Wie viel musst du selbst mitarbeiten, wenn du Software entwickeln lässt?

“Und wie viel Zeit kostet mich das?” Die Frage kommt fast immer spät im Erstgespräch. Halb entschuldigend, so als wäre sie unangemessen. Ehrlich gesagt ist sie die wichtigste Frage überhaupt, und die meisten Angebote beantworten sie nicht.

Der Aufwand für den Auftraggeber im Softwareprojekt steht auf keiner Rechnung. Er taucht in keiner Kalkulation auf und wird trotzdem bezahlt, nur eben aus deinem Kalender statt aus deinem Budget. Wer ein Angebot über 40.000 € unterschreibt und mit null eigenen Stunden plant, hat sich verrechnet.

Die ehrliche Größenordnung vorweg: Bei einem Mittelstandsprojekt mit rund vier Monaten Laufzeit rechnen wir mit 60 bis 120 Stunden auf deiner Seite. Das ist unsere Projekterfahrung, kein Studienwert. Ein Teil dieser Stunden lässt sich verteilen. Ein anderer Teil nicht, egal wie viel du bezahlst.

Dein Aufwand liegt vorne im Projekt, nicht hinten

Die meisten Auftraggeber stellen sich den eigenen Aufwand falsch verteilt vor. Sie erwarten eine ruhige Anfangsphase und dann Stress kurz vor dem Launch. In Wirklichkeit ist es umgekehrt.

Der Bitkom-Arbeitskreis Projektmanagement schreibt in seiner Kurzübersicht “Heiter Scheitern im Projekt” von 2021, dass 75 Prozent der Fehlerursachen in Projekten ihren Ursprung in der Initialisierungs- und Definitionsphase haben, also ganz am Anfang. Diese Phasen machen dabei meist nur 15 Prozent der Gesamtlaufzeit aus. Eine Einschränkung gehört dazu: Bitkom beruft sich hier auf “Studienergebnisse”, nennt aber keine einzige. Nimm die Zahl als Größenordnung von Praktikern, nicht als Messwert.

Der Mechanismus dahinter braucht sowieso keine Studie. Wenn wir am Anfang nicht verstehen, wie dein Angebotsprozess wirklich läuft, bauen wir vier Monate lang etwas, das daneben liegt. Der Fehler ist in Woche zwei entstanden. Auffallen wird er in Woche vierzehn, beim ersten echten Test. Und dann kostet er das Zehnfache.

Deine Stunden sind also vorne am wertvollsten. Zwei Tage Konzeptarbeit im Februar sparen dir zwei Wochen Nacharbeit im Mai. Wer in der Discovery-Phase “keine Zeit” hat, kauft sich diese Zeit später zu einem schlechten Kurs zurück.

Aufwand für den Auftraggeber im Softwareprojekt: Stunden pro Phase

Die folgenden Zahlen sind Erfahrungswerte aus unseren Projekten für ein typisches Vorhaben im Mittelstand, etwa vier Monate Laufzeit, ein System, zwei bis drei Schnittstellen. Keine Festwerte. Ein ERP-Austausch mit Datenmigration liegt deutlich darüber, ein internes Tool für drei Leute darunter.

1. Discovery und Konzept: 15 bis 25 Stunden. Zwei Workshops à einem halben Tag, Rückfragen zwischendurch, das Durchlesen und Freigeben des Konzepts. Das ist die Phase, in der du wirklich denken musst, nicht nur nicken.
2. Laufende Abstimmung: 2 bis 4 Stunden pro Sprint. Sprint-Review anschauen, Rückfragen beantworten, Prioritäten bestätigen. Bei acht Sprints à zwei Wochen sind das 16 bis 32 Stunden über das Projekt.
3. Daten und Zugänge: 5 bis 20 Stunden. Zugänge zu deinen Systemen, Ansprechpartner beim ERP-Anbieter, Exportdateien. Klingt banal, ist es auch. Bleibt trotzdem regelmäßig zwei Wochen liegen.
4. Datenbereinigung: 0 bis 80 Stunden. Der wildeste Posten im ganzen Plan. Wenn deine Stammdaten sauber sind, passiert hier fast nichts. Wenn in deinem Artikelstamm seit 2014 Dubletten schlummern, wird das ein eigenes Projekt. Wir können migrieren. Entscheiden, welcher von drei Kundendatensätzen der richtige ist, können nur deine Leute.
5. Test und Abnahme: 15 bis 30 Stunden. Zum Vergleich eine offizielle Hausnummer: Der EVB-IT Erstellungsvertrag, mit dem der Bund Software beauftragt, räumt dem Auftraggeber standardmäßig 30 Tage für die Funktionsprüfung ein, 14 Tage für Teilabnahmen. Der Bund geht also selbst davon aus, dass Prüfen Arbeit ist und Zeit braucht.
6. Schulung und Einführung: 10 bis 20 Stunden. Für dich als Koordinator. Die Stunden deiner Mitarbeiter, die geschult werden, kommen obendrauf.

Jetzt rechne es einmal durch. Nimm die mittleren Werte für ein Projekt mit sauberen Daten: 20 Stunden Discovery, 24 Stunden Abstimmung über acht Sprints, 12 Stunden für Daten und Zugänge, 20 Stunden Test und Abnahme, 14 Stunden Schulung. Macht 90 Stunden.

Das Statistische Bundesamt hat für 2025 durchschnittliche Arbeitskosten von 45,00 € je geleisteter Arbeitsstunde ermittelt, quer über Produzierendes Gewerbe und Dienstleistungen. 90 Stunden mal 45,00 € sind 4.050 €. Bei einem Projekt über 40.000 € sind das gut zehn Prozent, die in keinem Angebot stehen.

Zwei ehrliche Einschränkungen zu dieser Rechnung. Erstens ist 45,00 € ein Durchschnitt über alle Beschäftigten. Wenn dein Geschäftsführer die Freigaben macht, liegt der reale Wert deutlich höher. Zweitens sind die 90 Stunden nur die eine Kernperson. Zieh zwei Fachexperten und einen Tester dazu, landest du eher bei 130 bis 150 Stunden und damit bei 5.850 € bis 6.750 € interner Kosten. Wie sich diese Stunden auf den Kalender verteilen, hängt stark an der Projektlaufzeit. Dazu haben wir im Beitrag zur Dauer der Softwareentwicklung die Spannen aufgeschrieben.

Was du nicht delegieren kannst

Jetzt der unbequeme Teil. Drei Dinge bleiben bei dir, und keine Agentur der Welt nimmt sie dir ab.

Die Entscheidung über Prioritäten. Der Scrum Guide formuliert es unmissverständlich: Der Product Owner ist eine Person, kein Gremium. Er kann die Arbeit an andere delegieren, bleibt aber ergebnisverantwortlich. Übersetzt in deinen Alltag: Irgendwer bei dir muss sagen dürfen, dass Funktion A vor Funktion B kommt, und zwar am selben Tag, an dem gefragt wird. Wenn diese Entscheidung erst durch drei Abteilungen wandert, hast du keinen Entscheider, du hast einen Briefkasten.

Die fachliche Wahrheit. Wir lernen deine Prozesse in Wochen. Deine Leute leben sie seit Jahren. Wir können nicht wissen, dass es für Kunden aus Österreich eine Sonderregelung bei der Rechnungsstellung gibt, wenn es niemand sagt. Diese Information existiert nur in Köpfen, nicht in Dokumenten, und sie kommt fast immer zu spät.

Und nein, du kannst diese Lücke nicht durch Einstellen schließen. Laut Bitkom fehlten der deutschen Wirtschaft im Sommer 2025 rund 109.000 IT-Fachkräfte, eine offene IT-Stelle blieb im Schnitt 7,7 Monate unbesetzt. Bis der neue Kollege da ist, ist dein Projekt längst gelaufen. Davon abgesehen wäre er der Falsche: Fachwissen über deinen Angebotsprozess stellt man nicht ein.

Die Abnahme. Wir testen, ob die Software tut, was im Pflichtenheft steht. Ob sie tut, was dein Geschäft braucht, kann nur jemand beurteilen, der das Geschäft macht. Das ist keine Formsache am Ende, das ist der eigentliche Prüfpunkt.

Was passiert, wenn du nicht lieferst, ist übrigens keine Frage der Sympathie. Nach § 642 BGB kann der Unternehmer eine angemessene Entschädigung verlangen, wenn der Besteller eine erforderliche Mitwirkung unterlässt und dadurch in Annahmeverzug gerät. § 643 BGB erlaubt sogar die Kündigung, wenn die Mitwirkung nach Fristsetzung ausbleibt. Auch der EVB-IT Erstellungsvertrag des Bundes hat eine eigene Ziffer für die Mitwirkung des Auftraggebers. Das ist keine Rechtsberatung und wir gehen mit unseren Kunden auch nicht so um. Es zeigt nur, wie selbstverständlich das deutsche Werkvertragsrecht davon ausgeht, dass du mitarbeitest.

Was du jetzt tun kannst

Drei Dinge, die den Aufwand real senken.

Benenne eine Person und gib ihr Zeit. Nicht “wir kümmern uns gemeinsam”. Eine Person, mit vielleicht einem halben Tag pro Woche im Kalender geblockt. Wer das nicht freischaufeln kann, sollte das Projekt verschieben, nicht kleiner rechnen.

Prüfe deine Daten, bevor du startest. Zieh einen Export deiner Stammdaten und schau eine Stunde drauf. Was du dort an Chaos findest, findest du später im Projekt wieder, nur teurer.

Investiere die Stunden vorne. Ein sauberes Anforderungsdokument ist die billigste Versicherung, die du kaufen kannst. Wie das praktisch aussieht, steht im Beitrag zu Lastenheft und Pflichtenheft.

Was wir NICHT können: dir dein Projekt komplett vom Hals halten. Wer dir verspricht, dass du “nur unterschreiben musst”, verkauft dir entweder Standardsoftware oder eine Enttäuschung. Software, die zu deinem Geschäft passt, braucht jemanden, der dein Geschäft kennt. Diese Person arbeitet bei dir.

Was wir können: deine Stunden so klein und so planbar wie möglich halten. Termine bündeln statt zwölf Rückfragen einzeln stellen. Entscheidungen vorbereiten, damit du wählst statt grübelst. Und dir vor dem Start sagen, wie viele Stunden wir von dir brauchen, statt es dir im dritten Monat als Überraschung zu präsentieren.

Willst du wissen, wie viel Zeit dein konkretes Vorhaben von dir fordert? Schau dir an, wie wir Software entwickeln, oder nimm dir eine Fokus-Session. Kein Verkaufsgespräch, sondern eine Stunde, in der wir ehrlich durchgehen, was auf deinem Tisch landen wird.