Scribe

Was ist Scribe?

Scribe nimmt auf, was du am Bildschirm tust, und macht daraus eine Schritt-für-Schritt-Anleitung. Du startest die Browser-Erweiterung oder die Desktop-App, führst den Vorgang einmal durch, und am Ende steht ein Dokument mit Screenshots und Beschreibungen zu jedem Schritt. In den strukturierten Daten seiner Blogseiten fasst der Anbieter das so zusammen: „By capturing your process while you work, Scribe automatically generates a visual guide, ready to share with the click of a button.“ Aufgenommen wird über die Erweiterung für Chrome und Edge auf jeder Website, über die Desktop-App für Windows und Mac in jeder Desktop-Anwendung und über mehrere Monitore hinweg.

Hinter dem Produkt steht Colony Labs, Inc. dba Scribe, 427 Brannan St, San Francisco, CA 94107, nach dem Abonnementvertrag eine Delaware Corporation. CEO ist Jennifer Smith. Die Website läuft heute unter scribe.com, in den strukturierten Daten älterer Blogseiten steht noch scribehow.com, worauf auch der Dateiname dieses Eintrags zurückgeht. Im November 2025 meldete das Unternehmen eine Series-C-Runde über 75 Millionen US-Dollar, im Mai 2026 nach eigenen Angaben 100 Millionen US-Dollar wiederkehrenden Jahresumsatz. Laut Anbieter setzen 600.000 Organisationen das Produkt ein, 7 Millionen Menschen arbeiten damit, und 94 Prozent der Fortune 500 gehören zu den Kunden.

Das Angebot ist in drei Bausteine geteilt. Capture nimmt Abläufe auf, Optimize wertet sie aus und erzeugt Prozesskarten, und über MCP oder API lassen sich KI-Assistenten, Chatbots und Agenten mit diesem Material versorgen. Seit Oktober 2026 wirbt der Anbieter mit Autocapture, das laufende Arbeit ohne Start- und Stopp-Knopf mitschreibt und neue Abläufe als Entwurf zur Prüfung vorlegt. Eine Einordnung liefert der Anbieter auf seiner Sicherheitsseite selbst: „Although our core functionality of automatically creating step-by-step guides doesn’t use AI, we do offer supporting features powered by third-party AI services.“ Die KI sitzt also in Titel, Beschreibung, Seitengenerierung, Sprachausgabe und Transkription, nicht in der Aufnahme.

Für wen eignet sich Scribe?

Der Anbieter adressiert die Funktionen AI & Automation, IT, Operations, Finance & Accounting sowie HR & L&D. Als Anwendungsfälle nennt er Mitarbeiterschulung, Einarbeitung neuer Kollegen, Softwareeinführung, Automatisierung und das Versorgen von KI-Agenten mit Kontext. Wer solche Abläufe ohnehin digitalisieren will, findet bei uns dazu Automation & Prozessoptimierung.

Nicht gedacht ist Scribe für Abläufe, die nicht am Bildschirm stattfinden. Auf Mobilgeräten und Tablets lassen sich ausschließlich Bilder und Screenshots hochladen, aufgenommen wird dort nicht, obwohl die Preiskarte „Works with web, mobile & desktop apps“ nennt. Wer im kostenlosen Basic-Plan bleiben will, bekommt die Desktop-Aufnahme nicht, denn laut FAQ gilt: „The Scribe desktop application is a Pro and Enterprise feature.“

Zwei weitere Grenzen betreffen die Organisationsform. Einzelne Personen in einem bestehenden Team lassen sich nicht separat hochstufen, weil alle Pläne auf Teamebene liegen und ein Team deshalb auf derselben Stufe sein muss. Und wer eine Verarbeitung innerhalb der EU braucht, findet sie hier nicht: Der Auftragsverarbeitungsvertrag beschreibt Failover zwischen AWS East und West, eine EU-Region nennt der Anbieter nicht.

Scribe im Arbeitsalltag

So beschreibt der Hersteller den Ablauf. Du nimmst einen Vorgang auf, Scribe erzeugt Titel und Beschreibung per KI, du schwärzt sensible Stellen und lädst Logo, Website und Farben für das Branding hoch. Mehrere Schritte lassen sich zu einem GIF überlagern, Hinweise und Warnungen ergänzen. Danach geht die Anleitung per Link, E-Mail, Einbettung, PDF, HTML, Markdown, Microsoft Word oder nach Confluence hinaus. Längere Vorgänge bündelt Pages zu einem Prozessdokument mit Text, Videos, Screenshots und Links. Im Zielprogramm wird aus derselben Anleitung auf Wunsch eine Einblendung, die sich an ein einzelnes Oberflächenelement heften lässt. Über die Auswertung siehst du Aufrufe und Abschlüsse je Anleitung und welcher Betrachter wann zuletzt hineingesehen hat.

Die zweite Hälfte richtet sich an größere Organisationen. Autocapture erfasst Arbeit über zugelassene Anwendungen hinweg, ohne dass jemand eine Aufnahme startet, und legt Entwürfe vor. Optimize baut daraus Prozesskarten und beantwortet Fragen nach Engpässen und Doppelarbeit. Das Ergebnis geht per MCP oder API weiter an KI-Werkzeuge. Für den Einstieg in solche Vorhaben helfen wir mit Beratung & Betreuung.

Eine Referenz veröffentlicht der Anbieter namentlich: Northern Trust, 23.000 Mitarbeiter, Finanzdienstleister aus Chicago, nutzt Scribe nach dieser Fallstudie, um Dokumentation zu vereinheitlichen und Prozesse über globale Teams hinweg zu standardisieren. Die Zeit für Aufgaben ohne Kundenbezug sei dabei um 69 Prozent gesunken. Die Zahl stammt vom Anbieter und ist nicht unabhängig geprüft. Zu Wort kommt Pete Cherecwich, President of Asset Servicing, der die Zusammenarbeit als Teil des eigenen Technologiekurses beschreibt.

Preise und Pläne

Vier Stufen, abgerechnet je Platz und Monat, alle Beträge in USD. Der Umschalter auf der Preisseite steht von sich aus auf Monatszahlung; die Jahrespreise erscheinen erst nach dem Klick auf „Yearly“ und sind mit „Save 20%“ beworben. Stand: Oktober 2026.

Basic ist kostenlos und auf den Browser begrenzt, mit unbegrenzter Anleitungserstellung, schneller Anpassung und Freigabe per Link und Einbettung.

Pro Personal kostet 35 USD je Platz und Monat, bei Jahreszahlung 25 USD, und beginnt bei einem Platz. Dazu kommen Desktop-Aufnahme, Branding mit eigenem Logo, das Bearbeiten und Schwärzen von Screenshots sowie der Export nach PDF, HTML und Markdown.

Pro Team beginnt bei fünf Plätzen und bringt gegenüber Pro Personal Kommentare für die Zusammenarbeit. Die Preisseite trägt den Tarifblock zweimal. In der einen Fassung steht Pro Team bei 17 USD je Platz und Monat, 13 USD bei Jahreszahlung. In der anderen, in der jede Karte zusätzlich den Block „Autocapture AI“ führt, sind es 29 USD und 23 USD. Pro Personal kostet in beiden Fassungen gleich viel.

Enterprise nennt keinen Betrag, der Weg führt über einen Demo-Termin. Darin liegen die automatische Schwärzung von PII und PHI, SSO, die Rollen Creator, Viewer und Admin, zentrale Nutzer- und Dokumentenverwaltung sowie Übersetzungen.

Zwei Grenzen stehen nur in der Vergleichstabelle und in der FAQ. Der Versionsverlauf reicht in beiden Pro-Stufen eine Woche zurück, unbegrenzt ist er erst bei Enterprise. Und die Pläne gelten je Team: Ein Upgrade auf Pro zieht die übrigen Mitglieder mit, wer nur einzelne Konten hochstufen will, muss ein zweites Team anlegen. Rabatte gibt es für Bildungseinrichtungen mit .edu-Adresse und für 501(c)(3)-Organisationen samt gleichwertigen internationalen Rechtsformen, beides auf Antrag über ein Formular.

Stärken und Schwächen

Stärken:

• Kostenloser Basic-Plan mit unbegrenzter Anleitungserstellung im Browser
• Aufnahme auf Websites über Chrome und Edge, auf dem Desktop über Windows und Mac und über mehrere Monitore
• Export nach PDF, HTML, Markdown und Microsoft Word, dazu Link, E-Mail, Einbettung und Confluence
• Schwärzung in drei Stufen, die oberste organisationsweit erzwungen und nicht übersteuerbar
• Rechtsträger offengelegt: Colony Labs, Inc. dba Scribe, 427 Brannan St, San Francisco, CA 94107, Delaware Corporation
• EU-Vertreter nach Art. 27 DSGVO benannt, Instant EU GDPR Representative Ltd. in Lucan, Irland
• Datentransfer über die EU-Standardvertragsklauseln nach Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914, mit Addenda für Großbritannien, Jersey, Guernsey, Brasilien und die Türkei
• AES-256 im Ruhezustand, TLS 1.2+ im Transport, Infrastruktur laut Anbieter in SOC-2-Type-II- und ISO-27001-konformen Rechenzentren
• KI-Dienstleister dürfen die Daten laut Anbieter nicht zum Modelltraining nutzen, löschen sie binnen 30 Tagen und erhalten die Screenshots nicht
• Enterprise-Kunden können die KI-Funktionen abschalten
• Preisnachlässe für .edu-Adressen und 501(c)(3)-Organisationen

Schwächen:

• Desktop-Aufnahme erst ab Pro, im Basic-Plan bleibt es beim Browser
• Mobil und auf Tablets nur Upload von Bildern und Screenshots, obwohl die Preiskarte „Works with web, mobile & desktop apps“ nennt
• Alle Pläne liegen auf Teamebene, gemischte Teams aus Basic und Pro sind nicht vorgesehen
• Pro Team setzt mindestens fünf Plätze voraus
• Zwei verschiedene Pro-Team-Preise auf derselben Preisseite, 17 und 29 USD je Platz und Monat
• Versionsverlauf eine Woche in den Pro-Stufen, unbegrenzt erst bei Enterprise
• SSO, SCIM, erzwungene automatische Schwärzung, Mehr-Team-Verwaltung und Übersetzung nur in Enterprise, das keinen Betrag nennt
• Verarbeitung in AWS-Rechenzentren mit Failover zwischen AWS East und West, Daten in den USA und weiteren Ländern, keine EU-Region
• Wiederherstellungsziele widersprechen sich: Sicherheitsseite RTO 8 Stunden und RPO 24 Stunden, Auftragsverarbeitungsvertrag RTO 4 Stunden und RPO 12 Stunden

Alternativen zu Scribe

Aus derselben Kategorie führt das Verzeichnis Snagit, Camtasia und Loom. Was die drei leisten und was sie kosten, steht in ihren eigenen Einträgen. Beim Vergleich lohnen vier Fragen: ob das Ergebnis ein Textdokument mit Screenshots oder ein Video ist, ob die Abrechnung je Platz oder je Lizenz läuft, ob sich sensible Bildschirminhalte automatisch schwärzen lassen, und wo die Aufnahmen gespeichert werden. Der letzte Punkt entscheidet in regulierten Häusern häufiger als der Funktionsumfang. Wenn daraus Schulungs- und Hilfeinhalte werden sollen, hilft Content-Erstellung.

Scribe im Vergleich

Diese Einordnung rechnet sich aus dem Verzeichnis selbst: Scribe steht in der Kategorie mit 449 weiteren Werkzeugen.

Scribe nennt konkrete Preise. In der Kategorie tun das 226 von 450 Werkzeugen (50 Prozent).

Der Anbieter sitzt außerhalb der EU. In dieser Kategorie führt das Verzeichnis 157 Alternativen mit EU-Sitz, davon 81 aus Deutschland.

Überblick

Wir halten Scribe für die richtige Wahl, wenn immer wieder dieselben Software-Abläufe erklärt werden müssen und die Dokumentation sonst liegen bleibt. Der kostenlose Plan reicht aus, um das in einer Woche an echten Vorgängen zu prüfen, und genau das würden wir tun, bevor Plätze gebucht werden. Der Sprung auf Pro ist keine Einzelentscheidung: Weil die Stufe am Team hängt, wird daraus schnell eine Entscheidung für fünf oder zehn Plätze.

Drei Punkte würden wir vorher klären. Erstens den Preis, schriftlich, denn zwei verschiedene Pro-Team-Beträge auf derselben Seite sind keine Grundlage für eine Budgetzeile. Zweitens den Speicherort: Wer Bildschirmaufnahmen aus Fachanwendungen erzeugt, bewegt damit regelmäßig personenbezogene Daten, und eine EU-Region bietet der Anbieter nicht. Die erzwungene automatische Schwärzung wäre hier das passende Gegenmittel, sie liegt aber in Enterprise. Drittens die Erwartung an Autocapture, das als Vorteil beworben wird und gleichzeitig bedeutet, dass im Hintergrund mitgeschrieben wird. Das ist ein Thema für den Betriebsrat, nicht für die Produkteinführung am Tag danach.