Workflow-Automatisierung mit Make: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Make.com (früher Integromat) ist 2026 in vielen mittelständischen Unternehmen das Tool, mit dem die ersten echten Automatisierungen entstehen. Es ist visuell, vergleichsweise günstig und kommt ohne Code-Kenntnisse aus. Wer einmal verstanden hat, wie Scenarios, Module und Operations zusammenspielen, kann in wenigen Tagen Workflows bauen, für die früher ein IT-Projekt angesetzt wurde.

Trotzdem kostet der Einstieg viele Anwender Zeit und Geld, weil sie an den falschen Stellen anfangen. Diese Anleitung zeigt dir, wie du dein erstes Scenario baust, welche Module du wirklich brauchst und wo die Kosten realistisch landen.

Was Make.com ist und wie es funktioniert

Make wurde 2022 als Rebranding von Integromat eingeführt, nachdem das Unternehmen 2020 von Celonis übernommen wurde. Heute ist Make eine eigenständige Business Unit im Celonis-Konzern. Das Funktionsprinzip ist gleich geblieben: Du baust visuell Scenarios, die aus einzelnen Modulen bestehen. Jedes Modul gehört zu einem der mittlerweile über 3.000 angebundenen Apps und führt eine bestimmte Aktion aus.

Drei Begriffe musst du verstehen, dann macht alles Sinn:

Scenario ist der Workflow selbst. Eine Kette aus Modulen, die in einer bestimmten Reihenfolge ausgeführt wird.

Module sind die einzelnen Schritte. Ein Trigger-Modul startet den Workflow (zum Beispiel “Neue Zeile in Google Sheets”), Action-Module führen Aktionen aus (zum Beispiel “Slack-Nachricht senden”), und Helper-Module wie Router, Filter und Iteratoren steuern den Fluss.

Operations sind die Abrechnungseinheit. Jedes Mal, wenn ein Modul ausgeführt wird, verbrauchst du eine Operation. Ein Scenario mit zehn Schritten kostet pro Durchlauf zehn Operations.

Dein erstes Scenario in 30 Minuten

Ein gutes Einstiegs-Scenario ist klein, aber sofort nützlich. Beispiel: Sobald jemand dein Kontaktformular ausfüllt, soll der Eintrag in einer Google Tabelle landen und gleichzeitig eine Slack-Benachrichtigung an dein Vertriebsteam gehen.

So gehst du vor:

1. Auf make.com einen kostenlosen Account anlegen. Im Dashboard rechts oben auf “Create a new scenario” klicken.

2. Den Trigger auswählen. Such nach dem Anbieter deines Formulars, zum Beispiel “Webhooks”, “Google Forms” oder “Typeform”. Wähl den passenden Trigger wie “Watch Responses”. Make führt dich durch die Verbindung zu deinem Konto.

3. Das zweite Modul hinzufügen. Klick auf das Plus-Symbol nach dem Trigger, such “Google Sheets” und wähl “Add a Row”. Verbinde dein Google-Konto und wähl die Ziel-Tabelle. Die Felder aus dem Formular ziehst du per Drag-and-Drop in die Spalten der Tabelle.

4. Das dritte Modul anhängen. Wähl “Slack” und die Aktion “Create a Message”. Wähl den Channel und verfasse den Nachrichtentext. Auch hier kannst du Formularfelder per Drag-and-Drop einsetzen, etwa Name und E-Mail-Adresse.

5. Testen. Klick unten links auf “Run once”. Sende einen Test-Eintrag über dein Formular und beobachte, wie Make die Daten durch das Scenario schickt. Wenn alles funktioniert, oben rechts den Scheduling-Schalter auf “ON” stellen.

Fertig. Du hast deine erste echte Automation. Ab jetzt landet jede Anfrage automatisch in deiner Tabelle und im Slack-Channel. Operations-Verbrauch pro Anfrage: drei.

Wann Router, Filter und Iterator wichtig werden

Sobald Scenarios komplexer werden, brauchst du Steuerungs-Module. Drei sind besonders wichtig.

Filter beschränken, ob die nächsten Module überhaupt ausgeführt werden. Du legst eine Bedingung fest, etwa “nur weiter, wenn der Auftragswert über 1.000 Euro liegt”. Spart Operations und vermeidet unsinnige Aktionen.

Router teilt einen Workflow in mehrere parallele Pfade auf. Ein Beispiel: Wenn das Auftragsvolumen unter 1.000 Euro liegt, geht der Eintrag nur ins CRM. Liegt es darüber, geht zusätzlich eine Eskalations-E-Mail an den Vertriebsleiter. Du formulierst die Bedingungen einmal, der Router routet automatisch in den passenden Pfad.

Iterator zerlegt Arrays in einzelne Bundles, die dann nacheinander verarbeitet werden. Wichtig, wenn du etwa eine E-Mail mit fünf Anhängen bekommst und jeden einzeln in einem Cloud-Speicher ablegen willst. Der Aggregator macht das Gegenteil: Er fasst mehrere Bundles wieder zu einem zusammen.

Wer diese drei Module sicher beherrscht, kann in Make.com Workflows bauen, die in vielen Fällen klassische individuelle Software ersetzen.

Was Operations wirklich kosten

Die Free-Version gibt dir 1.000 Operations pro Monat und erlaubt zwei aktive Scenarios. Reicht zum Testen und für Spielprojekte. Sobald es produktiv wird, brauchst du den Core-Plan ab 9 US-Dollar pro Monat mit 10.000 Operations und unbegrenzten Scenarios, oder den Pro-Plan für 16 US-Dollar mit erweiterten Logs, custom Variablen und Priority Execution.

Die eigentliche Kostenfrage liegt nicht beim Plan, sondern beim Operations-Verbrauch. Ein einfaches dreistufiges Scenario, das einmal pro Anfrage läuft, ist günstig. Ein Scenario, das jede Minute eine API abfragt, prüft, ob sich etwas geändert hat, und dann je nach Ergebnis verschiedene Aktionen ausführt, kann im Monat schnell 50.000 oder 100.000 Operations verbrauchen.

Praxis-Tipp: Verwende Filter so früh wie möglich im Scenario. Jedes Modul vor dem Filter zählt für jeden Durchlauf, auch wenn der Filter dann blockiert. Erst filtern, dann handeln, spart oft 60 bis 80 Prozent der Operations.

Error Handling sauber aufbauen

Ein produktives Scenario, das nur den glücklichen Pfad kennt, ist eine Zeitbombe. Wenn die Slack-API kurz ausfällt, die Google-Sheets-Quote überschritten ist oder ein Pflichtfeld leer kommt, bricht das Scenario ab. Im Dashboard siehst du das frühestens, wenn du nachschaust, und bis dahin laufen Anfragen ins Leere.

Make.com bietet drei Mechanismen für Fehlerbehandlung:

Modul-bezogene Error Handler: Du klickst auf das Modul, das Fehler werfen kann, und definierst einen Fehlerpfad. Typische Fehler-Aktionen sind “Retry nach 5 Minuten”, “Resume mit Default-Wert” oder “Break”.

Eigene Error Routes: Du verbindest hinter ein kritisches Modul einen Error-Pfad, der etwa eine Benachrichtigungs-E-Mail an den Admin schickt, die Originaldaten in einem Fehler-Sheet sichert und das Scenario danach kontrolliert beendet.

Scenario-weites Logging: Im Pro-Plan kannst du nach Fehlern in den Execution-Logs suchen. Im Core-Plan reicht es, einmal pro Woche manuell zu prüfen, ob es fehlgeschlagene Durchläufe gab.

Für produktive Workflows ist ein Error Handler kein Luxus, sondern Pflicht. Sonst entdeckst du Fehler erst, wenn ein Kunde sich beschwert.

Wann Make.com nicht die richtige Wahl ist

Make ist nicht für alles geeignet. Drei Grenzen lohnt sich zu kennen.

Erstens: Sehr hohe Volumina. Wenn du 50.000 Datensätze pro Tag verarbeiten musst, wird der Operations-Verbrauch teurer als eine maßgeschneiderte Lösung. Ab einem bestimmten Punkt rechnet sich individuelle Software wirtschaftlich besser.

Zweitens: Hochkomplexe Geschäftslogik. Sobald du in einem Scenario mehr als 25 Module hast und mehrere Router miteinander verschachtelt sind, wird die Wartung schwierig. Spätestens dann lohnt sich der Wechsel auf eine Code-basierte Lösung, etwa n8n als selbst gehostetes System oder eigenes Backend.

Drittens: Echtzeit-Anforderungen mit Datenkonsistenz. Make ist für asynchrone Workflows gemacht. Wenn du transaktional konsistente Verarbeitung brauchst, etwa bei Finanzbuchungen, ist eine direkte API-Integration die bessere Wahl.

Für die große Mehrheit der Mittelständler reicht Make für 80 Prozent aller Automatisierungsaufgaben. Es ist günstig, schnell zu lernen und macht sichtbar, was im Hintergrund passiert.

Wenn du gerade überlegst, welche Workflows in deinem Unternehmen automatisiert werden könnten, lohnt sich ein systematischer Blick auf Automation als Disziplin, nicht nur als Tool-Frage. Welche Prozesse sind wiederkehrend genug, dass sich der Aufbau lohnt? In einer Fokus-Session gehen wir deine Top-Kandidaten durch und sortieren in 60 Minuten, was wirtschaftlich Sinn macht und was Spielerei wäre.