xentral

Was ist xentral?

xentral ist ein Cloud-ERP für Handelsprozesse. Der Anbieter beschreibt es als System, in dem Auftrag, Lager, Versand und Finanzen zusammenlaufen, statt in getrennten Werkzeugen gepflegt zu werden. Hinter dem Produkt steht die Xentral ERP Software GmbH, Viktoriastraße 3b, 86150 Augsburg, eingetragen beim Amtsgericht Augsburg unter HRB 23930. Geschäftsführer sind Benedikt Sauter und Domenico Cipolla.

Der Zuschnitt ist eindeutig Handel. Shops und Marktplätze wie Amazon, Shopify, Shopware, eBay und WooCommerce lassen sich anbinden, insgesamt nennt xentral über 200 Integrationen. Bestellungen laufen automatisch ein, Bestände und Finanzen aktualisieren sich mit. Wer heute Lager, Versand und Buchhaltung in verschiedenen Werkzeugen führt, ersetzt genau diese Kette. Im Vordergrund steht auf der Website die KI: Was sich wiederholt, soll xentral automatisieren, was eine Entscheidung braucht, legt die KI dir vor.

Die Preisstruktur unterscheidet sich vom Rest des Marktes an einer Stelle: Die Nutzerzahl ist laut Preisseite in allen Paketen unbegrenzt. Abgerechnet wird stattdessen über Umsatz und Versandvolumen, dazu kommen nutzungsabhängige Posten für API, Flows, Connect und ab 2027 die KI. Für Teams, die mit vielen Beteiligten arbeiten, dreht das die übliche Rechnung um. In unserer Arbeit rund um ERP und Warenwirtschaft ist das oft der erste Punkt, der im Vergleich auffällt.

Für wen eignet sich xentral?

Die Stufenbeschreibungen sagen es selbst: Launch für Startups bis 500.000 € Umsatz, Starter für Unternehmen, die wachsen und mehr Überblick brauchen, Business für Mittelständler, die Prozesse automatisieren wollen, Pro für skalierende Unternehmen mit komplexen Workflows, Scale für Unternehmen, die maximale Systemoffenheit und Echtzeit-Performance brauchen. Als Zielgruppe nennt xentral Händler mit physischen Produkten und 10 bis 200 Mitarbeitenden, die mehrere Vertriebskanäle betreiben.

Passend ist xentral für Händler, die über mehrere Kanäle verkaufen und deren Bestellmenge sich manuell nicht mehr beherrschen lässt. Der Funktionsumfang deckt den Weg vom Auftrag über die Kommissionierung bis zur Buchung ab, inklusive Retouren und DATEV-Übermittlung.

Weniger passend ist der Einstiegsplan für Händler mit mehr als zwei Verkaufskanälen. Launch verbindet ausdrücklich nur einen Online-Shop und einen Marktplatz, umfasst bis zu 500 SKUs und ist auf 1.200 Aufträge im Jahr begrenzt, darüber stuft xentral automatisch hoch. Wer Automatisierung, Bankanbindung oder API-Zugriff braucht, landet bei Business ab 649 € pro Monat bei jährlicher Zahlung. xentral selbst hält das System für weniger passend, wenn du unter fünf Mitarbeitenden bist oder kein Warengeschäft hast.

xentral im Arbeitsalltag

Der Anbieter beschreibt den Ablauf entlang der Funktionsbereiche. Bestellungen landen automatisch im System, Aufträge aus Mails und PDFs legt ein KI-Agent an, sobald du seinen Vorschlag freigibst. Der Lagerbestand bleibt synchron. Engpässe erkennt xentral laut Anbieter frühzeitig. Fällt ein Artikel unter den Mindestbestand, schlägt xentral laut Beschaffungsseite die Nachbestellung inklusive Lieferant, Menge und Lieferzeit vor, den Bestellvorschlag führt die Preisseite in Pro. Die ERP-Übersicht schreibt solche Vorschläge der KI zu, laut KI-FAQ wird für den KI-Agenten in der Beta dagegen erst getestet, ob intelligente Bestellvorschläge möglich sind. Kommissioniert wird über die Mobile Picking App per Smartphone oder MDE-Gerät, die Inventur läuft über eine eigene App, Chargen und Mindesthaltbarkeitsdaten erfasst du papierlos.

Auf der Finanzseite laufen Rechnungen, Mahnwesen und Buchhaltung im selben System. Geschäftskonten lassen sich verbinden und Transaktionen zuordnen, die Daten gehen an DATEV. Bei unklaren Zahlungen schlägt die KI laut xentral die Zuordnung vor, du bestätigst. Retouren erfasst xentral automatisiert und über ein Portal, im Business-Plan begrenzt auf 24 Vorgänge im Monat.

Automatisiert wird über Xentral Flows. Der Anbieter beschreibt sie als Automatisierung per Drag-and-Drop ohne Entwickler, mit fertigen Vorlagen oder eigenen Workflows. Wo starre Wenn-Dann-Regeln nicht reichen, sollen KI-Agenten übernehmen. Sie arbeiten im Agent Hub, bekommen Anfragen derzeit nur per E-Mail-Weiterleitung und brauchen für jede Aktion eine Freigabe durch eine Person. Eigene Agenten gibt es laut KI-FAQ als Add-on oder im Scale-Paket, Lager, Buchungsläufe, Zahlungen und Produktion erreichen sie derzeit nicht. Für alles darüber hinaus gibt es Xentral Connect, die APIs mit bis zu 100 Calls pro Minute und ab Business einen MCP-Server. Genau an dieser Stelle beginnt in unseren Projekten die eigentliche Automation und Prozessoptimierung.

Was der MCP-Server darf, beschreibt xentral nicht einheitlich. Laut Preisseite liest eine KI wie ChatGPT oder Claude darüber Daten aus xentral, zum Schreiben brauchst du den Agent Hub. Die KI-FAQ nennt den Zugriff ausschließlich lesend. Die FAQ auf der MCP-Seite sagt dagegen, dass während der Beta je nach Funktion und Berechtigung auch Aktionen vorbereitet oder ausgelöst werden können, etwa Änderungen in der Plattform oder der Versand von E-Mails. Sie empfiehlt, die angebundene KI-Anwendung vor produktiver Nutzung zu testen und interne Freigabeprozesse vorzusehen.

Preise und Pläne

Die Preisseite führt fünf Stufen. Die Beträge hängen von Umsatz und Versandvolumen ab und gelten für Neukunden sowie für Kunden, deren Vertragsverhältnis mindestens 12 Monate zurückliegt. Die Seite ist auf jährliche Zahlung voreingestellt und lässt sich auf monatliche Zahlung umschalten, die Beträge für Starter, Business und Pro unten gelten für die jährliche Zahlung. Der Basispreis setzt sich laut KI-FAQ aus Software- und Service-Paket zusammen. Das Service-Paket richtet sich nach dem Jahresumsatz und reicht von Standard S bis Premium L.

Launch kostet ab 99 € pro Monat und richtet sich an Startups bis 500.000 € Umsatz. Dazu kommen 0,30 € je Auftrag, begrenzt auf 1.200 Aufträge und 500.000 € Umsatz im Jahr. Laut Launch-Seite gilt der Preis bei 24 Monaten Laufzeit, und das Onboarding mit einem erfahrenen Xentral-Partner ist verpflichtend und kostet einmalig 1.990 €. Inklusive sind bis zu 500 SKUs und 2 Vertriebskanäle. Steigen Aufträge oder Umsatz über die Grenzen, stuft xentral dich automatisch in das passende Paket hoch. Enthalten sind die Anbindung an einen Online-Shop und einen Marktplatz, Lagerbestand, Versanddienstleister, Lieferscheine, Kundendatenbank, E-Mail, Rechnungen, Gutschriften, DATEV, Produktkatalog sowie KI-Agenten und Co-Pilot. Die Launch-Seite nennt zusätzlich Standardberichte und Zeiterfassung, die Preiskarte führt die Arbeitszeiterfassung dagegen erst in Business. Ein Service-Paket weist die Karte nicht aus, laut Preis-FAQ hat das Launch-Paket einen anderen Umfang. Persönlicher Support ist laut Launch-Seite nicht enthalten, ein Support-Ticket kannst du für 99 € buchen. Testen lässt sich Launch 30 Tage lang, der Vertrag kommt erst zustande, wenn du in der Testphase deine Zahlungsdaten hinterlegst.

Starter kostet ab 349 € pro Monat bei jährlicher Zahlung und enthält 500 Aufträge im Monat, das Service-Paket und unbegrenzt Nutzer. Die Anbindung gilt hier für mehrere Shops und Marktplätze, KI-Agenten und Co-Pilot sind ebenfalls dabei.

Business kostet ab 649 € pro Monat bei jährlicher Zahlung und ergänzt Xentral Connect, Automatisierung, Pick-and-Pack, Retourenportal mit bis zu 24 Vorgängen im Monat, Wareneingang, Bankanbindungen, Lieferschwellen, Verbindlichkeiten, Lieferantenbestellungen, Arbeitszeiterfassung, API-Zugriff und den MCP-Server.

Pro kostet ab 849 € pro Monat bei jährlicher Zahlung und ergänzt Anfragen, Angebote, das Retourenportal ohne die Begrenzung aus Business, Liefertermine, Rabatte, Mahnwesen, Kostenstellen, SEPA-Gut- und Lastschriften, erweiterte Rechnungen, Bestellvorschlag und Preisanfrage. Statt eines Testzugangs verweist die Preisseite hier auf den Vertrieb.

Scale gibt es auf Anfrage, ohne veröffentlichten Betrag. Dazu nennt xentral maximale API-Ratelimits, ein Premium-SLA mit höchster garantierter Systemverfügbarkeit und individuelle Vertragslaufzeiten.

Nutzungsabhängig kommen weitere Posten dazu. Laut Abrechnungs-FAQ zählt xentral ab dem 01.09.2026 die Nutzung von API, Flows und Connect gegen ein vertraglich festgelegtes Inklusivvolumen. Die FAQ zur Leistungsbeschreibung nennt für den Start der Abrechnung von API und Connect „frühestens ab dem 01.09.2026“ und kündigt ihn vier Wochen vorher an. Bestandskunden stellt xentral auf die Leistungsbeschreibung 2026 um, die seit April 2026 für Neukunden gilt. Den Zeitpunkt für deinen Vertrag nennt eine E-Mail, ab ihrem Erhalt hast du vier Wochen lang ein Widerspruchsrecht. Über dem Inklusivvolumen kosten laut Abrechnungs-FAQ 1.000 API-Calls 1 € und 1.000 zusätzliche Flows-Jobs 2,50 €. Für Connect-Jobs nennen zwei FAQ-Seiten von xentral unterschiedliche Sätze, frag hier vor Vertragsschluss nach. Gesperrt wird bei Überschreitung nichts. Der MCP-Server hat laut MCP-Seite keine Grundkosten, nach Ende der Open Beta berechnet xentral dafür nutzungsabhängige Kosten. Die KI ist bis zum 31.12.2026 kostenlos, ab Januar 2027 rechnet xentral sie nach Verbrauch in Credits ab. Das Service-Paket enthält ein monatliches Volumen, nicht genutztes Volumen verfällt am Monatsende, zusätzliche Credits gibt es in Paketen ab 50 €. Eigene KI-Agenten gibt es laut KI-FAQ als Add-on oder im Scale-Paket. Für die Details verweist die Preisseite auf einen Guide zum Herunterladen.

Als Add-ons führt die Preisseite Berichtswesen, POS, Amazon Seller App, Produktion und Differenzbesteuerung. Für Berichte gibt es ein kostenloses Basis-Paket mit Dashboards, mehr Datenabfragen und Filter gibt es per Upgrade. Dazu kommen zwei Onboarding-Pakete: Beim Assisted Onboarding führst du das Projekt selbst, beim Partner Onboarding stellt ein zertifizierter Xentral-Partner das Paket zusammen. Für den Go-Live nennt xentral 8 bis 12 Wochen. Testen lässt sich das System 14 Tage lang kostenfrei, nach Angabe des Anbieters ohne Installation, Kreditkarte und Kündigung. Preisstand ist Oktober 2026.

Stärken und Schwächen

Die unbegrenzte Nutzerzahl ist der stärkste Punkt. Laut Preisseite gilt sie für alle Pakete, der Preis hängt nach Angabe von xentral nicht an der Zahl der Nutzer. Vier von fünf Stufen tragen einen Betrag, was in dieser Kategorie selten ist. KI-Agenten und Co-Pilot sind schon ab Launch Teil des Pakets, und jede Aktion der Agenten braucht derzeit eine Freigabe durch eine Person. Der Rechtsträger steht vollständig im Impressum, mit Anschrift, Registergericht und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer DE 263136143. Die Daten liegen nach Angabe des Anbieters in der AWS Cloud in Frankfurt. Für die Einarbeitung gibt es eine Academy mit fast 200 Videos, ein Help Center, eine Community und einen Ticket-Support, in dem sich ein Notfall ausdrücklich kennzeichnen lässt. Ob der Notfallsupport auch am Wochenende erreichbar ist, hängt vom Service-Paket ab. In Launch ist persönlicher Support nicht enthalten, dort kostet ein Support-Ticket 99 €.

Die Grenzen stehen im Kleingedruckten der Stufen. Launch verbindet nur einen Shop und einen Marktplatz, umfasst bis zu 500 SKUs, rechnet 0,30 € je Auftrag ab und weist kein Service-Paket aus. Bei mehr als 1.200 Aufträgen oder 500.000 € Umsatz im Jahr stuft xentral automatisch hoch, dazu kommen 24 Monate Laufzeit und ein Pflicht-Onboarding für einmalig 1.990 €. Automatisierung, Wareneingang, Bankanbindung, API-Zugriff und MCP-Server beginnen erst bei Business. Das Retourenportal ist dort auf 24 Vorgänge im Monat begrenzt, die Begrenzung fällt erst mit Pro. Angebote, Mahnwesen, Kostenstellen und SEPA-Lastschriften liegen ebenfalls in Pro. Die Beträge sind zudem keine Festpreise: Sie hängen von Umsatz und Versandvolumen ab, für Starter, Business und Pro gelten sie bei jährlicher Zahlung, und Scale nennt gar keinen. Dazu kommen nutzungsabhängige Kosten für API, Flows und Connect über dem vertraglichen Inklusivvolumen, ab Januar 2027 für die KI und nach der Open Beta für den MCP-Server. Die Inklusivmengen nennt die Tarifübersicht nicht, für die Preise von API, Connect, Flows und KI verweist die Preisseite auf einen Guide. MCP-Server und Agent Hub führt xentral in den Produkt-Updates noch als Beta, und ob der MCP-Server nur liest oder auch Aktionen auslösen kann, beschreiben die Herstellerseiten unterschiedlich.

Alternativen zu xentral

In derselben Kategorie führt das Verzeichnis mehrere Warenwirtschafts- und ERP-Systeme aus dem deutschsprachigen Raum. VARIO Cloud und Sage 100 decken den klassischen Mittelstand mit Produktion breiter ab, SelectLine kommt aus der kaufmännischen Ecke und wird lokal oder gehostet betrieben.

Der Unterschied liegt selten im Funktionslisten-Vergleich, sondern im Abrechnungsmodell und in der Frage, wie viele Personen im System arbeiten. Wir prüfen das in Projekten rund um E-Commerce regelmäßig gemeinsam mit dem Shopsystem.

xentral im Vergleich

Diese Einordnung rechnet sich aus dem Verzeichnis selbst: xentral steht in der Kategorie mit 226 weiteren Werkzeugen.

Anbieter mit Sitz in Deutschland: 155 von 227 in dieser Kategorie. Aus der EU insgesamt 177.

xentral nennt konkrete Preise. In der Kategorie tun das 39 von 227 Werkzeugen (17 Prozent).

Einen kostenlosen Einstieg bietet xentral nicht. In der Kategorie haben 14 von 227 Werkzeugen einen Gratis- oder Freemium-Plan.

Überblick

Wir halten xentral für die richtige Wahl, wenn dein Geschäft am Auftragsdurchsatz hängt und viele Leute im System arbeiten. Die unbegrenzte Nutzerzahl ist kein Marketingdetail, sondern verändert die Gesamtrechnung spürbar, sobald Lager, Kundenservice und Buchhaltung eigene Zugänge brauchen. Der Funktionsumfang deckt den Handelsprozess in der Breite ab, ohne dass du drei Systeme koppeln musst.

Rechne aber mit der Stufe, die du wirklich brauchst, nicht mit der kleinsten. Launch ist eng geschnitten und bindet dich 24 Monate, und die Funktionen, wegen derer die meisten ein ERP einführen, beginnen bei Business. Plane außerdem die nutzungsabhängigen Posten ein, also API, Flows und Connect über dem Inklusivvolumen, ab 2027 die KI und nach der Beta den MCP-Server. Unser Rat aus Projekten: Schreib vor dem Gespräch auf, welche Schnittstellen du brauchst und wie viele Aufträge im Monat laufen. Daran entscheidet sich die Stufe, und daran hängt der Preis. Und plane für Datenimport, Prozessanpassung und Schulung je eine eigene Phase ein. Wer das zusammenzieht, verliert die Akzeptanz im Team, bevor das System läuft.