Was ist ein Workflow und Prozessautomatisierung?
Was ist ein Workflow in der Prozessautomatisierung? Definierte Abläufe die automatisch starten wenn ein Auslöser eintritt – und wie das deinen Betrieb entlastet.
Was ist ein Workflow und Prozessautomatisierung?
Ein Workflow ist eine definierte Abfolge von Schritten die automatisch ablaufen, wenn ein bestimmter Auslöser eintritt. Kein Mensch muss jeden Schritt anstoßen, das System macht es selbst.
Das Gegenmodell: Jeder Schritt eines Prozesses wird von einer Person ausgelöst. Bestellung eingehend, jemand tippt sie ins ERP. Rechnung fertig, jemand schickt sie per E-Mail. Das skaliert nicht, erzeugt Fehler und kostet Zeit.
Ein realistisches Beispiel
Bestellung eingehend im Shop: Workflow startet. Schritt 1: Bestelldaten ins ERP übertragen. Schritt 2: Wenn Produkt auf Lager, Versandauftrag erstellen. Schritt 3: Tracking-Nummer aus dem Versandsystem zurück in den Shop. Schritt 4: Bestätigungs-E-Mail mit Tracking an den Kunden. Schritt 5: Rechnung als PDF generieren und an DATEV übergeben.
Fünf Schritte, null manuelle Eingriffe, in weniger als einer Minute. Früher war das die Arbeit von 15-20 Minuten pro Bestellung.
Woraus ein Workflow besteht
Trigger: Was startet den Workflow? Neue Bestellung, neuer Kundendatensatz, eingehende E-Mail, Zeitplan.
Aktionen: Was passiert in welcher Reihenfolge? Daten übertragen, E-Mail senden, Dokument erstellen, API aufrufen.
Bedingungen: Was wenn nicht? Wenn Produkt nicht auf Lager, andere Aktion ausführen. Wenn Zahlung offen, Erinnerung schicken statt Versandauftrag.
Error Handling: Was wenn ein Schritt fehlschlägt? Retry, Benachrichtigung, alternativer Pfad.
Gut designte Workflows sind das Herzstück jeder Automation-Implementierung. Welche Prozesse in deinem Betrieb noch manuell laufen, analysieren wir gern.
Lass uns herausfinden, was bei dir möglich ist.
Kostenlos, unverbindlich, ohne Verkaufsdruck. Wir schauen uns gemeinsam an, wo du stehst, was dich bremst und was die nächsten sinnvollen Schritte wären.