentwicklung finanzierst du allein. Du zahlst dann viel Geld dafür, das Rad in Beige nachzubauen.
2. Dein Prozess ist noch nicht stabil. Wenn sich der Ablauf alle drei Monate ändert, weil ihr noch sucht, dann gießt du Chaos in Code. Software macht bestehende Prozesse schneller. Sie macht schlechte Prozesse schneller schlecht.
3. Die Nutzerzahl ist zu klein. Das stärkste Argument für eigene Software ist der Ausstieg aus der Pro-Nutzer-Miete. Dieses Argument braucht Nutzer. Bei fünf Leuten und 40 € pro Kopf im Monat zahlst du 2.400 € im Jahr. Eine Eigenentwicklung amortisiert sich dagegen nie, jedenfalls nicht über die Lizenzersparnis. Ab etwa 30 bis 50 Nutzern kippt die Rechnung, grob überschlagen und stark abhängig vom Tool.
4. Du hast Budget für den Bau, aber nicht für die Jahre danach. Wer 60.000 € zusammenkratzt und danach nichts mehr übrig hat, sollte es lassen. Ein Projekt ohne Wartungsbudget ist verbranntes Geld auf Raten.
5. Dein Motiv ist Ärger, nicht Rechnen. “Ich will weg von denen” ist ein Gefühl, kein Business Case. Eine Preiserhöhung, die dich im Jahr vierstellig trifft, rechtfertigt kein sechsstelliges Projekt. Rechne erst, ärgere dich danach.

Die unbequeme Wahrheit hinter allen fünf Punkten: Meistens hätte Standardsoftware es auch getan, plus eine sauber gebaute Schnittstelle. Das ist unspektakulär und kostet einen Bruchteil. Wenn dein Schmerz aus Medienbrüchen zwischen drei Systemen kommt, brauchst du keine neue Software. Du brauchst eine Verbindung zwischen den vorhandenen.

Was du jetzt tun kannst

Vier Schritte, bevor du irgendwo unterschreibst.

Rechne über fünf Jahre, nicht über das Projekt. Bau, Wartung, interne Stunden, Schulung gegen Lizenzkosten plus Workarounds plus Preiserhöhungen. Erst diese Gegenüberstellung ist ehrlich. Wie das im Detail geht, haben wir in der ROI-Rechnung für Individualsoftware durchgerechnet, inklusive der Posten, die gern verschwinden.

Kläre die Rechte vor dem ersten Euro. In den Vertrag gehören vier Dinge: ausschließliches Nutzungsrecht, Bearbeitungsrecht, Pflicht zur Herausgabe des dokumentierten Quellcodes und für den Ernstfall eine Hinterlegung bei einem Escrow-Agenten. Wenn ein Anbieter beim Wort Quellcode nervös wird, hast du deine Antwort.

Fang mit dem kleinsten sinnvollen Stück an. Nicht die große Plattform, sondern der eine Prozess, der am meisten weh tut. Läuft er nach drei Monaten und nutzt ihn das Team freiwillig, baust du weiter. Nutzt es ihn nicht, hast du 15.000 € gelernt statt 90.000 € verloren.

Mach den Umkehr-Test. Frag dich: Wenn wir diese Software in fünf Jahren wegwerfen müssten, wäre der Prozess dann immer noch besser als heute? Wenn ja, sitzt der Wert im Prozess und das Projekt steht auf festem Grund. Wenn nein, verkaufst du dir gerade ein Werkzeug als Strategie. Falls du bei der Grundsatzfrage noch schwankst, hilft dir unsere Buy-or-Build-Matrix beim Sortieren.

Individualsoftware lohnt sich, wenn ein Prozess dein Geschäft von anderen unterscheidet, stabil läuft und viele Leute betrifft. Sie lohnt sich nicht, weil eigene Software ein gutes Gefühl macht. Wir sagen dir das lieber im Erstgespräch als im zwölften Projektmonat.

Wenn du wissen willst, in welche Kategorie dein Vorhaben fällt, schau dir an, wie wir Software entwickeln, oder hol dir eine ehrliche Einordnung in einer Fokus-Session. Eine Stunde, in der wir gemeinsam auf deinen Prozess und deine Zahlen schauen. Wenn Standard reicht, sagen wir dir das auch. Dann verdienen wir an dir nichts, aber du hast eine Entscheidung, die trägt.