Was ist eine Prozessanalyse?
Was ist eine Prozessanalyse? Systematisches Durchleuchten von Arbeitsabläufen – wo manuelle Arbeit entsteht, Systeme brechen und Automatisierungspotenzial liegt.
Was ist eine Prozessanalyse?
Eine Prozessanalyse ist das systematische Durchleuchten von Arbeitsabläufen in einem Unternehmen. Welche Schritte laufen manuell und könnten automatisiert werden? Wo gibt es Systembrüche, an denen Daten aus einem System manuell in ein anderes übertragen werden? Wo werden dieselben Daten mehrfach gepflegt?
Das Ergebnis ist eine Landkarte der aktuellen Prozesse mit identifizierten Schwachstellen und Potenzial für Optimierung.
Wie eine Prozessanalyse abläuft
Meistens mit Interviews. Nicht mit der Geschäftsführung, sondern mit den Menschen, die die Prozesse täglich ausführen. Die Buchhalterin weiß genau warum sie jeden Montag zwei Stunden damit verbringt, Bestelldaten aus dem Shop in das Buchhaltungssystem zu tippen. Die Frage “warum machst du das so?” öffnet oft Türen zu Problemen, die in keiner Systemdokumentation auftauchen.
Dazu kommen die Systeme: Welche Tools sind im Einsatz? Was kommuniziert mit was? Was kommuniziert mit nichts?
Ein häufiger Befund: Zwischen Shop, ERP und Buchhaltung finden täglich manuelle Übertragungen statt, die zusammen mehrere Stunden pro Woche kosten. Mit der richtigen Automatisierung sind diese Prozesse vollständig eliminierbar.
Was ein Ergebnis einer Prozessanalyse enthält
Ein Prozessdiagramm das den aktuellen Ist-Ablauf zeigt, mit markierten Schwachstellen. Eine Bewertung welche Engpässe durch Automatisierung oder bessere Systeme gelöst werden können. Eine Priorisierung nach Aufwand und erwartetem Einsparpotenzial.
Bei unseren Automatisierungs-Projekten ist die Prozessanalyse immer der erste Schritt. Erst verstehen, dann automatisieren.
Du ahnst dass in deinem Unternehmen viel manuelle Arbeit steckt, die nicht sein müsste? Lass uns das aufdecken.
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