Xentral mit DATEV verbinden: So richtest du die Schnittstelle ein

Viele Unternehmen, die Xentral als ERP nutzen, arbeiten beim Steuerberater mit DATEV. Das ist in Deutschland der Standard. Die gute Nachricht: Xentral ist seit Oktober 2019 offizieller DATEV-Partner und bietet drei verschiedene Wege, Buchungsdaten an DATEV zu übergeben. Die weniger gute Nachricht: Welcher Weg der richtige ist und wie die Einrichtung läuft, ist vielen nicht klar. Das führt regelmäßig zu Reibungsverlusten zwischen ERP-System und Buchhaltung.

Die drei Integrationswege im Überblick

Bevor du irgendetwas konfigurierst, musst du eine Entscheidung treffen. Xentral unterscheidet zwischen drei Schnittstellen-Varianten, und sie funktionieren grundlegend unterschiedlich.

DATEV Rechnungswesen Einzelplatz ist die klassische Variante für Unternehmen, die DATEV lokal installiert haben und ihre Buchhaltung intern führen. Du exportierst aus Xentral eine CSV-Datei im DATEV-Format und importierst sie manuell in DATEV Rechnungswesen. Das ist ein manueller Prozess, aber er funktioniert zuverlässig und ist gut kontrollierbar.

DATEV Unternehmen Online ist die cloudbasierte Lösung. Hier werden Belege und Buchungsdaten direkt in die DATEV-Cloud übertragen, von wo dein Steuerberater sie abruft und weiterverarbeitet. Der Vorteil: kein manueller Dateiimport, alle Belege inklusive. Der Nachteil: du brauchst eine aktive DATEV Unternehmen Online-Lizenz, und das DATEV-Login läuft nach maximal 24 Stunden ab. Das bedeutet, du musst für jeden Export neu authentifizieren.

DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 ist die direkteste Option. Rechnungen, Gutschriften und Stornos werden vollautomatisch von Xentral an DATEV Unternehmen Online übertragen, inklusive Belegbild und allen relevanten Daten wie Beträge, Lieferantennamen und Rechnungsdatum. Hier passiert keine manuelle Zwischenlagerung. Die Daten gehen virengeprüft direkt durch.

Welche Variante passt, hängt davon ab, wie dein Steuerberater arbeitet und welche DATEV-Produkte er nutzt. Das klärst du am besten, bevor du die Schnittstelle einrichten willst, nicht danach.

Was du vor der Einrichtung brauchst

Drei Informationen musst du von deinem Steuerberater holen, bevor du in Xentral auch nur eine Einstellung anrühren kannst:

• Beraternummer und Mandantennummer: Diese beiden Nummern identifizieren deinen Steuerberater und dich als Mandanten im DATEV-System. Ohne sie läuft nichts.
• Kontonummernlänge: DATEV arbeitet standardmäßig mit Kontonummern zwischen 4 und 6 Stellen. Xentral muss wissen, wie lang deine Konten sind.
• Beginn des Wirtschaftsjahres: Klingt trivial, aber Xentral filtert Exporte danach. Stimmt der Wert nicht, stimmen die Exportperioden nicht.

Dein Steuerberater braucht außerdem die richtigen Zugriffsrechte in DATEV Unternehmen Online, wenn du diese Variante nutzt. Fehlende Admin-Rechte auf seiner Seite sind einer der häufigsten Gründe, warum die Verbindung nicht funktioniert.

Einrichtung: Die wichtigsten Einstellungen

Die eigentliche Konfiguration liegt in Xentral unter den Buchhaltungseinstellungen im Bereich DATEV-Export. Die Felder für Beraternummer, Mandantennummer, Kontonummernlänge und Wirtschaftsjahresbeginn trägst du dort ein.

Für den Export selbst gibt es einige Einstellungen, die du bewusst wählen solltest:

Gruppierung nach Konten statt nach Einzelpositionen. Wenn du jede Rechnungsposition einzeln exportierst, bekommst du eine Buchungsdatei, die für den Steuerberater schwer zu verarbeiten ist. Gruppiert nach Konten ist sauberer.

Filter nach Erfassungsdatum. Exporte sollten auf dem Erfassungsdatum in Xentral basieren, nicht auf dem Rechnungsdatum. Das verhindert Dopplungen bei Belegen, die monatsübergreifend erfasst werden.

Neue DATEV-Format-Option aktivieren. Xentral unterstützt ein aktualisiertes Exportformat, das mehr Felder überträgt. Es lohnt sich, das einzuschalten.

Für DATEV Unternehmen Online und Rechnungsdatenservice 1.0 kommt ein zusätzlicher Schritt hinzu: die Authentifizierung via DATEV SmartLogin. Das ist eine separate App, mit der du die Verbindung zwischen Xentral und DATEV autorisierst.

Welche Daten übertragen werden

Die Schnittstelle überträgt:

• Ausgangsrechnungen, Gutschriften und Stornorechnungen
• Verbindlichkeiten (Eingangsrechnungen)
• Debitoren- und Kreditoren-Stammdaten
• Bank- und Kasseneinträge

Was nicht automatisch übertragen wird: Lohnbuchhaltung, Jahresabschluss, manuelle Korrekturbuchungen. Die Schnittstelle ist für den laufenden Belegfluss gedacht, nicht als vollständiger Ersatz für DATEV-seitige Buchungsarbeit. Dein Steuerberater bucht nach wie vor, er bekommt die Grunddaten strukturiert geliefert.

Häufige Fehler und wie du sie vermeidest

Falsche Beraternummern. Der Klassiker. Wenn die Verbindung zu DATEV Unternehmen Online nicht hergestellt wird, lohnt sich zuerst ein Blick auf die hinterlegten Nummern. Einmal falsch eingetragen, einmal neu authentifizieren.

Zu große Exportdateien. DATEV akzeptiert maximal 20 MB pro Dokument und maximal 100 Buchungen pro Datei. Bei größeren Datenmengen erstellt Xentral automatisch mehrere Dateien. Wenn du auf einmal ein ganzes Quartal exportieren willst, kann das zu Timeout-Fehlern führen. Exportiere lieber monatsweise.

Token-Ablauf bei Unternehmen Online. Die DATEV-Authentifizierung ist auf maximal 24 Stunden begrenzt. Danach bekommst du eine “invalid Grant”-Fehlermeldung. Das bedeutet: vor jedem Export neu einloggen. Das ist nicht elegant, aber es ist das Verhalten der DATEV-Schnittstelle.

Kundennummern mit führenden Nullen. DATEV verlangt mindestens sechsstellige Debitorennummern ohne führende Nullen. Wenn deine Kundennummern in Xentral kürzer oder anders formatiert sind, musst du das vor dem ersten Export klären.

Die Verbindung als Grundlage, nicht als Automatismus

Wer denkt, mit einer funktionierenden DATEV-Schnittstelle ist die Buchhaltungsarbeit erledigt, denkt zu kurz. Die Schnittstelle überträgt Daten zuverlässig, aber was in Xentral schlecht kontiert ist, kommt in DATEV genauso schlecht an. Das setzt voraus, dass deine Steuerkonfiguration in Xentral stimmt: die richtigen Steuerkonten, korrekte USt.-Einstellungen, saubere Zahlungsabgleiche.

Wenn du neu mit Xentral startest oder die DATEV-Anbindung sauber aufsetzen willst, ist der Aufwand für ein vernünftiges Konzept vorab deutlich kleiner als der Aufwand für nachträgliche Korrekturen in der Buchführung. Das hören Steuerberater übrigens auch gern.

Wenn du beim Aufbau oder der Optimierung deines Xentral-Systems Unterstützung brauchst, oder wenn du die Übergabeprozesse zwischen ERP und Buchhaltung weiter automatisieren willst, sprich uns an. Solche Setups sind einer unserer Standardfälle.