Eigenes CRM statt Salesforce oder HubSpot: Wann sich der Eigenbau rechnet

“Wir zahlen jedes Jahr fünfstellig an Lizenzgebühren. Für das Geld hätten wir uns längst was Eigenes gebaut.” Den Satz hören wir in Erstgesprächen regelmäßig. Meistens vom Geschäftsführer, meistens ein paar Tage nach der Rechnung für die Jahresverlängerung.

Ein eigenes CRM statt Salesforce oder HubSpot: Die Frage ist berechtigt. Beantwortet wird sie nur fast immer mit einem Gefühl statt mit einer Rechnung. Und das Gefühl liegt daneben, in beide Richtungen.

Also rechnen wir es durch. Mit Listenpreisen, die wir für diesen Beitrag auf den offiziellen deutschen Preisseiten nachgeschlagen haben, mit offengelegten Annahmen und mit einem Ergebnis, das den meisten nicht gefallen wird.

Eigenes CRM statt Salesforce ist eine Rechenaufgabe, keine Glaubensfrage

Am Ende stehen sich zwei Kostenkurven gegenüber. Die eine steigt mit jedem Kopf, den du ins System lässt: Lizenzen skalieren linear. Die andere startet hoch und flacht dann ab: Ein Eigenbau ist ein Fixkostenblock, dem es egal ist, ob 10 oder 100 Leute damit arbeiten. Die ganze Diskussion dreht sich um den Schnittpunkt dieser beiden Kurven.

Was in der Bauchrechnung fast immer fehlt: Der Eigenbau hört nicht auf, wenn die Software läuft. Wartung, Sicherheitsupdates, Anpassungen an neue Prozesse. Aus unserer Projekterfahrung und übereinstimmend mit dem, was Anbieter von Individualsoftware angeben, liegt das bei 15 bis 25 % der Entwicklungskosten pro Jahr. Das ist die eigentliche Gegenrechnung zum Abo, nicht der Entwicklungspreis.

Wer nur die Entwicklungskosten gegen die Jahreslizenz stellt, vergleicht einen Neuwagen mit einer Monatsmiete und wundert sich über das Ergebnis.

Was Salesforce und HubSpot wirklich kosten

Alle folgenden Zahlen sind Listenpreise, Stand Juli 2026, abgerufen auf den offiziellen deutschen Preisseiten. Listenpreise sind Verhandlungsbasis, keine Naturgesetze. Was du am Ende zahlst, hängt von Volumen, Laufzeit und Verhandlungsgeschick ab.

Auf der deutschen Preisseite von Salesforce steht die Sales Cloud in fünf Stufen: Starter Suite für 25 € pro Benutzer und Monat, Pro Suite für 100 €, die Enterprise-Stufe für 175 €, die unbegrenzte Variante für 350 € und Agentforce 1 für den Vertrieb für 550 €. Bis auf Starter werden alle jährlich abgerechnet.

Diese Preise bleiben auch nicht, wo sie sind. Zum 1. August 2025 hat Salesforce die Listenpreise für Enterprise und Unlimited im Schnitt um 6 % angehoben, betroffen waren Sales Cloud, Service Cloud, Field Service und ausgewählte Branchenclouds. Starter, Pro und Foundations blieben ausgenommen. Die 175 € oben sind bereits der Preis danach. Zwei Jahre davor waren es schon einmal 9 %. Wer ein Abo als planbare Größe verkauft, hat die letzten Jahre nicht beobachtet.

Bei HubSpot sieht die Struktur anders aus. Laut der deutschen Preisseite ist die Basisversion für bis zu 2 Nutzer kostenlos. Sales Hub Starter liegt bei 9 € pro Lizenz und Monat, wenn du jährlich zahlst. Bei monatlicher Abrechnung sind es 15 €. Professional kostet ab 90 € pro Lizenz und Monat, Enterprise ab 150 €.

Der Posten, den in unseren Gesprächen fast niemand auf dem Zettel hat, steht als Sternchen unter den Karten: Das Onboarding ist bei HubSpot verpflichtend und kostet einmalig 1.470 € für Professional und 3.420 € für Enterprise. Mindestmengen an Lizenzen gibt es seit der Umstellung auf das Seat-Modell im März 2024 nicht mehr, du kannst also mit einer einzelnen bezahlten Lizenz starten.

Die Break-even-Rechnung mit offenen Annahmen

Jetzt der Teil, um den es geht. Ich lege alle Annahmen offen, damit du sie mit deinen eigenen Zahlen ersetzen kannst.

1. Vergleichsgröße: Salesforce in der Enterprise-Stufe, 175 € pro Nutzer und Monat, macht 2.100 € pro Nutzer und Jahr.
2. Entwicklungskosten Eigenbau: 120.000 €. Erfahrungswert für ein CRM mit Kontakten, Pipeline, Angebotserstellung, Rechteverwaltung, Reporting und einer sauberen ERP-Schnittstelle. Kein Salesforce-Klon, sondern genau dein Prozess.
3. Wartung: 20 % pro Jahr, also 24.000 €. Mittelwert aus der Spanne von 15 bis 25 %.
4. Zeitraum: 5 Jahre. Kürzer zu rechnen ist unfair gegenüber dem Eigenbau, länger unfair gegenüber der Realität.

Der Eigenbau kostet über 5 Jahre also 120.000 € plus fünfmal 24.000 €, zusammen 240.000 €. Ein Salesforce-Nutzer kostet im gleichen Zeitraum 10.500 €. Teile das eine durch das andere, und du landest bei rund 23 Nutzern. Ab da beginnt sich der Eigenbau gegen Salesforce Enterprise zu rechnen.

Gegen HubSpot Professional verschiebt sich der Punkt deutlich. 90 € im Monat sind 1.080 € im Jahr, über 5 Jahre 5.400 € pro Lizenz, dazu einmalig 1.470 € Onboarding. Rechne das gegen 240.000 €, und du brauchst rund 44 Lizenzen, bis der Eigenbau vorne liegt.

Und jetzt die unbequeme Ehrlichkeit: Diese Rechnung ist zu freundlich zum Eigenbau. Sie unterschlägt dein Projektrisiko, denn nicht jedes Softwareprojekt landet auf der Punktlandung. Sie unterschlägt deine interne Zeit für Anforderungen, Tests und Abnahmen. Sie unterschlägt, was im Abo mit drin ist: Produkt-Roadmap, Sicherheitsupdates, Zertifizierungen, ein ganzes Ökosystem an fertigen Integrationen. Realistisch verschiebt das den Break-even weiter nach hinten, nicht nach vorne.

Wenn du das mit deinen echten Zahlen durchspielen willst, haben wir die Systematik im Beitrag zum ROI von Individualsoftware ausführlicher aufgeschrieben.

Wann du die Finger vom Eigenbau lassen solltest

Hand aufs Herz: Für die allermeisten Mittelständler ist das Standard-CRM die richtige Wahl. Das sagen wir auch dann, wenn wir an einem Eigenbau verdienen würden.

Lass es sein, wenn dein Vertrieb unter 20 Leute umfasst. Die Rechnung oben geht dann schlicht nicht auf, egal wie sehr die Lizenzrechnung nervt. Lass es auch sein, wenn deine Prozesse Standard sind. Kontakt rein, Pipeline, Angebot, Abschluss, Wiedervorlage. Das kann jedes CRM am Markt, und es kann es besser als eine Erstversion aus dem Eigenbau.

Der dritte Grund ist der härteste: Lass es sein, wenn du keinen Partner für die nächsten Jahre hast. Software ohne Betreuung ist ab Tag eins ein Auslaufmodell. Und wenn dein Plan lautet “wir stellen dafür jemanden ein”, dann ist das kein Plan. Laut Bitkom fehlten im August 2025 in Deutschland 109.000 IT-Fachkräfte, eine offene Stelle blieb im Schnitt 7,7 Monate unbesetzt.

Umgekehrt wird es interessant, wenn mindestens zwei der folgenden Punkte auf dich zutreffen:

• Viele Nutzer. Ab etwa 25 bis 50 Seats kippt die Rechnung, je nach Anbieter und Stufe.
• Exotische Prozesse. Wenn dein Vertrieb Dinge tut, für die es im Standard kein Feld gibt, und ihr die Lücke seit Jahren mit Excel und Zuruf stopft.
• Das CRM ist dein Geschäftsmodell. Wer Kundendaten und Vertriebslogik als Produkt hat, mietet die nicht bei einem Dritten.
• Tiefe ERP-Integration. Wenn das CRM ohne Live-Daten aus der Warenwirtschaft blind ist, wird die Schnittstelle zum eigentlichen Projekt. Genau da liegt oft mehr Aufwand als im CRM selbst.

Einen juristischen Punkt schenken wir dir noch, weil er in Verträgen regelmäßig untergeht: Lass dir die Nutzungsrechte an der Software schriftlich und vollständig übertragen. Nach der Zweckübertragungsregel in § 31 Abs. 5 UrhG bekommst du im Zweifel nur die Rechte, die der Vertragszweck zwingend erfordert. Steht dazu nichts Konkretes im Vertrag, gehört dir am Ende weniger, als du denkst. Das ersetzt keine Rechtsberatung, aber es gehört auf deine Checkliste.

Die ehrliche Antwort auf die Ausgangsfrage lautet also: Wenn du zwölf Leute im Vertrieb hast und dich über die Lizenzrechnung ärgerst, ist der Eigenbau nicht deine Lösung. Ein schlankeres Standard-CRM oder eine ehrliche Verhandlung mit deinem Anbieter vielleicht schon. Wenn du dagegen 60 Nutzer im System hast, drei Systeme verheiraten musst und dein Prozess sich seit Jahren gegen den Standard wehrt, dann lohnt sich das Durchrechnen wirklich. Wie wir dabei vorgehen, siehst du bei unserer Softwareentwicklung, und die grundsätzliche Abwägung haben wir im Beitrag zu Make or Buy sortiert.

Du willst wissen, wo dein Break-even liegt, bevor du 120.000 € in die Hand nimmst? Buch dir eine Fokus-Session. Eine Stunde, deine Zahlen, unsere Einschätzung. Wenn die Rechnung gegen den Eigenbau ausgeht, sagen wir dir das genauso deutlich.