Hubstaff

Was ist Hubstaff?

Hubstaff ist eine Zeiterfassungs- und Workforce-Management-Software aus den USA, die sich vor allem an Teams richtet, die remote, hybrid oder im Außendienst arbeiten. Das Tool geht deutlich weiter als einfache Stoppuhr-Apps: Es verbindet Zeiterfassung mit Aktivitätsdaten, GPS-Tracking, Projektabrechnung und automatischer Lohnberechnung.

Besonders für Unternehmen, die Mitarbeitende stundenbasiert abrechnen oder Projektbudgets eng im Blick behalten wollen, deckt Hubstaff einen wichtigen Teil des operativen Workflows ab.

Für wen eignet sich Hubstaff?

Hubstaff ist besonders geeignet für:

• Remote- und Hybridteams, die eine verlässliche Zeiterfassung ohne Präsenzkontrolle brauchen
• Agenturen und Dienstleistungsunternehmen, die Stunden direkt in Kundenrechnungen übersetzen wollen
• Unternehmen mit Außendienstmitarbeitenden, für die GPS-Tracking und Mobile-App relevant sind
• Teams, die Payroll direkt aus den erfassten Arbeitszeiten berechnen wollen

Für kleine Teams, die ausschließlich intern arbeiten und keine Abrechnung nach Stunden brauchen, ist das Tool oft zu umfangreich.

Hubstaff im Arbeitsalltag

Ein typischer Workflow: Mitarbeitende starten den Timer in der Desktop- oder Mobil-App beim Beginn eines Tasks. Hubstaff erfasst die Zeit und, je nach Konfiguration, periodische Screenshots und Aktivitätslevel. Am Ende der Woche werden die Stundenzettel zur Genehmigung eingereicht. Auf Basis der genehmigten Zeiten berechnet Hubstaff automatisch den Lohn oder generiert Kundenrechnungen.

Die Überwachungsfunktionen wie Screenshots und Aktivitätstracking sind optional. Unternehmen können selbst konfigurieren, wie stark das Monitoring ist. Das ist ein wichtiger Punkt für den kulturellen Fit: In Teams mit hohem Vertrauensniveau wirken diese Funktionen oft kontraproduktiv. Hubstaff empfiehlt, sie transparent mit dem Team zu kommunizieren.

Preise und Pläne

Hubstaff bietet vier Pläne an (alle Preise bei Jahresabrechnung, mindestens 2 Nutzer):

• Starter: ab 4,99 USD pro Nutzer/Monat. Einfache Zeiterfassung und Aktivitätslevel.
• Grow: ab 7,50 USD pro Nutzer/Monat. Ergänzt Urlaubsverwaltung, Rechnungen und Zahlungen.
• Team: ab 10 USD pro Nutzer/Monat. Fügt Dienstplanung, Spesenabrechnung und Tageslimits hinzu.
• Enterprise: ab 25 USD pro Nutzer/Monat. Für große Teams mit erweiterten Sicherheits- und Compliance-Anforderungen.

Eine 14-tägige Testphase ist verfügbar. Stand: April 2026.

Stärken und Schwächen

Stärken:

• Konsequente Verbindung von Zeiterfassung, Abrechnung und Lohnberechnung
• Zuverlässig für verteilte Teams und mobile Belegschaften
• Starke Bewertungen auf unabhängigen Plattformen

Schwächen:

• Überwachungsfunktionen können Vertrauen im Team belasten, wenn sie nicht kommuniziert werden
• US-amerikanischer Anbieter, DSGVO-Compliance separat prüfen
• Voller Funktionsumfang erst in höheren Plänen verfügbar

Alternativen zu Hubstaff

Wer ähnliche Funktionen sucht, kann Toggl Track, Clockify oder TimeCamp prüfen. Toggl Track ist einfacher und kostenloser einstiegsfähig, verzichtet aber auf Monitoring-Funktionen. Clockify bietet einen großzügigen kostenlosen Plan für reine Zeiterfassung. Für Teams, die starken Fokus auf DSGVO-Konformität legen, lohnt ein Blick auf ZEP oder Timeular, beides europäische Anbieter.

Überblick

Hubstaff ist ein ausgereiftes Tool für Unternehmen, die Zeiterfassung, Projektabrechnung und Payroll aus einer Hand wollen, und dabei auch Remote- oder Außendienstteams managen. Die Preisgestaltung ist transparent und der Einstieg ist niederschwellig. Wer allerdings Bedenken bei der Mitarbeiterüberwachung hat oder auf einen EU-Anbieter angewiesen ist, sollte Alternativen prüfen. Für alle anderen ist Hubstaff eine der vollständigsten Lösungen in diesem Segment.