HubSpot zu teuer? Wann eine eigene Lösung günstiger ist

“Wir zahlen jetzt das Doppelte und nutzen exakt dieselben Funktionen wie letztes Jahr.” Der Satz fiel im Erstgespräch, ein paar Tage nach der Rechnung für die Vertragsverlängerung. Kein neuer Mitarbeiter, keine neue Funktion, kein neuer Hub. Gewachsen war nur die Newsletter-Liste.

HubSpot Alternative Eigenentwicklung: Das Stichwort fällt bei uns fast immer nach so einer Rechnung. Meistens ist es eine Trotzreaktion. Manchmal ist es die richtige Frage, nur aus dem falschen Grund gestellt.

Denn der Ärger über HubSpot ist selten ein Ärger über das Produkt. Es ist ein Ärger über die Preislogik.

HubSpot Alternative Eigenentwicklung: Der Kostentreiber sind nicht die Nutzer

Bei den meisten Business-Tools ist die Rechnung einfach. Mehr Leute, mehr Lizenzen, mehr Geld. Wächst dein Team nicht, bleibt die Rechnung flach.

HubSpot funktioniert anders, zumindest im Marketing Hub. Der Preis hängt an drei Größen gleichzeitig: an der Stufe, die du buchst, an den Basislizenzen und an der Zahl deiner Marketingkontakte. Die dritte Größe ist die, die niemand plant. Sie wächst von allein, jedes Mal, wenn dein Marketing funktioniert.

Genau das ist der Punkt, den ich für so schief halte: Du zahlst nicht für mehr Nutzung, du zahlst für mehr Erfolg. Wer 10.000 Adressen sammelt und sie zweimal im Jahr anschreibt, zahlt dasselbe wie der, der täglich Kampagnen fährt.

Wie sich der HubSpot-Preis im Juli 2026 zusammensetzt

Die Stufenpreise habe ich im Juli 2026 auf der offiziellen deutschen Preisseite von HubSpot nachgeschlagen, Währungsumschalter auf Euro. Die Preise für zusätzliche Kontaktblöcke stehen dort nicht offen, die stammen aus dem Preisrechner und können je nach Zahlweise abweichen. Das ist wichtig, weil in deutschen Blogs regelmäßig US-Dollar-Listenpreise mit einem Euro-Zeichen daneben kursieren. Listenpreise sind außerdem Verhandlungsbasis, kein Naturgesetz.

Die Basis kostet nichts. Bis zu 2 Nutzer bekommen die kostenlose Version. Marketing Hub Starter steht bei 15 € pro Lizenz und Monat, bei jährlicher Abrechnung sind es 9 €. Inklusive sind 1.000 Marketingkontakte.

Der Sprung auf die nächste Stufe ist die erste Klippe. Marketing Hub Professional kostet laut hubspot.de 880 € pro Monat bei monatlicher Zahlung, 792 € bei jährlicher Vorauszahlung. Drin sind 3 Basislizenzen und 2.000 Marketingkontakte, jede weitere Lizenz kostet ab 45 € im Monat. Von 15 € auf 880 €, das ist kein Upgrade, das ist ein Umzug. Enterprise liegt bei 3.530 € pro Monat mit 5 Lizenzen und 10.000 Kontakten. Achtung beim Vergleich: Die 880 € sind der Preis bei monatlicher Zahlung, die 3.530 € gelten nur bei Jahreslaufzeit.

Zwei Posten stehen im Kleingedruckten und tauchen in kaum einer Bauchrechnung auf. Das Onboarding ist bei Professional und Enterprise verpflichtend und wird laut HubSpot automatisch berechnet: einmalig 2.930 € für Professional, 6.830 € für Enterprise. Und Enterprise gibt es nur als Jahresvorauszahlung, macht 42.360 € auf einen Schlag, bevor die erste Mail raus ist.

Jetzt der eigentliche Treiber. Zusätzliche Marketingkontakte verkauft HubSpot in festen Blöcken, und die Preise pro Block unterscheiden sich je Stufe erheblich:

• Starter: 1.000er-Blöcke für 49 € pro Monat
• Professional: 5.000er-Blöcke für 250 € pro Monat
• Enterprise: 10.000er-Blöcke für 92 € pro Monat

Lies die Liste zweimal. Ein Kontakt kostet dich in Professional rund 0,05 € im Monat, in Enterprise etwa 0,009 €. Der günstigere Kontaktpreis steckt ausgerechnet in der teureren Stufe. Wenn deine Liste groß genug wird, überholt Enterprise jenseits von rund 62.000 Kontakten das vermeintlich günstige Professional. Wer das nicht nachrechnet, zahlt jahrelang die falsche Stufe.

Ein Detail noch, das in der HubSpot-FAQ steht und beim Planen wehtut: Hast du eine Kontaktstufe einmal gewählt, kommst du bis zur Vertragsverlängerung nicht mehr runter. Nach oben geht es jederzeit. Nach unten nur einmal im Jahr. Immerhin: Kontakte, die du nicht per Mail oder Anzeige bespielst, kannst du als Nicht-Marketingkontakte führen, bis zu 15 Millionen davon kostenlos.

Die Rechnung mit offenen Annahmen

Ich lege alle Annahmen offen, damit du sie durch deine eigenen ersetzen kannst.

1. Ausgangslage: Marketing Hub Professional, 880 € im Monat, monatliche Zahlung. Listenpreis Juli 2026.
2. Liste: 30.000 Marketingkontakte. 2.000 sind drin, 28.000 fehlen. Das sind 6 Blöcke à 5.000, also 1.500 € im Monat.
3. Summe: 2.380 € im Monat, 28.560 € im Jahr, dazu einmalig 2.930 € Onboarding. Über 5 Jahre landest du bei 145.730 €.

Dagegen jetzt kein Nachbau von HubSpot. Das wäre Unsinn, und jeder, der dir das verkauft, hat den Aufwand nicht verstanden. Gegengerechnet wird nur der Teil, der die Rechnung treibt: Newsletter-Versand und Automation an eine große Liste, angebunden an dein CRM.

4. Entwicklung: 50.000 €. Erfahrungswert aus unseren Projekten für Listenverwaltung, Segmentierung, Templates, Automationsstrecken und eine saubere Anbindung an Shop und ERP.
5. Wartung: 20 % der Entwicklungskosten pro Jahr, also 10.000 €. Mittelwert aus der üblichen Spanne von 15 bis 25 %, die je nach Quelle schwankt.
6. Versand: bleibt als laufender Posten bestehen, über einen Transaktionsmailer. Bei den genannten Volumen bewegt sich das im niedrigen dreistelligen Bereich pro Monat, das ist eine Schätzung, kein Listenpreis.

Über 5 Jahre: 50.000 € Entwicklung plus fünfmal 10.000 € Wartung, macht 100.000 €. HubSpot kostet im selben Zeitraum 145.730 €. Die Differenz liegt bei 45.730 €, und davon geht der Versand noch ab.

Und genau hier wird es unbequem. 45.000 € klingen nach einer Menge Geld. Verteilt auf 60 Monate sind es rund 760 € im Monat. Dafür trägst du das Projektrisiko, die Wartung, die Zustellbarkeit deiner Mails und die Verantwortung, wenn um 23 Uhr die Automation hängt. Die Rechnung geht auf. Knapp. Sie ist kein Selbstläufer.

Der Break-even verschiebt sich schlagartig, sobald deine Liste weiter wächst. Bei 60.000 Kontakten zahlst du in Professional rund 3.880 € im Monat, der Eigenbau kostet unverändert seine Wartung. Ab da wird der Abstand deutlich. Wenn du die Systematik für Nutzerzahlen statt Kontakte brauchst, haben wir das für ein eigenes CRM statt Salesforce durchgerechnet.

Wann du bei HubSpot bleiben solltest

Hand aufs Herz: Für die meisten Mittelständler, die bei uns anrufen, ist HubSpot die richtige Wahl. Es ist ein gutes Produkt, und der Preis ist kein Betrug, sondern ein Geschäftsmodell.

Bleib bei HubSpot, wenn du die Plattform breit nutzt. Marketing, Vertrieb, Service und Reporting in einem System, mit gemeinsamen Kontaktdaten, das ist echter Wert. Wer nur den Newsletter rausschickt und 880 € im Monat zahlt, hat ein anderes Problem als den Preis.

Bleib auch dabei, wenn deine Liste stabil ist. Ohne Kontaktwachstum gibt es keine Kostenspirale, und dann rechnet sich ein Eigenbau schlicht nicht.

Der wichtigste Punkt ist aber der Betrieb. Eigene Software will jemand pflegen. Laut Bitkom fehlen in Deutschland 109.000 IT-Fachkräfte, eine offene Stelle bleibt im Schnitt 7,7 Monate unbesetzt. Und die Arbeitskosten je geleisteter Stunde lagen laut Destatis 2025 bei 45,00 €, nach 43,50 € im Jahr davor. Wenn du niemanden hast, der die Software betreibt, und niemanden findest, ist die eingesparte Lizenz teuer erkauft.

Ehrlich bleiben muss man auch beim Gegenargument. Ein Eigenbau löst keine Abhängigkeit auf, er tauscht sie. Laut dem Bitkom Cloud Report 2026 sind Lock-in-Effekte für 59 % der Unternehmen die größte Hürde beim Anbieterwechsel, 64 % hatten 2025 steigende Cloud-Betriebskosten, und über die Hälfte erwartet für 2026 weitere Erhöhungen. Trotzdem haben erst 26 % einmal gewechselt, 8 % mehrmals. Wer aus HubSpot rausgeht, hängt danach an seinem eigenen Code und an dem Team, das ihn wartet. Das ist eine andere Abhängigkeit, keine geringere.

Die Faustregel, die sich bei uns durchgesetzt hat: Rechne den Eigenbau erst, wenn deine Kontaktblöcke teurer sind als die Software selbst. Solange die Grundgebühr den größten Posten stellt, ist Optimieren klüger als Bauen. Räum deine Liste auf, stufe Karteileichen zu Nicht-Marketingkontakten herunter, prüf die richtige Stufe. Das spart oft mehr als jedes Projekt. Was Marketing-Automation im Mittelstand realistisch bringt, haben wir im Beitrag zu Marketing Automation aufgeschrieben.

Wenn deine Rechnung inzwischen mehr nach Kontaktblöcken als nach Software aussieht, schau dir an, wie wir Software entwickeln, oder hol dir in einer Fokus-Session eine ehrliche Einschätzung. Kein Verkaufsgespräch, sondern eine Stunde, in der wir gemeinsam auf deine Zahlen schauen. Wenn Aufräumen billiger ist als Bauen, sagen wir dir das.