Was ist ein Wareneingang?

Der Wareneingang ist der Prozess, bei dem gelieferte Ware das Lager betritt und im ERP-System verbucht wird. Er umfasst das Prüfen der gelieferten Menge gegen die Bestellung, eine Qualitätskontrolle, die Erhöhung des Lagerbestands und die Markierung der zugehörigen Lieferantenbestellung als erledigt oder teilgeliefert.

Klingt einfach, ist in der Praxis aber einer der fehleranfälligsten Prozesse. Falsch gebuchte Wareneingänge führen dazu, dass der Buchbestand nicht mit dem physischen Bestand übereinstimmt. Dann glaubt das System, 200 Stück auf Lager zu haben, während tatsächlich nur 180 vorhanden sind, und Kunden werden beliefert, die eigentlich nicht beliefert werden könnten.

Der Wareneingang im ERP Schritt für Schritt

Ein gut strukturierter Wareneingangs-Prozess im ERP läuft so: Die Lieferung kommt an, der Mitarbeiter scannt die Pakete oder Paletten, das ERP zeigt die offene Bestellung und erwartet die gelieferten Mengen. Stimmt alles, wird der Eingang gebucht, der Bestand erhöht und die Bestellung als erledigt markiert. Gleichzeitig wird das Lieferdatum notiert und der Buchungssatz für die Buchhaltung erzeugt.

Wenn die Lieferung unvollständig ist, dokumentiert das ERP die Fehlmenge als Rückstand und hält die Bestellung offen. Wenn die Qualität nicht stimmt, kann eine Retoure an den Lieferanten direkt aus dem ERP heraus angestoßen werden.

Barcode-Scanner und mobile Geräte

Moderne ERP-Systeme unterstützen den Wareneingang mit mobilen Scannern oder Tablet-Apps, die direkt mit dem System kommunizieren. Statt Papier und manuelle Eingabe gibt es eine direkte Verbindung: scannen, bestätigen, gebucht. Das beschleunigt den Prozess und reduziert Fehler auf nahezu null.

Für Unternehmen mit hohem Wareneingangsvolumen ist das kein Nice-to-have, sondern eine Notwendigkeit. Wer täglich Dutzende Lieferungen manuell erfasst, verliert nicht nur Zeit, sondern produziert zwangsläufig Fehler.

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