Festpreis oder nach Aufwand? Welches Abrechnungsmodell zu deinem Projekt passt

Zwei Angebote für dasselbe Projekt. Eins nennt eine feste Summe, das andere rechnet nach Aufwand ab. Und du sollst entscheiden, ohne dass jemand dazusagt, was die Wahl für dich bedeutet.

Festpreis oder nach Aufwand, bei Software ist das keine reine Kaufmannsfrage. Es ist eine Frage danach, wie gut du dein eigenes Projekt schon beschreiben kannst. Wer den Scope sauber kennt, fährt mit einem Festpreis gut. Wer noch sucht, verbrennt damit Geld. In diesem Beitrag geht es nicht um die Preishöhe, sondern um das Modell dahinter. Was ein Entwicklertag kostet, steht in unseren Beiträgen zu Preismodellen und Tagessätzen. Hier geht es um die Vertragsform, die darüber entscheidet, wer das Risiko trägt, wenn die Schätzung nicht hält.

Warum die Modellfrage über dein Budget entscheidet

Software lässt sich zu Projektbeginn schlecht schätzen. Das ist keine Ausrede, sondern messbar. Der Korridor der Unsicherheit, im Englischen Cone of Uncertainty, beschreibt genau das. Eine Schätzung ganz am Anfang liegt im Schnitt um den Faktor vier daneben, nach oben wie nach unten. Der tatsächliche Aufwand kann also das Vierfache oder ein Viertel der ersten Zahl betragen. Das Konzept geht auf Barry Boehm zurück, die NASA hat es später an echten Projekten bestätigt, und Steve McConnell hat ihm 1997 seinen Namen gegeben.

Das hat eine unbequeme Folge für dich. Je unklarer dein Scope, desto wertloser jede feste Zahl, die dir jemand am Anfang nennt. Ein Anbieter, der trotzdem einen Festpreis auf ein vages Briefing gibt, macht eins von zwei Dingen. Entweder er packt einen dicken Risikoaufschlag drauf, den du mitbezahlst. Oder er rechnet knapp und holt sich das Geld später über Change Requests zurück. Beides ist teurer als ehrlich gerechnet.

Die eigentliche Entscheidung ist also nicht Festpreis gegen Aufwand. Sie lautet: Wie sicher ist mein Scope? Daran hängt das Modell.

Festpreis, nach Aufwand oder Hybrid im Vergleich

In der Praxis landen drei Formen im Vertrag. Zwei Pole, ein Mittelweg.

Festpreis: Sicherheit, die an der Spezifikation hängt

Beim Festpreis vereinbart ihr eine feste Summe für einen fest beschriebenen Umfang. Der Anbieter trägt das Risiko. Läuft es aus dem Ruder, zahlt er drauf, nicht du. Laut it-agile bringt das Festpreis-Modell dem Dienstleister mehr Risiko als dem Auftraggeber. Genau das macht es auf dem Papier attraktiv.

Der Haken steckt in der Spezifikation. Ein Festpreis ist nur so gut wie das Lasten- oder Pflichtenheft darunter. Ohne belastbare Beschreibung wird jede spätere Änderung zum Change Request, und die summieren sich. it-agile hält klassische Festpreise für ungeeignet für agile Entwicklung, weil der Funktionsumfang zu Beginn schlicht nicht feststeht. Sauber funktioniert Festpreis dort, wo das Ziel messbar ist: eine Datenmigration, eine klar dokumentierte Schnittstelle, die Ablösung eines Tools mit bekannter Funktionsliste.

Nach Aufwand (Time and Material): ehrlich, aber ohne Deckel riskant

Bei der Abrechnung nach Aufwand, im Vertragsdeutsch Time and Material, zahlst du die tatsächlich geleisteten Stunden. Der Scope bleibt offen, du steuerst über Prioritäten statt über Vertragstexte. Das Modell bildet ehrlich ab, wie Software wirklich entsteht: in Schleifen, mit Annahmen, die im zweiten Sprint kippen.

Der Preis dafür steht auf der anderen Seite der Bilanz. Das Risiko liegt bei dir. Verzögert sich das Projekt, zahlst du die Mehrzeit. it-agile formuliert es klar: Bei Time and Material trägt der Auftraggeber das größere Risiko. Das Modell funktioniert nur mit einem Anbieter, der von sich aus bremst, wenn sich Aufwand nicht mehr lohnt, und mit einem Auftraggeber, der wirklich mitsteuert. Wer einmal im Quartal draufschaut und sonst hofft, bekommt am Ende eine Rechnung, die niemand mehr verteidigen kann.

Hybrid: der Mittelweg für die meisten Mittelstandsprojekte

Zwischen den beiden Polen liegen die Hybridmodelle, und die passen im Mittelstand am häufigsten. Die gängigste Form beginnt mit einer kurzen Klärungsphase zum Festpreis, ein Scoping-Workshop plus ein paar Sprints, an deren Ende ein verbindliches Budget steht. Der Dienstleister bluehands beschreibt genau das. Der Auftraggeber zahlt die überschaubaren ersten Sprints, danach trägt der Anbieter das Budget-Risiko, und der Product Owner darf innerhalb des Deckels Prioritäten verschieben, ohne dass es extra kostet.

Der Nutzen dieser Vorstufe ist konkret. In einem von bluehands geschilderten Fall schrumpfte eine Erstschätzung von 300 Personentagen nach dem Scoping-Workshop auf 200, ein Drittel weniger für denselben Funktionsumfang. Andere Varianten arbeiten mit einem Festpreis pro Sprint oder mit einem Kostendach, unter dem nach echtem Aufwand abgerechnet wird. Die Idee bleibt dieselbe: erst Klarheit kaufen, dann das große Budget freigeben.

Wer das Schätzrisiko trägt

Der ganze Streit um Abrechnungsmodelle lässt sich auf eine Frage eindampfen. Wer zahlt, wenn die Schätzung nicht hält? Weil zu Projektbeginn niemand den echten Aufwand kennt, ist das keine Formalie.

Beim Festpreis liegt das Risiko beim Anbieter, aber du bezahlst es trotzdem, nur eben vorab und pauschal über den Risikoaufschlag. Bei der Abrechnung nach Aufwand liegt das Risiko bei dir, dafür zahlst du keinen Aufschlag für Unsicherheit, die vielleicht nie eintritt. Beim Hybrid teilt ihr euch das Risiko. Die Klärungsphase drückt die Unsicherheit nach unten, bevor das große Geld fließt, und der Deckel begrenzt deinen Schaden nach oben.

Nach vielen Projekten ist unsere Haltung eindeutig. Der Festpreis fühlt sich sicher an, ist es aber nur, solange sich nichts ändert. Und in echten Projekten ändert sich fast immer etwas. Wer den Festpreis als Schutzschild missversteht, verhandelt am Ende über Wörter im Vertrag statt über Funktionen im Produkt.

So wählst du und sicherst dich ab

Geh die Entscheidung in dieser Reihenfolge an.

1. Bewerte deinen Scope ehrlich. Kannst du in zwei, drei Sätzen den messbaren Endzustand beschreiben, und ändert sich der voraussichtlich nicht mehr? Dann ist Festpreis eine ehrliche Option. Wenn du Anforderungen erst aus der Nutzung lernst, nimm nach Aufwand oder ein Hybrid.
2. Trenne Klärung von Umsetzung. Bei allem, was größer ist als ein klar umrissenes Modul, kauf zuerst eine kompakte Konzeptphase. Danach weißt du, was es realistisch kostet und ob das Team passt. Diese Vorstufe rettet regelmäßig Projekte, die sonst auf einen falsch dimensionierten Festpreis zugesteuert wären.
3. Vereinbare ein Kostendach. Auch bei Abrechnung nach Aufwand musst du nicht ins offene Messer laufen. Ein Cap begrenzt die Summe nach oben, darunter wird nach echtem Aufwand gerechnet. Das kombiniert Ehrlichkeit mit Budgetsicherheit.
4. Kläre den Change-Prozess vor Vertragsschluss. Wie werden Änderungen bewertet, geschätzt und freigegeben, und wer entscheidet? Ein Change-Prozess, der im Vertrag steht, ist kein Misstrauen. Er ist die Voraussetzung dafür, dass Änderungen kein Streit werden.
5. Schau auf die Zeit nach dem Launch. Ein niedriger Projektpreis mit teuren Folgestunden ist kein guter Deal. Kläre vor der Unterschrift, zu welchem Modell Wartung und Weiterentwicklung laufen.

Was du jetzt tun kannst

Es gibt kein bestes Abrechnungsmodell, nur ein passendes. Festpreis für klaren, stabilen Scope. Nach Aufwand für offene, explorative Vorhaben. Hybrid für fast alles dazwischen, und das ist im Mittelstand die Mehrheit.

Wenn du gerade vor einer konkreten Entscheidung sitzt und wissen willst, welches Modell zu deinem Vorhaben passt, sprich uns in einer Fokus-Session an. Eine Stunde, ein ehrlicher Blick auf deinen Scope, eine klare Empfehlung. Wie wir Softwareprojekte aufsetzen und kalkulieren, steht auf unserer Seite zur individuellen Softwareentwicklung.